¿Realizan el tipo correcto de reunión?
Las reuniones han comenzado a tener una mala reputación. Una encuesta de Harris para Clarizen reporta que el 46 por ciento de los empleados preferiría hacer cualquier otra cosa que asistir a una junta de estatus, 8 por ciento dijo que preferirían un tratamiento dental. Si importar lo que sientan sobre ellas, las reuniones son necesarias para coordinar y colaborar. Pero, antes de que reserven otra sala y la línea de la conferencia esté en piloto automático, consideren reunirse en la forma que mejor sirva a sus metas.
Revisiones cortas
Las revisiones son ideales para una conversación rápida y enfocada. ¿No lo creen? Estas son más fáciles de realizar de lo que ustedes piensan. Harvard Business Review recomienda limitarlas de 15 a 30 minutos cuando sea posible.
Agenden una revisión corta si necesitan:
- Cubrir actualizaciones rápidas, discutir alguna retroalimentación o recibir opiniones simples del grupo.
- Reunirse de manera informal 15 minutos con 5 a 25 personas.
Actualizaciones ad hoc
Las reuniones ad hoc sobre la marcha permiten a los equipos tocar base sobre algo en tiempo real, por lo general sin mucha planeación. De acuerdo con Business Insider, estos tipos de reuniones no sólo van en ascenso, también pueden ser más productivas que las reuniones tradicionales. Las actualizaciones ad hoc pueden ser tanto en persona o desde múltiples ubicaciones. Para grupos pequeños (tres a cinco participantes) consideren la mensajería instantánea. Para grupos más grandes o para aquellos que necesitan una colaboración más profunda, las conferencias o videollamadas son ideales. ¿Quieren ser más eficientes? Exploren compartir su pantalla o un documento y utilizar soluciones de colaboración para trabajar en tiempo real.
Consideren una actualización ad hoc si necesitan:
- Una manera no estructurada de hacer preguntas rápidas.
- Actualización de proyectos en tiempo real.
- Conexión basada en el equipo con 3 a 15 personas.
Sesiones de lluvia de ideas
Las lluvias de ideas son de lo mejor para obtener un gran volumen de ideas para después poderlas sintetizar y presentarlas a los tomadores de decisión. Ya sea en persona o de manera virtual (se recomienda la videollamada para esto), preparen un espacio para que la gente comparta sus ideas en una manera constructiva y libre de juicios. Nunca saben la dirección por la que los llevará una lluvia de ideas, en ocasiones es justo ahí donde aparecen las mejores ideas.
Agenden una sesión de lluvia de ideas si necesitan:
- Muchas nuevas ideas a la vez.
- Una variedad de opiniones y puntos de vista.
Reuniones tradicionales
Ya sea que se reúnan en una sala de conferencias, sala de juntas, auditorio, con una audiencia virtual o una combinación de todo esto, que sea tradicional no significa que sea aburrida. Aprovechen esas reuniones para entregar mensajes estratégicos. Si llegan a una audiencia virtual o a acciones en sitio o fuera de las instalaciones, exploren soluciones de reuniones virtuales que permitan el mismo nivel de participación, ni importa cómo (y de dónde) se una la gente.
Es momento de una reunión tradicional si necesitan:
- Llegar a una audiencia más grande (de 30 a 10 mil participantes).
- Presentar información (contra colaborar).
- Limitar y estructurar la participación de la audiencia (por ejemplo, preguntas y respuestas, sentimientos generales, etc.).
Sin importar el tipo de reunión, tomen el tiempo para crear una agenda, compartirla con su equipo con anticipación y apegarse a ella.
Realicen el tipo correcto de reunión
Obtengan los mejores resultados y muestren a sus empleados que valoran su tiempo al elegir el tipo correcto de reunión. Para las reuniones en línea, Skype for Business puede mantener a todos en curso e informados. También, revisen The Ultimate Meeting Guide para aprender todo desde prepararse para y realizar una reunión exitosa para incorporar herramientas tecnológicas que mejoren la productividad.
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Estos recursos les pueden ayudar a crear las mejores reuniones posibles para su organización: