你問… 我答...什麼是「共同撰寫」？

你問… 我答...什麼是「共同撰寫」？

最近有許多使用者透過電子郵件詢問什麼是「共同撰寫」、哪些產品支援此功能，以及如何讓它發揮自動神奇的功用。

以專業術語來說︰

「共同撰寫」功能旨在簡化共同作業，它可讓多位使用者可以高效率方式處理同一份文件，且不會干擾彼此工作或導致對方被鎖住。

以淺顯易懂的文字來解釋︰

「共同撰寫」是一種同時進行的編輯方式，兩人或多人分頭處理一份文件的不同部分。  當其中一人處理文件中自己的部分，另一人也能同時處理自己負責的部分，過程中彼此不致阻礙對方的工作。  比方假設你與當年以鵝毛筆、墨水、羊皮紙起草美國獨立宣言的五人小組同處在一個房間內，  然而，當下只有一枝鵝毛筆，令他們困擾的不是阻礙對方撰寫檔案/文件，而是必須等著輪流使用那枝鵝毛筆和那瓶墨水。

當文件正由許多人同時編輯時，會跳出一個通知視窗，如下圖所示︰

Microsoft Office 2010 提供的共同撰寫 功能可讓使用者在 SharePoint Server 2010 中處理 Microsoft PowerPoint 2010、Microsoft Word 2010 及 Microsoft OneNote 2010 文件。此外，Excel Web App 及 OneNote Web App 也支援新的共同撰寫功能。  共同撰寫功能需使用 SharePoint Foundation 2010 或 Windows Live SkyDrive 帳戶。 

每個應用程式中的共同撰寫功能，各有其特定運作方式。  在 Word 中，只有使用者所處理的段落會被鎖住；  在 PowerPoint 中，鎖住的是特定投影片；在 Excel 中，則是鎖住特定儲存格。

存取 SharePoint 2010 伺服器後，共同撰寫功能即是 Word 2010 的預設行為，不過，在一些條件下可防止發生共同撰寫︰

·         所有共同撰寫文件的作者均需使用 Office 14

·         目前在 Word 中可進行共同撰寫的文件類型只有 .docx

·         文件可能有相容於共同撰寫以外的功能，例如 IRM/DRM、巨集、加密、文件標示為最終版本等等

·         文件若是儲存在 SharePoint 文件庫＜並將必要取出功能予以開啟，也會防止共同撰寫

 

相較於過去要將一份文件多次傳送以進行審閱，然後再嘗試編譯成「最終版本」的流程來說，「共同撰寫」不啻為免除這種不便的絕佳方式。若您尚未嘗試這項功能，不妨找位同事，一起開啟一個檔案，看看到底如何運作。

希望您會喜歡！

如需詳細資訊︰ 共同撰寫概觀 (SharePoint 2010) (可能為英文網頁)

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 You Asked… We Answered...What is Co-Authoring?