Outlook OST/PST: Mejores y Peores prácticas (Parte 2)
por Daniel Seveso
En el artículo anterior, mencioné casos de archivos de Outlook en la red, entrega de mensajes a PST cuando usamos “Cached Mode”, y la importancia de tomar acciones si tenemos PSTs protegidas con passwords que no recordamos. En esta entrega y la próxima, describiré otros escenarios problemáticos y guias para mantener el despliegue de PSTs bajo control.
Por qué debemos desalentar el uso de PSTs en las empresas?
Seguramente los usuarios de PSTs (entre los que me incluyo) tienen muchos motivos de elogio y no imaginan la vida sin PSTs. Sin embargo, las PSTs se han ido convirtiendo crecientemente en enemigos de los administradores de correo, administradores de información, auditores y hasta “la ley y el orden”. Los motivos son varios:
Los archivos PST no son administrados. Usualmente los crea el usuario y reside en una sola de sus máquinas. Los usuarios pueden mover mensajes desde su mailbox a archivos PSTs, resultando en la eliminación del mismo en el servdor y consecuente pérdida de control administrativo. Los respaldos de esta información pasan generalmente a la órbita personal de cada usuario, que no es una buena práctica si en los PSTs reside información valiosa para la empresa.
Vista inconsistente de la información de mensajería. Hoy en día los usuarios llamados “knowledge workers” trabajan en más de una computadora y tienen su cliente de correo en más de una de ellas (también citando caso personal); por consiguiente, parte de su correo estará inaccesible desde OWA, su computador alternativo o dispositivo móvil, creando una vista inconsistente a la información.
Posibilidad y costos de auditoría. Cuando la empresa o agentes externos requieren auditar la información contenida en el sistema por requerimientos legales o de funcionamiento interno, buscar mensajes que residen en PSTs puede resultar altamente costoso, impreciso o simplemente imposible. Este problema puede exponer ciertas empresas a riesgos legales y financieros.
Apropiación indebida de información. La informción almacenada en PST es vulnerable de ser retirada de la organización en dispositivos móviles, discos USB u otros medios de almacenamiento portables.
Efectividad de políticas de retención. Las políticas definidas por la empresa y aplicadas por los administradores, no son aplicadas a PSTs. Políticas como “archiving” o “retention hold” (legal) no son efectivas en PSTs pudiendo poner a la empresa en situación comprometida.
Implicancias para servicios online BPOS y Office365. Muchas empresas han movido o están considerando mover usuarios a servicios Exchange Online. El uso de PSTs en ambientes a ser migrados a servicios online se desalienta por dos motivos: Si el usuario mueve mensajes del PST al servicio online luego de la migración, este mensaje no podrá ser respondido.Tampoco podrán ser procesados por Exchange Hosted Archiving (EHA) luego de ser movidos al ambiente online dado que no pasaron por el proceso de evaluación (journaling)
Disponibilidad y tolerancia a fallas del almacenamiento. En la gran mayoría de los escenarios que he visto, no se aplica una política de respaldo a los PSTs, por lo tanto, perder un PST significa perder información para siempre. Considerando que la tasa de reemplazo por falla de discos en notebooks y desktops oscila en el 10% anual , es un riesgo a considerar.
Conclusión
Los archivos PSTs siguen siendo útilies para exportar información, archivar información histórica, o transportar mensajes en su forma nativa en algunos escenarios. Sin embargo por las razones mencionadas están siendo evitados o erradicados del ambiente empresarial, y mi recomendación va en esta línea.
Disponibilidad no disponible
Aunque parezca un juego de palabras, la información de disponibilidad (Free/Busy) necesaria para coordinar reuniones, no se encuentra disponible cuando usamos entrega a PST en ambientes con Exchange 2007 y/o Exchange 2010.
En Exchange 2003 y versiones previas de Exchange, la información de disponibilidad se almacena en carpetas públicas de sistema. El equipo de Exchange ha escrito un buen resumen de como funciona este mecanismo en Exchange 2003.
Exchange 2007 y Exchange 2010 introduce el servicio “Availability Service” que mejora en varios aspectos el manejo de la disponibilidad. Los clientes consultan la información de disponibilidad al Availability Service, y este consulta directamente la carpeta Calendario del usuario, incrementando la disponibilidad de la información, evitando redundancia, dando granularidad en el acceso a la información de las citas y eliminando la responsabilidad de publicación por parte del cliente.
Considera ahora que el UsuarioA usa Outlook 2007 con entrega al PST, y el resto de la compañía (inclusive UsuarioB) usa Outlook 2007 con entrega al buzón. El Usuario A recibirá y registrará sus citas en la carpeta Calendario de su PST, debido a que los items entregados a su buzón son automáticamente movidos al PST. Cuando el UsuarioB trata de invitar a una reunión al UsuarioA, consulta el Availability Service quien a su vez consulta la carpeta Calendario en el buzón del UsuarioA, la cual está vacía.
En este escenario el UsuarioB verá que el UsuarioA está completamente disponible cuando realmente tiene citas presentes en su PST.
El siguiente artículo explica este comportamiento y presenta dos formas de solucionarlo:
- Configurar la entrega de mensajes al buzón de Exchange, en lugar de a PST
- Forzar Outlook 2007 para que utilice el comportamiento anterior a Exchange 2007 / 2010
IMPORTANTE: La opción 2 no está disponible en Outlook 2010, por lo que la única solución para pubicar disponibilidad es usando la opción 1.
Otro inconveniente similar, también asociado con la entrega a PST, es la coherencia de la información de disponibilidad en ambientes Exchange 2003 que usan OWA o done un cliente utiliza más de una máquina, una con entrega a PST y la otra con entrega al buzón. En este escenario la información del último cilente en publicar la disponibilidad sobrescribirá la información anterior resultando en información de disponibilidad incompleta y creando confusión a los usuarios.
La recomendación del mismo es configurar todos los clientes de la empresa con entrega al buzón de Exchange.
Conclusión
Evita el uso del mecanismo de entrega a PST en ambientes de Exchange. Este mecanismo de entrega fue pensado para clientes de Internet y presenta las desventajas ya mencionadas. Utiliza el mecanismo recomendado de entrega al buzón de Exchange.
Sintonicen nuestro blog por la última parte de esta serie!
Saludos,