Las 10 principales razones para reemplazar su software de contabilidad

Por: Jennifer Dorsey

Conforme su negocio crece en tamaño y complejidad puede que las herramientas que los apoyaron hace tiempo ahora los detengan. Se enfrentan a una decisión importante: reemplazar su software de contabilidad básica o continuar por un camino que lleve a clientes insatisfechos, pérdida de ventas y el riesgo de quedarse atrás respecto de su competencia. Si ustedes reconocen cualquiera de estas señales de advertencia, ha llegado el momento de hacer un cambio.

1. Su software de contabilidad es más antiguo que los graduados universitarios que solicitan puestos de trabajo con su empresa. Si usted tiene buenos recuerdos de Y2K para poner a prueba su sistema contable actual, está claro que es cosa del pasado. La mano de obra nativa digital de hoy espera que la tecnología los apoye en la forma en que quiere trabajar y no limitar la funcionalidad.
2. Pierde ventas frente a competidores con productos de calidad inferior. No importa si ustedes son los mejores de los mejores, si no pueden proporcionar visibilidad en stock disponible, información de cuenta, o las opciones de auto-servicio, servicio al cliente y ventas se harán lentas.
3. Pasan más tiempo en búsqueda de la información que el que usan para planear cómo hacer crecer su negocio. Deben sumergirse en la innovación de los negocios de sus clientes, no pasar interminables ciclos buscando detalles enterrados en aplicaciones desconectadas. Si el pensamiento estratégico y la planificación del crecimiento pasan a segundo término por resolver una creciente lista de tareas pendientes, es el momento de cambiar su tecnología.
4. El proceso de tomar pedidos todavía requiere una máquina de teléfono o fax y no importa cuántos empleados contraten, nunca pueden mantenerse al día con la demanda. La tecnología obsoleta no puede escalar para satisfacer la tasa de crecimiento de los negocios de hoy en día, y los clientes que no te atendieron de manera rápida y cómoda (o que no pueden servir a sí mismos con facilidad) por lo general no vuelven.
5. Prefieren meterse a un pozo lleno de serpientes de cascabel que permitir una auditoría. Si ustedes no tienen una auditoría, o flujos de trabajo en su lugar para proteger sus activos y cumplir con las regulaciones de la industria, su empresa podría estar en riesgo.
6. Los puntos altos y bajos de sus ciclos de flujo de efectivo hacen que se pregunten si una bola mágica 8 podría ser la mejor manera de manejar sus finanzas. ¿Cuántos detalles acerca de los gastos o cuentas vencidas terminan solamente anotados en notas adhesivas o capturados en una sola hoja de cálculo? Sin una visión precisa y completa para saber dónde se está gastando y ganando, cuándo y dónde se deben cortar los costos, es algo más allá de tener suerte. Antes de implementar una solución de negocios de Microsoft basada en la nube, Georgia Swarm LaCrosse era incapaz de utilizar los datos como estadísticas de los jugadores, estadísticas de juego y los costos de jugador como gastos de personal y de viaje. Ahora, con la capacidad de analizar el costo por jugador, por juego, son capaces de operar de manera más rentable.
7. Ustedes están "bastante seguros" de que tienen ese producto "en algún lugar" en su almacén. Si su sistema no puede decir lo que está en stock, lo que está en orden y lo que está asignado a un cliente, ustedes no están solos. Es sorprendente, muchas grandes compañías de gran renombre operan sin un control firme de su inventario, a menudo con resultados desfavorables. Si el software no les proporciona fácilmente con esta información, es el momento de actualizar.

8. Todas las noticias arrojan intrusión en los datos y piensan que es sólo una cuestión de tiempo hasta que se enfrenten al mismo escrutinio. Pierden el sueño por preocuparse por el malware, copias de seguridad, fallas de seguridad y fraude. La idea de que las computadoras portátiles y dispositivos de su equipo de ventas sean robados porque los datos críticos de negocio pueden verse comprometidas o se pueden perder para siempre los llenan de angustia.
9. Ustedes están haciendo más de contabilidad en otra parte que en su software de contabilidad. Los sistemas contables obsoletos, o mal ajustados, tienden a generar solo listas y hojas de cálculo actualizados manualmente que están desconectados y difíciles de conciliar. Sin una visión centralizada e integral de sus datos, el crecimiento futuro se ahoga y tomar decisiones informadas sobre las nuevas líneas de productos o lugares es casi imposible, por no hablar de riesgoso.
10. Ustedes están verdes de envidia cuando ven a los demás gestionar sus negocios desde un teléfono inteligente. Responder a la pregunta de un cliente significa tener que ir primero a la oficina o llamar a alguien que les ayude, porque podrían perder credibilidad. Es necesaria una verdadera movilidad para responder a las nuevas oportunidades y expectativas de los clientes.

Es posible que su sistema de contabilidad ya no crezca, pero encontrar el sistema más adecuado es fácil. Exploren cómo una solución de negocio de Microsoft puede mejorar su negocio hoy y ayudar a alcanzar sus ambiciones para el futuro. Para más inspiración, asegúrense de revisar la guía del SMB para un cambio de software de contabilidad y prepárense para cosechar los beneficios de una solución de negocio completa, confiable y familiar de Microsoft.