年賀状もやっぱりGroupBoardとはがきスタジオで
こんにちは、GroupBoard 開発チームです。
とうとう12月になってしまいました。街はもうクリスマスの飾りつけでにぎやかです。
こちらの職場でも、廊下の棚の上にはUSBで駆動するちいさなクリスマスツリーが飾られてます (スイッチを入れるとクリアケースの中で雪が降るというアレです)。
来年のお正月にはUSBで駆動する鏡もちになっているのでしょうか??
お正月といえば年賀状、ということで、今回はGroupBoard お役立ちツールの取引先リストを年賀状作成に使ってみましょう。
取引先リストって何? 連絡先リストと違うの?
「GroupBoard お役立ちツール」は、GroupBoardを利用されている方なら無料でご利用いただける追加ソフトですが、これをサーバーにインストールすると通常の 『連絡先リスト』 より機能が豊富な 『取引先リスト』 が利用できるようになります。この取引先リストはあらかじめリストビューに５０音順のインデックスをもっており、大量の連絡先でもすぐに探し出せるように工夫されています。また、新規登録のときには、通常の連絡先リストにはない自動氏名記入機能があります。もともとは企業の営業活動のサポートとして開発されたものですが、企業利用でなくても通常の連絡先リストをお使いであればぜひこちらへ乗り換えることをお勧めします。
取引先リストを年賀状ソフトと連携してつかう
すでにGroupBoardをお使いのかたはご存知だと思いますが、GroupBoard上のリストはExcelと非常に相性がよく、データのやり取りは非常に簡単です。
では、ここでは、取引先リストで 『2006年 年賀状送付』 というフィールドを作成して、そのフィールドがチェックされている方の住所と名前を年賀状ソフトに読み込ませることにしましょう。
新規にフィールドを作成する
1) 取引先リストの画面左側の [操作] メニューから [設定と列の変更] をクリックします。
2) カスタマイズページの [列] セクションの [新しい列の追加] をクリックします。
3) [列名] に "2006年 年賀状送付" と記入し、列のタイプを [はい/いいえ (チェックボックス)] にします。
4) [OK] をクリックして終了します。
既定で表示されるビューは [自分の取引先] なので、今作成されたフィールドが [自分の取引先] ビューに表示されていると思います。既定値は [いいえ] ですので、年賀状を送りたい方には編集ページでこのチェックボックスにチェックをいれます。次に、チェックの入った [自分の取引先] のみを表示するビューを作成してみましょう。このビューは年賀状を送るために年賀状ソフトで必要な情報を表示させることにします。使う年賀状ソフトはもちろん 『マイクロソフト はがきスタジオ 2006』 です (パチパチパチパチ～～)。
取引先リストで新規に『はがきスタジオ2006』用のビューを作成する
1) 取引先リストの画面左側の [操作] メニューから [設定と列の変更] をクリックします。
2) カスタマイズページの [ビュー] セクションの [新しいビューの作成] をクリックします。
3) ビューのタイプは [標準ビュー] を選択します。
4) ビューの名前を 適当に入力しします。
5) [列] の設定作業をします。今回はなるべく多くの情報を 『はがきスタジオ2006』 に読ませることにします。
『はがきスタジオ2006』の項目順序を考慮して、以下のフィールドにチェックを入れ、順番を設定します。
列名
1. 姓 (編集メニュー付きのアイテムにリンク)
2. 名
3. フリガナ (姓)
4. フリガナ (名)
5. 郵便番号
6. 都道府県
7. 市区町村
8. 番地
9. 会社名
10. フリガナ (会社名)
11. 事業所
12. 部署
13. 役職
14. 電話番号 (自宅)
15. 電話番号 (会社)
16. 電話番号 (携帯)
17. ファックス番号
18. 電子メール アドレス 1
19. 電子メール アドレス 2
20. Web ページ
6) [並べ替え] では "フリガナ (取引先名)" の昇順で、2番目に "フリガナ (姓)" の昇順を指定します。
7) [フィルタ] では "社内担当者"、"次の値に等しい"、"[Me]" を選択し、続いてAND 条件で "2006年 年賀状送付"、"次の値に等しい"、"はい" を設定します。
8) [OK] をクリックして終了です。
作成したビューを開いて、年賀状のチェックボックスにチェックを入れた人だけがフィルタされていることを確認しましょう。
このビューを開いた状態でツールバー上にある [データシートで編集] をクリックし、[作業ウィンドウ] を開いて作業ウィンドウ上の [Excelにエクスポートしてリンク] をクリックすると、今表示されている連絡先のみがExcelにエクスポートされます。Excelから適当に名前をつけて保存します。(注: この作業にはMicrosoft Excel2003が必要です)
さて、ここで『はがきスタジオ2006』を起動して、いま作った Excel のシートを読ませてみましょう。『はがきスタジオ』で Excel から住所を読ませるには以下の操作をします。
1) 『はがきスタジオ』のスタート画面で [住所録] をクリックします。
2) メニューから [ファイル] - [住所録の取り込み] - [Excelファイルから...] を選択します。
3) ファイル選択画面になるので、先ほど保存した Excel のファイルを指定します。
4) [住所録の取り込み] ダイアログで、定義名を適当に入力します。
5) ダイアログ上の [項目の対応付け] ボタンをクリックします。
6) 対応付けのダイアログで、[取り込む住所録データの種類] として "氏名のデータが姓と名の項目に分割されている" と "住所のデータが複数の項目に分割されている" にチェックを入れます。
7) 対応する項目を選択して [設定] ボタンをクリックします。さきほどビューの作成のときに はがきスタジオでの項目順序に並び替えをしたので、ほぼ上から順番に対応付けができると思います。
8) 対応付けが終わったら、取り込みを実行します。
これでGroupBoardの取引先リストを元に『はがきスタジオ2006』上で住所録を作成することができました。
あとは年賀状のデザインを考えて、印刷して、投函です。
おまけ:今年の『はがきスタジオ』はすごい
「年賀状ソフトなんてどこも同じでしょ」という方も多いのですが、今年のはがきスタジオは気合の入り方が違います。
ふつうのはがきソフトは自分で文字や絵を配置していきますが、はがきスタジオ2006の [マジカルウィザード] 機能では、デザイナーの感覚をもったコンピュータが自動的にいいデザインだけを厳選して表示してくれますので、ユーザーはその中から選ぶだけでプロっぽい年賀状が作れます。とくにこのウィザードでダメなデザインといいデザインを自動的に選別しているところがいかにもコンピュータ的で(?) かっこいいです。
このBlogをはじめたのが9月ですので、もう3ヶ月以上たちました。
更新回数は多くはないですが、息の長いBlogを目指しておりますので、今後とも (ちょっとはやいですが、来年も!) よろしくお願いします。
コミュニティにおけるマイクロソフト社員による発言やコメントは、マイクロソフトの正式な見解またはコメントではありません。