Modern Public Folder in Exchange 2013

Una delle domande che tutti gli amministratori Exchange si pongono ogni volta che esce una nuova versione di Exchange è: "Che fine faranno i Public Folder ?"

Un po' di storia

I Public Folder sono stati introdotti in Exchange con la versione 5.5 e da allora non gli sono stati apportati grandi cambiamenti.
Soprattutto nelle Organizzazioni Exchange più grandi sono la fonte di gioie e (soprattutto) dolori per gli amministratori.

Si possono dividere in due grossi blocchi:

• I Public Folder
• I System Folder

I primi contengono i dati postati dagli utenti e sono quelli visibili quando si apre la cartella delle Public Folder in Outlook.
I secondi sono necessari alle vecchie versioni di Outlook (2003 e precedenti) per poter funzionare correttamente.

Senza i System Folder Outlook 2003 e precedenti non sarebbero in grado di:

• Scaricare la Rubrica Fuori Linea (Offline Address Book/OAB)
• Verificare la disponibilità degli altri utenti (Free/Busy)
• Utilizzare i cosiddetti Organizational Forms

Con il rilascio di Exchange 2007 sono stati deenfatizzati con il consiglio di migrare verso Sharepoint per i dati e di utilizzare i neonati Exchange Web Services (EWS) per sostituire i System Folder.
L'accesso a OAB e Free/Busy tramite EWS è lo standard per Outlook 2007 e successivi.

In Exchange 2010 la situazione è rimasta praticamente invariata.

In aggiunta ai problemi di età ci sono anche altri problemi di ordine pratico da tenere in considerazione:

• Richiedono procedure diverse per backup e restore rispetto ai database di mailbox
• Non c’è un vero e proprio modello di alta affidabilità (se non raggiunge una copia Outlook va verso un’altra ma niente di più)
• La replica Multi-Master genera molta confusione (sia per gli amministratori che per il sistema)
• Non c’è uno strumento nativo per migrare da Public Folder a Sharepoint

Dopo anni passati al loro capezzale voglio annunciare la dipartita dei Public Folder così come li abbiamo conosciuti e annunciare la nascita dei Modern Public Folder di Exchange 2013.

Modern Public Folder

Le uniche due cose che ci sono in comune tra i vecchi e i nuovi PF sono il nome e il modo in cui gli utenti li vedono.

Dal punto di vista dell’amministratore di posta non hanno niente a che vedere con i precedenti.

1) Sono contenuti dentro normalissime mailbox

Gerarchia e contenuto dei Modern PF si trovano all’interno di Public Folder mailbox contenute all’interno dei classici Mailbox Database. I PF Database presenti nelle precedenti versioni non esistono più.

Le conseguenze di questa modifica sono significative:

• Dato che sono mailbox a tutti gli effetti posso utilizzare tutte le feature di Exchange normalmente disponibili per le mailbox (Quote, Recupero di oggetti cancellati, Auditing, Message Record Management, etc...)
• Le Public Folder Mailbox possono essere create all’interno di normali DB di mailbox e coesistere con le mailbox “normali”. Non è necessario avere DB o server dedicati
• E’ possibile scegliere quali cartelle si troveranno all’interno di quali PF mailbox. Se le cartelle contenute in una mailbox sono critiche e dobbiamo garantirne l’alta affidabilità ci basterà metterle all’interno di un Mailbox DB replicato in un DAG invece che basarci sul vecchio modello di repliche dei PF
• Al contrario delle precedenti versioni supportano tutti i metodi di restore normalmente disponibili per le mailbox normali (Recovery DB, DB Portability, riconnessione della mailbox, etc...)

2) Non utilizzano più la replica Multi-master

In ogni organizzazione c’è una sola copia scrivibile della gerarchia dei PF detta Primary Hierarchy Mailbox. Si possono creare altre copie dette Secondary Hierarchy Mailbox ma sono in sola lettura. Se si perde la primary hierarchy mailbox non è più possibile a client, Exchange Management Shell (EMS) ed Exchange Administrative Console (EAC) vedere i PF. E’ decisamente consigliato mettere la primary hierarchy mailbox all’interno di un DB che abbia almeno una replica all’interno di un DAG.

3) Esiste una procedura di migrazione da vecchi PF a modern PF che non richiede strumenti di terze parti

Sarà possibile migrare dai vecchi PF alla versione Modern senza dover utilizzare costosi strumenti di terze parti. La migrazione si dovrà pianificare in maniera precisa perchè esistono delle restrizioni ben precise:

• Sono accessibili solo da Outlook 2007 e 2010 installando un’apposita patch mentre Outlook 2013 li supporta nativamente
• Sono accessibili solo da mailbox su Exchange 2013 per cui prima di iniziare la migrazione dei PF dovrete spostare tutte le mailbox sul nuovo server
• Vecchi PF e nuovi PF non possono coesistere. Nel momento in cui inizierete ad utilizzare i Modern PF i client non saranno più in grado di accedere ai vecchi
• La procedura di migrazione permetterà di migrare i dati prima di attivare definitivamente i PF
• Ovviamente questa procedurà varrà solo quando la coesistenza tra Exchange 2013 e 2010/2007 sarà disponibile

Scenari di utilizzo

Alcuni si chiederanno che fine ha fatto Sharepoint nello schema delle cose. Qui sotto trovate una tabella che descrive i principali utilizzi dei PF e quali sono le soluzioni consigliate

Scenario	Per chi li usa già	Per chi non li ha mai usati
Condivisione Documenti	Sharepoint potrebbe essere meglio dei PF	Sharepoint è la soluzione consigliata
Condivisione Calendari	Rimanete pure sui PF	Potete usare sia PF che Sharepoint a seconda degli scenari e delle preferenze
Condivisione Contatti
Forum/Discussioni
Archiviazione dei dati di un Distribution Group
Applicazioni Aziendali	Sharepoint potrebbe essere meglio dei PF	Sharepoint potrebbe essere meglio dei PF
Organizational Forms	Rimanete pure sui PF	Usate InfoPath

Ciao a tutti
Gabriele