Exchange Online – Planejando Mailbox Moves para Mailboxes com +100GB
By: Caio Ribeiro César
Agradecimentos especiais ao time de suporte da Microsoft – Joao Nascimento, Sergio Duarte & Fabio Baleizao.
Aproveitando que irei sair de férias agora no dia 02 de Novembro, irei deixar um post de lembrança para meus amigos do suporte, consultoria e parceiros.
Alguns clientes abrem chamados com problemas para migrar mailboxes para a nuvem, com o erro abaixo:
Error: MigrationPermanentException: Mailbox size 160.96GB (165,457,177,916 bytes) exceeds target quota 100GB (107,374,182,400 bytes).
Em outras palavras, a mailbox source (OnPremises) possui uma database maior do que a quota da mailbox de destino (OnCloud). O problema pode ser simples de ser resolvido, porém o recomendado é sempre planejar antes de executar.
Vamos iniciar com o entendimento do ambiente local.
Possuir mailboxes com um quota superior a 100GB seria um best practice?
Pode depender do ambiente. O Exchange 2019 possui um warn limit de mailboxes para 2TB – o que não significa que devemos utilizá-lo desta maneira.
Existe um excelente artigo escrito pelo time de produto sobre este tema, em que a conclusão seria entre 2.5k a 5k mensagens em cada folder e que o que importa realmente seriam os números de emails e não o tamanho em si. Com o tempo, a tecnologia se adapta e inovamos soluções – pessoalmente recomendo seguir a mesma métrica do ambiente online (100GB).
Matematicamente falando: um usuário comum pode utilizar um quota de 100GB sem problemas. Tendo uma compreensão que este usuário recebe aprox. 150 emails por dia, com aproximadamente 100KB para cada mensagem teríamos 15MB de dados por dia (5.47GB por ano). Para acomodar 100GB de dados, precisaríamos de ~18 anos (e até lá espero que o custo de disk irá diminuir e o quota aumentar). Consequentemente, os tamanhos de emails seriam maiores – seria uma discussão para outro post.
Isto significa que caso o seu usuário alcance o volume de 100GB, existe uma grande chance deste volume ser anormal ; gerado por notificações automáticas de monitoramento ou anti-virus, internal SPAM entre outros.
Possuir mailboxes com um archive quota superior a 100GB seria um best practice?
O mesmo estudo acima segue para quota de archive. A questão seria comparar a utilização. O archive deve ser utilizado para um conteúdo “antigo”, sendo este utilizado apenas pelo usuário dono da mailbox.
Conforme explicado no artigo abaixo, especificamente para Exchange Online -
O uso de journaling, regras de transporte ou regras de encaminhamento automático para copiar mensagens para uma caixa de correio do Exchange Online com a finalidade de arquivamento não é permitido. A caixa de correio de arquivo morto de um usuário destina-se somente a esse usuário. A Microsoft reserva o direito de negar o arquivamento ilimitado em situações onde a caixa de correio de arquivo morto do usuário é usada para armazenar dados de arquivo morto de outros usuários. /en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits
Logicamente, para ambientes OnPremises, o quota é customizado pelo administrador que pode optar pelo valor. Seguindo a regra anterior, seria uma boa idéia possuir 50GB de quota para archive (+9 anos de conteúdo).
Para coletar informações de sizing, basta executar os comandos:
Get-MailboxStatistics mailbox | ft DisplayName, TotalItemSize, ItemCount
Get-MailboxStatistics -archive mailbox | ft DisplayName, TotalItemSize, ItemCount
O que acontece na migração?
Uma mailbox com utilização maior que a quota de serviços do Exchange Online irá falhar na migração, com o erro de “size exceeds target quota”. Isto serve também para a utilização de quota de Recoverable Items e para procedimentos de MailboxRestoreRequest (target mailbox vs. source mailbox size & quota).
A quota de Recoverable Items é “separada” da quota da mailbox. Ela é utilizada não apenas por conteúdo recoverable como por exemplo, conteúdo de mailbox audit:
| Storage quota for Recoverable Items folder in primary mailbox (not on hold) | 30 GB |
| Storage quota for Recoverable Items folder in primary mailbox (on hold) | 100 GB |
Caso o administrador precise aumentar esta quota no ambiente de Exchange Online, disponibilizamos um artigo que explica passo a passo como efetuar esta tarefa.
Como migrar uma mailbox com utilização superior a 100GB?
- Limpeza. Mitigar problemas de tecnologia também significa entender que “technology is not a panacea”. Ações de sysadmin consistem em ensinar usuários como gerenciar os dados de suas mailboxes – criando rules ou tags para remover conteúdo não utilizado.
- Caso esta mailbox não possua Archive, a recomendação seria habilitar a funcionalidade do ambiente OnPremises e mover items antigos para o Archive antes da migração. Posteriormente, basta migrar a mailbox + archive.
- Caso esta mailbox possua archive já com uma utilização próxima ou superior a 50GB, a recomendação seria:
- Separar o archive mais “antigo” e aguardar a migração completar para dados da mailbox e do initial archive de 50GB.
- Iniciar a migração de dados de archive remanescentes assim que o auto-expand archive habilite auxiliary archives para a mailbox da nuvem (lembrando que esta tarefa pode demorar diversos dias). Lembrando também que o auto-expand deve estar habilitado para a Mailbox Online.
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