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10 Perguntas Frequentes de Dynamics CRM com Office 365

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By: Allan da Silva, Caio Ribeiro César

  1. O que é o Microsoft Office 365?
  2. O que é o Microsoft Dynamics CRM E-mail Router?
  3. Em quais sistemas operacionais o CRM E-mail Router pode ser instalado?
  4. Como conectar o Dynamics CRM E-mail Router à sua organização
  5. Qual o limite de emails que o usuário do CRM pode enviar com O365?
  6. Quais opções para recebimento de E-mail
  7. Quais opções para Envio de e-mail
  8. Configurando as permissões de mailbox no Office 365
  9. Configurar a senha do usuário do CRM para never expire
  10. Os usuários do CRM não aparecem no E-mail Router para configuração?

 

1. O que é o Microsoft Office 365?

É a solução em nuvem da Microsoft que proporciona o acesso seguro em qualquer lugar a email e calendários, Office Web Apps, mensagens instantâneas, webconferências e compartilhamento de arquivos.

Para uma descrição completa do serviço, a Microsoft disponibiliza o Service Description para cada componente: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=13602

Para obter uma comparação entre os planos, clique aqui.

2. O que é o Microsoft Dynamics CRM E-mail Router?

Para que o Dynamics CRM seja capaz de enviar e receber e-mails é necessário utilizar o Dynamics CRM para Outlook ou o Dynamics CRM E-mail router.

O Dynamics CRM E-mail router é o serviço responsavel por fazer o intermédio entre o Dynamics CRM Server/Online e o sistema de mensageria utilizado.

Downloadhttps://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=27818

3. Em quais sistemas operacionais o CRM E-mail Router pode ser instalado?

O CRM E-mail Router pode ser instalado nos seguintes sistemas operacionais:

  • Windows 7 32-bit e 64-bit
  • Windows Server 2008 (x64) ou Windows Server 2008 R2

Os sistemas operacionais abaixo não são suportados:

  • Windows Server 2008 32-bit;
  • Windows Server 2003;
  • Windows Vista;
  • Windows XP.

 

4. Como conectar o Dynamics CRM E-mail Router à sua organização

Mais detalhes https://technet.microsoft.com/en-us/library/hh699786.aspx

A configuração sobre qual organização do Dynamics CRM E-mail router irá conectar é feita na guia Implantações, para configurar uma nova orgarnizaçao basta clicar em ‘Nova’ e selecionar o tipo de implantação de acordo com as opções abaixo:

A. Microsoft Dynamics CRM Online:

Atualmente existem dois tipos de organizações online, onde na primeira a autenticação ocorre através da plataforma do Windows Live ID e a segunda através da plataforma do Office 365 .

Para ambos os tipos de organização será necessário possuir o Nome Exclusivo da Organização, para isso siga os passos abaixo:

  1. Acesse o site do Microsoft Dynamics CRM.
  2. Clique em configurações no menu esquerdo inferior.
  3. Clique em personalizações.
  4. Clique em Recursos do Desenvolvedor.
  5. Em Informações da sua Organização, anote o Nome Exclusivo da Organização.

Para as organizações que se autenticam através do Windows Live a deve-se utilizar o formato abaixo no campo Microsoft Dynamics CRM Server:

https://dev.crm.dynamics.com/NomeExclusivoDaOrganização.

Para as organizações que se autenticam através do Office 365 , por exemplo, contas @dominio.onmicrosoft.com, deve utilizar o formato abaixo:

https://disco.crm.dynamics.com/NomeExclusivoDaOrganização

B. Minha Empresa

Esta opção deve ser utilizada quando sua organização do Microsoft Dynamics CRM é hospedada em um servidor na sua empresa, em sua rede local, para esta configuração é utilizado o endereço interno de acesso à organização mais o nome exclusivo da organização(o nome é case sensitive), por exemplo;

https://meuservidor.redelocal:5555/NomeExclusivodaOrganização.

Onde meuservidor.redelocal:5555 deve representar o endereço utilizado para acesso.

Caso possuam diferentes Aliases no DNS, pode-se verificar a configuração correta à se utilizar no caminho abaixo:

  1. Acessar o Gerenciador de Implantação do Microsoft Dynamics CRM
  2. Clicar com o botão direito em ‘Microsoft Dynamics CRM’
  3. Clicar em propriedades.
  4. Selecionar a guia ‘Endereço Web.
  5. O endereço de acesso à sua organização estará listado em: ‘Servidor de Aplicativos Web’

C. Um Provedor de Serviços Online.

Está opção é utilada quando sua Organização é hospedada por um provedor de serviços

É necessário verificar com seu provedor qual a URL deve ser utilizada, a URL fornecida será no formato abaixo:

https://CrmDiscoveryServer:<port>/NomeExclusivodaOrganização.

5. Qual o limite de emails que o usuário do CRM pode enviar com O365?

Por default, 1.500. Um chamado de suporte pode ser aberto pelo Microsoft Online Portal para o aumento deste limite (no máximo 6000).

O administrador deve estar ciente das melhores práticas de envio de email em massa, detalhados no artigo abaixo.

https://help.outlook.com/pt-br/140/ff381292.aspx

Se o administrador criar um Grupo de Distribuição com diferentes contatos, no momento em que o email é enviado ele fara “hit” em apenas um recipient, por exemplo: criando 1 grupo de 3000 contatos o CRM não fará o “hit” no recipient rate limit, apenas 1 recipient dos 1500 diários.

6. Quais as opções para Recebimento de E-mail

As opções de recebimento de e-mails são configuradas na guia ‘Perfis de Configuração’. Para Iniciar a configuração clique em Nova, digita um nome para o Perfil e selecione a direção ‘Entrada’.

São disponibilizados 5 tipos de Servidor de E-mail:

Exchange 2003
Exchange 2007
Exchange 2010
ExchangeOnline
Pop3

Para utilização com o Office 365, podemos selecionar o ExchangeOnline ou o Pop3, cada um com um funcionamento e configuração particular.

ExchangeOnline:

A opção Protocolo é preenchida automaticamente com “Serviços Web do Exchange” e o tipo de Autenticação “Limpar Texto” (Ainda que a comunicação esteja como Limpar Texto, a comunicação entre o E-mail Router e o Office 365 é encriptada com o uso de SSL.)
É Possivel definir a URL para conexão ao Serviços Web do Exchange manualmente ou através do Serviço de Descoberta Automatica, para utilizar a Descoberta automatica basta selecionar o checkbox, para inserir a URL manualmente siga os passos abaixo:

A URL deverá estar no formato https://podXXXX.outlook.com/EWS/Exchange.asmx onde podXXXX representa o Exchange Online Server do usuário que será utilizado para autenticação.

Para localizar o Exchange Online Server:

  1. Faça login em https://portal.microsoftonline.com com o usuário desejado.
  2. Clique na guia Outlook na parte superior da mailbox.
  3. Clique no simbolo “?” no canto superior direito da janela e selecione “Sobre”
  4. Em Configuração de SMTP Externa, localize o Nome do servidor. Este endereço irá substituir podxxxx.outlook.com

POP3:

Selecionando o Tipo de Servidor de Email POP3 o protocolo é alterado para POP3 automaticamente.
Definir o tipo de Autenticação como Limpar Texto (a comunicação será encriptada através de SSL).
Marcar a caixa de seleção para Usar SSL.
Para verificar o nome do servidor de E-mail, seguir os passos:

  1. Faça login em https://portal.microsoftonline.com com o usuário desejado.
  2. Clique na guia Outlook na parte superior da mailbox.
  3. Clique no simbolo “?” no canto superior direito da janela e selecione “Sobre”
  4. Em configuração de Pop Externa, localize o Nome do Servidor, este será o endereço utilizado.
  5. Note também que a porta utilizada é a 993 e o Método de criptografia é o SSL(já selecionado no E-mail Router)

Após definir o nome do servidor é necessário alterar a porta de comunicação utilizada, para isto:

  1. Clicar na guia Avançado
  2. Em Porta de Rede, alterar o valor para 993.

 

7 - Quais opções para Envio de e-mail

As opções de envio de e-mails são configuradas na guia ‘Perfis de Configuração’. Para Iniciar a configuração clique em Nova, digita um nome para o Perfil e selecione a direção ‘Saída’.

São disponibilizados 2 tipos de Servidor de E-mail:

ExchangeOnline
SMTP

Ambas opções podem ser utilizadas com o Office 365, cada um com um funcionamento e configuração particular.

ExchangeOnline:

A opção Protocolo é preenchida automaticamente com “Serviços Web do Exchange” e o tipo de Autenticação “Limpar Texto” (Ainda que a comunicação esteja como Limpar Texto, a comunicação entre o E-mail Router e o Office 365 é encriptada com o uso de SSL.)
É Possivel definir a URL para conexão ao Serviços Web do Exchange manualmente ou através do Serviço de Descoberta Automatica, para utilizar a Descoberta automatica basta selecionar o checkbox, para inserir a URL manualmente siga os passos abaixo:

A URL deverá estar no formato https://podXXXX.outlook.com/EWS/Exchange.asmx onde podXXXX representa o Exchange Online Server do usuário que será utilizado para autenticação.

Para localizar o Exchange Online Server:

  1. Faça login em https://portal.microsoftonline.com com o usuário desejado.
  2. Clique na guia Outlook na parte superior da mailbox.
  3. Clique no simbolo “?” no canto superior direito da janela e selecione “Sobre”
  4. Em Configuração de SMTP Externa, localize o Nome do servidor. Este endereço irá substituir podxxxx.outlook.com

Em credenciais de acesso pode-se selecionar o tipo de Usuário Administrador ou Usuário, para que estes possam fazer o envio de e-mails em em nome de outros usuários ou através de outros usuários é necessário configurar as devidas permissões nas mailboxes no Office 365 através dos passos descritos na questão 8.

SMTP:

Selecionando o Tipo de Servidor de Email SMTP o protocolo é alterado para SMTP automaticamente.
Definir o tipo de Autenticação como Limpar Texto (a comunicação será encriptada através de SSL).
Marcar a caixa de seleção para Usar SSL.
Para verificar o nome do servidor de E-mail, seguir os passos:

  1. Faça login em https://portal.microsoftonline.com com o usuário desejado.
  2. Clique na guia Outlook na parte superior da mailbox.
  3. Clique no simbolo “?” no canto superior direito da janela e selecione “Sobre”
  4. Em configuração de Pop Externa, localize o Nome do Servidor, este será o endereço utilizado.
  5. Note também que a porta utilizada é a 587 e o
  6. Após definir o nome do servidor é necessário alterar a porta de comunicação utilizada, para isto:
  7. Clicar na guia Avançado
  8. Em Porta de Rede, alterar o valor para 587.

 

8- Como configurar mailbox permissions para o meu usuário do CRM?

  • Configurar send-as permission;
  • Configurar Send on behalf permission;
  • Configurar email forwarding;
  • Conceder full mailbox access;
  • Remover permissões de mailbox.

Primeiramente, para ter acesso ao PowerShell no ambiente online siga os passos do artigo abaixo:

https://help.outlook.com/pt-br/140/cc546278.aspx

Send-As Permission

Para configurar “send-as” permission, utilize o comando:

Add-RecipientPermission -Identity <Mailbox ID 1> -Trustee <Mailbox ID 2> -AccessRights SendAs

Neste commando, <Mailbox ID1> representa a Mailbox/Contato/Grupo de Distribuição que terá a permissão concedida para o usuário <Mailbox ID 2>.

Para validar se as permissões foram aplicadas na <Mailbox ID1>:

Get-RecipientPermission -Identity <Mailbox ID 1> | Select Trustee, AccessControlType, AccessRights

Neste output, você poderá confirmer se a <Mailbox ID2> possui a permissão de Send As na mailbox <Mailbox ID 1>.

Send-on-Behalf Permission

Para configurar “send-on-behalf” permission, utilize o comando:

Set-Mailbox -Identity <Mailbox ID 1> -GrantSendOnBehalfTo <Mailbox ID 2>

Neste commando, <Mailbox ID1> representa a Mailbox que terá a permissão concedida para o usuário <Mailbox ID 2>.

Para validar se as permissões foram aplicadas na <Mailbox ID1>:

Get-Mailbox -Identity <Mailbox ID 1> | Select GrantSendOnBehalfTo

Neste output, você poderá confirmer se a <Mailbox ID2> possui a permissão de Send-On-Behalf na mailbox <Mailbox ID 1>.

Email Forwarding

Para configurar “email forwarding”, utilize o comando:

Set-Mailbox -Identity "<Mailbox ID>" -ForwardingSmtpAddress "<Target SMTP Address>"

Neste commando, <Target SMTP Address> pode ser um endereço interno/externo.

Você pode adicionalmente utilizar o parâmetro -DeliverToMailboxAndForward para salvar uma cópia da mensagem na mailbox (local) antes da mensagem ser encaminhada para o endereço SMTP.

Por exemplo:

Set-Mailbox -Identity "<Mailbox ID>" -ForwardingSmtpAddress "<Target SMTP Address>" -DeliverToMailboxAndForward:$true

Para validar se as permissões foram aplicadas na <Mailbox ID1>:

Get-Mailbox -Identity <Mailbox ID 1> | Select ForwardingSmtpAddress

Full Mailbox Permission

Para configurar “full mailbox permission”, utilize o comando:

Add-MailboxPermission -Identity <Mailbox ID 1> -User <Mailbox ID 2> -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Aonde o <Mailbox ID1> representa a Mailbox e <Mailbox ID2> a mailbox do usuário que terá o acesso de Full Mailbox.

Para validar se as permissões foram aplicadas, basta executar o commando:

Get-MailboxPermission -Identity <Mailbox ID 1> | Select User,AccessRights,Deny

* Maiores informações: https://help.outlook.com/pt-br/140/gg709759.aspx

Remove-MailboxPermission

Para remover qualquer permissão que foi implementada neste artigo, utilize os cmdlets abaixo.

- Remover Send-As de uma mailbox:

Remove-RecipientPermission -Identity <Mailbox ID 1> -AccessRights SendAs -Trustee <Mailbox ID 2>

- Remover Full Access de uma mailbox:

Remove-MailboxPermission -Identity <Mailbox ID 1> -User <Mailbox ID 2> -AccessRights FullAccess

- Remover Email Forwarding de uma mailbox:

Set-Mailbox -Identity "<Mailbox ID>" -ForwardingSmtpAddress $NULL

- Remover Send On Behalf de uma mailbox:

Set-Mailbox -Identity <Mailbox ID 1> -GrantSendOnBehalfTo $NULL

Para maiores informações de cada cmdlet, acesse:

 

9. Dynamics CRM na Plataforma Office 365, como definir a senha do usuário para Never Expire?

Basta utilizar o comando Set-MsolUser com o parâmetro PasswordNeverExpires:

Set-MsolUser -UserPrincipalName <user ID> -PasswordNeverExpires $true

Maiores informações: https://support.microsoft.com/kb/2666768

* Se você receber a mensagem de erro “A user with this name could not be found. They may have been deleted”, acesse o artigo da MS: https://support.microsoft.com/kb/2621753

10 - Os usuários do CRM não aparecem no E-mail Router para configuração

Para que os usuários tenham seus e-mails processados pelo Dynamics CRM E-mail Router, é necessário configura-los, caso contratario nenhum usuário será mostrado ao Clicar em Carregar Dados na Guia ‘Usuários, Filas e Caixas de Correio de Encaminhamento..

Para habilita-los:

  1. Clique em Configurações.
  2. Clique em Administração.
  3. Clique em usuários.
  4. Selecione o usuário que deseja habilitar.
  5. Clique em Editar.
  6. No formulário do usuário, na sessão Configurações de Acesso a Email, selecionar a opção E-mail Router para os Tipos de Acesso de Email entrada e saída.
  7. Salvar e Fechar o fomulário.

Observação: sempre que o endereço de e-mail do usuário for alterado é necessário fazer a aprovação do E-mail por um Administrador. Para aprovar o E-mail basta selecionar o usuário e clicar em Aprovar Email.