Ikiomasta työhuoneesta avokonttorin kautta Kohtaamispaikalle

Oletko koettanut muutattaa työyhteisöäsi omista huoneista avokonttoriin? Todennäköisesti olet kohdannut muutosvastarintaa.  Yhtenä isona pelkona se, että avokonttori on aina rauhaton. Me olimme jo avokonttorissa, kun päätimme siirtyä avokonttorin kehittyneempään muunnokseen eli Kohtaamispaikkaan, jossa ei ole enää nimettyjä työpisteitä – ei edes toimitusjohtajalle. Toisaalta siellä on lukuisia erilaisia työpisteitä tai työn tekemisen paikkoja erilaisissa tunnelmissa ja äänimaailmoissa. Keskeistä on valinnanvapaus: kyseisen päivän työn luonteen, yhteistyön tarpeen tai oman fiiliksen mukaan voi valita lukuisista työpisteistä tai oleskelutiloista itselleen sopivimman – tai jäädä vaikka kotiin läsnätyöhön.

Työpisteetön toimistoratkaisu on Microsoftin kansainvälinen suositus. Se perustuu laajoihin tutkimuksiin tietotyöläistemme työkäyttäytymisestä ja tilatarpeista. Se on varsin perusteltu käytäntö, kun meillä Suomessakin aiemmin työpisteiden käyttöaste oli vain reilut 40 % - muun ajan tietotyöläiset viettivät asiakkailla, kumppaneilla, palavereissa tai läsnätyössä muualta käsin.

Suomessa keskeinen tavoitteemme tilaratkaisua mietittäessä oli koko yhtiön tasoisen yhteistyön lisääminen, koska olimme toistuvasti saaneet huonoa palautetta henkilöstötutkimuksissa yksiköiden ja tiimien välisen yhteistyön toimivuudesta. Kansainvälinen suosituksemme työpisteettömyydestä sekä työpisteiden, aulatyyppisten tilojen, puhelinkoppien ja neuvottelutilojen keskinäisestä suhteesta ei mielestämme vielä ratkaissut riittävästi yhteistyön tavoitetta. Vieraillessani muiden maiden Microsoftin toimistoilla ja Suomessakin samantyyppisissä toimistoissa olin huomannut, että tilojen ollessa samankaltaisia tapahtuu helposti ”leiriytymistä” eli saman yksikön ihmiset työskentelevät suurinpiirtein samoilla paikoilla. Toisinaan on jopa nimettykin tiettyjen yksiköiden alueita, jolloin ollaan jo lähellä perinteisempää avokonttoria, jossa työtilaansa ei enää voi varsinaisesti valita oman tarpeen mukaiseksi.

Päädyimme rakentamaan toisistaan selvästi poikkeavia tunnelmia, jotka luontevasti aiheuttaisivat ihmisten satunnaisia kohtaamisia yli yksikkörajojen ja toisaalta tukisivat yksilöllisiä tarpeita kulloisessakin työtilanteessa. Työniminä tunnelmilla oli mm. Kirjasto, peliluola ja viidakko, mutta arkkitehdin käsittelyssä ne muuntuivat hieman maltillisemmiksi. Osallistavan projektimme hengessä kysyimme suunnittelun alkumetreillä henkilöstöltämme, millaisissa tiloissa ja tunnelmissa he mieluiten työskentelisivät, kun saisivat lisää valinnanvapautta yhden työpisteensä sijaan. Ennakkokyselyssä suosituimmaksi osoittautuivat seuraavat tunnelmat:

LUONTO

• Yksin tai pienessä ryhmässä työskentely
• Rauhallinen tila
• Yksilöpaikkoja ja ryhmäpöytiä
• Äänen taso: hiljainen puhe

KOTI

• Ryhmätyöskentely ja levähdyspaikka, pienet ryhmät, projektiryhmät
• Kodikas tila, olohuone
• Erityyppiset mukavat istuinryhmät : sohvat ,säkkituolit, yms
• Äänen taso: normaali puhetaso, pientä taustahälinää

RAUHA

• Yksin työskentely, keskittyminen
• Hiljainen tila, vain yksilöpaikkoja
• Ergonomiset työpöydät pidempiaikaiseen istumatyöskentelyyn
• Työpisteen kevyt rajaaminen mahdollista
• Äänen taso: hiljaisuus

Vähiten suosiota ennakkokyselyssä saivat seuraavat tunnelmat:

TORI

• Kahvila, jossa voi myös työskennellä ja vaihtaa ideoita
• Satunnaiset kohtaamiset
• Ei rajaavia elementtejä, avoimet näkymät
• Äänen taso: taustahälinää, puheensorinaa, kuppien kilinää

KATU

• Tehokas työpiste lyhyeen työrupeamaan, satunnaiset kohtaamiset
• Seisomapisteitä, pieni työpiste lyhytaikaiseen työskentelyyn
• Äänen taso: normaali puhetaso, taustahälinää

Pohdintojen jälkeen päädyimme rakentamaan näiden kaikkien tyyppisiä tunnelmia Kohtaamispaikkaamme, jolloin syntyivät teemat

• Kirjasto häiriöttömään työskentelyyn
• Bistro kohtaamisiin ja ytimessä olemiseen
• Inspiraatio yhteiseen suunnitteluun
• Ranta rentoon meininkiin
• Luonto ja Rauha rauhalliseen työntekoon yksin tai yhdessä
• Koti yhdessä olemiseen

 

 

Meillä on nyt ensimmäisiä tuloksia eri tunnelmien todellisesta suosiosta. Näihin pitää tosin suhtautua vielä pienellä varauksella, koska osa tunnelmista oli tutkimusta tehtäessä varsin uusia eikä käyttö ollut vielä vakiintunutta. Yllätyksellistä on ollut se, että keskeisin ja samalla rauhattomin Bistro ja sen edustan ”tori” on osoittaunut kaikkein suosituimmaksi fiilikseksi. Inspiraatio on toistaiseksi ollut käyttöasteeltaan pienin. Kirjaston ja Rauhan suosio on ollut selvästi ennakkokyselyä matalampaa. Ranta rentoine musiikkeineen ja säkkituoleineen vetää mukavasti porukkaa, mutta käyttöastemittauksessa jäi selvästi Bistrosta. Tutkimus myös osoitti, että useimmat vaihtavat työpäivän aikana tilaa ja tunnelmaa useammankin kerran. Torkkuhuonetta ja venyttelyhuonetta on vielä jääty kaipaamaan. Ehkä nekin vielä rakennetaan, vai ehtiikö sinun työpaikkasi ensin?

Comments

• Anonymous
  July 02, 2011
  oikeesti näin .meillä lypsykarjaa,ollaan kumimkin suomalaisia.oikeesti.