Freigeben über

Регистрация на мероприятия

  • Artikel

Через множество наших каналов мы уже рассказывали о том, что 2 марта мы проводим первый в России Windows 8 Camp. Это, скажу так, весьма интересное и полезное мероприятие для всех тех, кто планирует разрабатывать приложения для Windows 8 или все еще сомневается ;)

Регистрация уже закрыта -- и мы будем рады лично видеть всех тех, кто зарегистрировался и чье участие было подтверждено с нашей стороны. Сейчас же я хочу рассказать о другом -- о процессе организации мероприятия и, в частности, регистрации на мероприятие и почему мы не подтверждаем всех.

 

Немного про планирование

Каждый раз, когда мы планируем организовать новое мероприятие, перед нам стоит множество вариантов: делать мероприятие большим или маленьким, одним потоком или отдельными треками, бесплатное или платное, узконаправленным или для широкой аудитории. Изменение любой опции приводит к другим содержанию и формату подготовки и проведения мероприятия.

Например, если это небольшое мероприятие до 50 человек, платное и с узким тематическим фокусом, то это сразу облегчает подбор помещения для проведения, сужает (конкретизирует) поиск докладчиков/экспертов (по факту это же может означать, что найти эксперта, не занятого в нужное время сложнее), дает конкретное понимание, на кого ориентировано мероприятие, но в то же время предполагает наличие дополнительного механизма для проведения оплаты.

Если это большое мероприятие на 500 человек, бесплатное и с более широким фокусом, то тут начинают играть роль другие вопросы: где найти помещение, как всех накормить, делать одним потоком или бить на параллельные активности, где найти нужное количество докладчиков, кто все те люди, кого мы хотели бы увидеть на мероприятии и как до них достучаться... В общем, подготовка и проведение сильно усложняются.

Вместе с этим, чем больше мероприятие, особенно бесплатное, тем сильнее размывается явка по отношению к регистрациям. Поэтому в индустрии организации мероприятий используется такое понятие как "drop rate" -- сколько в среднем приходит от числа зарегистрировавшихся (или буквально, сколько не пришло). Этот показатель может зависеть от города, времени года и погоды, интересности темы и многих других причин. Но на него определенно надо ориентироваться, чтобы не получилось так, что придет слишком много людей или наоборот слишком мало.

Поэтому из расчета "сколько мы хотим людей" (T), получаются показатели "сколько мы хотим регистраций" (R) и "сколько мы готовы подтвердить" (A). Цифры не назову, но, надеюсь, понятно, что T < A < R. Идеальная ситуация T=A=R для больших бесплатных мероприятий, к сожалению, недостижима.

Иногда ограничиваются только соотношением R и T, подтверждая всех, кто зарегистрировался. На практике необходимость введения подтверждения зависит от масштаба и самого формата проведения мероприятия.  "Уведомительная" схема кажется проще, но в то же время делает менее предсказуемым конечное количество участников.

Подтверждения регистраций

Как только мы понимаем, что мы достигли порога регистраций (держать его постоянно открытым тоже бессмысленно, потому что тем, кто не успел надо дать правильный сигнал, чтобы он не ждал до последнего момента, а мог спланировать свое расписание в соответствии со сложившейся ситуацией), регистрация закрывается.

Параллельно с набором регистраций мы начинаем процесс подтверждения. Это важно начинать делать сразу, так как с одной стороны мы можем оперативно порадовать человека, не заставляя его ждать, а с другой, чем раньше он получит подтверждение, тем раньше он сможет рассказать в своем блоге, твиттере и любом другом канале коммуникации друзьям и знакомым, что идет на наше мероприятие, ждет не дождется уже и, возможно, даже покупает билеты.

Кстати, по последнему пункту -- мы стараемся максимально оперативно и в первую очередь подтверждать или отклонять тех, кто живет не в городе проведения мероприятия, чтобы было достаточно времени спланировать поездку.

Подтверждения, как уже понятно, получают не все. Мы внимательно смотрим на список кандидатов и, на самом деле, подтверждаем большинство -- около 80% участников. (Отсюда вы можете оценить, сколько нам нужно регистраций, чтобы выдать в среднем N подтверждений.) Тут вы должны удивиться, кто же остальные 20%? 

Как получить подтверждение?

 У меня нет 100% верного решения с гарантией, однако, практика показывает, что важно, чтобы, регистрируясь на мероприятие, вы указали:

  • Имя и фамилию (желательно так, как они потом будут написаны на бейджике). Мы действительно отклоняем заявки тех, к кому мы не понимаем, как обращаться.
  • Откуда вы: компания, вуз, стартап,... -- и мы, и другие участники хотим понимать, кого зовем и с кем общаемся (например, какую компанию вы представляете).
    • Мы одинаково ценим представителей академической среды, коммерческих и государственных компаний (крупных, средних и маленьких), стартаперов, индивидуальных разработчиков и... где бы вы не работали или учились. Однако каждое мероприятие имеет свою направленность -- и это важно понимать. Например, если бы мы делали мероприятие по разработке игр, мы бы рассчитывали в первую очередь на представителей соответствующей индустрии и образовательной среды.
    • Половина из тех 20%, которым мы отказали в подтверждении на Windows 8 Camp не указала, откуда она.
  • Кем вы работаете (учитесь) -- нам очень интересно, какой у вас опыт и чем конкретно вы занимаетесь
    • Конечно, мы ценим вас как потенциального участника, независимо от вашей должности или академического статуса, однако, каждое мероприятие мы ориентируем на ту или иную аудиторию. Это я уже сказал. Но в одном и том же направлении, например, Windows 8, можно ориентироваться прежде всего на разработчиков, на дизайнеров, на it-специалистов (админов), специалистов по безопасности или, скажем, it-директоров, архитекторов и других экспертов, принимающих решения о внедрении на уровне компании.
    • Мы тоже ценим хорошее чувство юмора, но уважение к другим участникам, не позволяет на мероприятии для разработчиков отдать больший приоритет поедателям блинов, "человекам", Mr, NA и другим схожим специальностям.
    • Если вы студент, то студент IT-специальности (об этом надо сказать, например, указав факультет) имеет больше шансов попасть на мероприятие по разработке, чем студент-гуманитарий (гуманитарии, мы вас тоже любим, но расставляем приоритеты).
    • 3/4 из 20%, обозначенных выше, не указали, кем работают, либо учатся.

Если все это объединить и посмотреть пересечения (например, студент несуществующего вуза), то остается около 2% регистраций, которые "честно" просто не успели попасть в список подтвержденных до его закрытия.  

 

Что делать, если вы не успели зарегистрироваться или вас не подтвердили?

Обычно мы стараемся делать запись наших мероприятий и online-трансляцию. Для Windows 8 Camp у нас будет трансляция на сайте конференции.