Regístrense para la versión previa de Calendar.help y dejen que Cortana agende sus reuniones

Establecer una reunión con alguien fuera de su empresa puede ser una complicación que consume mucho tiempo. Cuando no pueden ver los calendarios de otras personas y la información de tiempo libre y ocupado, buscar un momento para una reunión puede tomar más tiempo que la duración misma de la reunión. Emails que vienen y van, proponer tiempos alternativos y batallar con conflictos los alejan de hacer trabajos más productivos. ¿No sería increíble ahorrar mucho tiempo si tuvieran a su propio asistente para agendar reuniones?

Superar los retos de agendar entrevistas fuera de su organización es la meta de un nuevo proyecto de incubación de Microsoft cuyo nombre clave es “Calendar.help”. Este proyecto da a Cortana, su asistente digital personal, la capacidad de establecer reuniones en su nombre. Al delegar tareas de agendado a Cortana, ustedes se pueden enfocar en hacer las cosas en lugar de desperdiciar tiempo en enviar y recibir emails.

Calendar.help es el proyecto más reciente en una serie de inversiones coordinadas a través de Microsoft que reúnen a la inteligencia artificial (IA), el cómputo conversacional y la calendarización. El proyecto, que presentamos hoy en el evento Microsoft AI en San Francisco, combina los esfuerzos de Microsoft Research, Outlook, Cortana y Genee, una nueva empresa de agendado con IA que Microsoft adquirió en agosto de 2016.

¿Cómo funciona?

Para utilizar este nuevo servicio, primero necesitan registrarse para la lista de espera de versión previa en Calendar.help. Una vez que hayan sido aceptados en el programa, agendar una reunión es tan simple como agregar a Cortana en la línea Cc: en un email de su dirección de email registrada.

Cuando redacten el email, den instrucciones a Cortana a través de lenguaje natural para especificar la duración de la reunión (por ejemplo, “Que dure 90 minutos”), tiempo (por ejemplo, “en algún momento de la siguiente semana”) y ubicación (“que sea una reunión por Skype”). De manera alternativa, ustedes pueden establecer preferencias por default por adelantado y Cortana utilizará esos ajustes sin la necesidad de agregar comandos adicionales.

Para agendar su reunión, sólo agreguen a Cortana a la línea Cc.

Después de que hayan enviado el email, Cortana busca en su calendario para encontrar tiempos en los que estén disponibles y luego contacta a los invitados para proponer tiempos. Cortana se comunica de manera directa con los asistentes para que los emails de entrada y salida no se acumulen en su bandeja de entrada. Conforme los invitados respondan con su disponibilidad, Cortana mantiene viva la conversación hasta que se encuentre un tiempo que funcione para todos. Cortana también da seguimiento con los asistentes si es que no responden dentro de las primeras 48 horas.

Cortana maneja la ida y vuelta de emails para agendar reuniones.

Una vez que se hayan confirmado la fecha y el tiempo, Cortana crea un evento en su calendario con todos los detalles y luego envía una invitación a todos.

Una vez que se confirmaron la fecha y el tiempo, Cortana envía un evento de calendario para los asistentes desde su calendario.

Todas las interacciones son naturales y conversacionales, como si un asistente real coordinara la reunión. El servicio está impulsado tanto por inteligencia de máquina como humana, para asegurar que todas las solicitudes de agendado se manejan con precisión.

Únanse a la versión previa exclusiva de Calendar.help

Microsoft siempre busca maneras para ayudarles a hacer su trabajo mejor. El proyecto Calendar.help es un ejemplo de cómo trabajamos para agregar inteligencia a nuestras aplicaciones de productividad para que ustedes se puedan enfocar en más cosas importantes. Hoy ponemos disponibles estas capacidades de agendado en una versión previa exclusiva para clientes que estén interesados en ayudar a mejorar el servicio, en especial aquellos que agendan reuniones con gente fuera de su organización de manera frecuente. Si les gustaría ser considerados para la versión previa, visiten: Calendar.help y agendemos tiempo en conjunto.