3 vihjettä virtuaalitapaamisen pitäjälle

Läsnätyön yhtenä perusajatuksena on, että suurimpaan osaan tapaamisista pystyy osallistumaan virtuaalisesti juuri sieltä, mistä milloinkin on järkevintä osallistua. Suurimmaksi haasteeksi virtuaalitapaamisten pitäjänä olen kokenut sen, että "langoilta" osallistujat usein unohtuvat. Keskustelu käydään paikalla olevien kesken.

Tällä viikolla pääsin osallistumaan Frank O'Halloranin pitämään esiintymiskoulutukseen. Kahden upean koulutuspäivän päätteeksi kysyin Frankilta: "Kaikki oppimamme auttaa meitä esiintymään tehokkaasti, kun yleisö on samassa huoneessa. Miten neuvoisit meitä esiintymään heille, jotka osallistuvat virtuaalisesti?" Tässä Frankin ohjeet

1. Varaa eteesi paperi, jolle kirjoitat kaikkien osallistujien nimet. Pidä tukkimiehenkirjanpitoa puheenvuoroista. Näin muistat helposti pyytää kommentteja niin paikanpäältä kuin virtuaalisestikin osallistuvilta

2. Rakenna monipuolisia mahdollisuuksia vuorovaikutukselle. Lisää esitykseen äänestys tai kaksi. Avaa virtuaalitapaamiseen tyhjä sivu, johon annat kaikille muokkausoikeudet. Kirjoita kysymys sivun yläreunaan ja pyydä kaikkia lisäämään kommentteja, ehdotuksia ja lisäkysymyksiä

3. Tunne työkalusi. Käytä hetki aikaa harjoitellen käytössäsi olevaan teknologiaa. Hyödynnä ominaisuuksia monipuolisesti.

Mitkä ovat sinun vinkkisi?

Ps: Frank O'Hallaranin whitepaper-linkkivinkki heille, jotka haluavat oppia lisää 'Best Practices for Excellent Presentations in the Virtual World' (tiedoston lataus vaatii kirjautumisen)

Comments

• Anonymous
  January 01, 2003
  Muutama vinkki: Virtuaalikokoukseen pitää valmistautua. Ei muihinkaan palavereihin lähdetä täysin valmistautumattomana sillä hetkellä, kun palaveri alkaa. Eihän? Hyvin valmisteltuna virtuaalikokous ajaa asiansa ja saavutetaan niitä asioita, joiden takia kokous päätettiin pitää virtuaalikokouksena (ajan säästö, oikeat osallistujat, kustannussäästöt). Standardoi laitteet. 'Kuuluuko ääni?, 'Näkeekö muut videon?', 'Onkohan tämä nyt se esitys, jonka muut näkee?'. Tällaiseen keskusteluun kuluu huomattava määrä aikaa virtuaalipalavereissa. Ongelmaan on kuitenkin yksinkertainen ratkaisu. Hankkikaa henkilöstölle sellaiset luurit, mikrofonit ja kamerat, jotka toimivat samantien, kun ne kytkee tietokoneeseen. Vuositasolla säästyy valtava määrä aikaa, kun kokoukset voidaan aloittaa ajallaan ja niiden kesto pysyy kurissa. Esim. Lyncin käyttöön sertifioidut laitteet tunnistaa 'Optimized for Microsoft Lync' -tarrasta. Tallenna kokoukset. Voit keskittyä itse kokoukseen, kun voit jälkeenpäin tarkistaa asioita tallenteelta. Jos koet, että kokouksen sisällöstä (esim. koulutustilanne) on lisäarvoa muillekin, voit myös jakaa tallenteen. Lopuksi. Välineiden käyttö on viime vuosina helpottunut valtavasti ja yhä pienemmillä organisaatioilla on mahdollisuus ottaa nämä välineet käyttöön. Usein työkalun kouluttamiseen paras konsti on käyttää ko. työvälinettä! Järjestä siis virtuaalikokous, jossa käyt perusasiat havainnollisesti läpi.

• Anonymous
  April 11, 2011
  Samasta koulutuksesta vielä neljäs (esiintymistekninen) vinkki: vedä virtuaalitapaaminen seisaaltaan tai kävele ympäri huonetta. Puhe muuttuu korostetun energiseksi ja näin porukka viihtyy paremmin mukana.

• Anonymous
  April 11, 2011
  Ykkösvinkki voisi mennä tuotevinkkinä välineen valmistallekin :-) ja kakkoseen ja kolmoseen liittyen sanoisin vinkkinäni: Jos olet yhtään epävarma, että osallistujat eivät tunne hyviä käytäntöjä (pidä mikrofonisi vaimennettuna, ellet aio sanoa mitään jne.) tai välineen ominaisuuksia (voit kirjoittaa puheenvuorosi pääkohdat kaikkien luettavaksi - tai pyytää lupaa siihen kokoonkutsujalta), niin nekin voisi laittaa esille. Pienet, ystävälliset ohjeet voisivat näkyä, kun etäkokoukseen liittyy ja ne voisi tarvittaessa kukin osallistuja ottaa esille. Vaikka välineet ovatkin helppokäyttöisiä, niin kouluttajana olen ehdottomasti helppojenkin välineiden käytön opettelun kannalla. Vaikka sitten etänä. :-)

• Anonymous
  April 12, 2011
  The comment has been removed