Compatibilidad de las etiquetas de retención Calendario y Tareas en Exchange 2010 SP2 RU4

Artículo original publicado el miércoles, 15 de agosto de 2012

Para asegurar el cumplimiento de los requisitos de la directiva de cumplimiento dentro del entorno de mensajería, los datos de mensajería han de clasificarse y mantenerse durante periodos de tiempo basados en el nivel de clasificación.

En Exchange 2003, el Administrador de buzones proporcionaba un medio para eliminar datos de mensajería, como los objetos de calendario y tarea. La capacidad del Administrador de buzones, en cualquier caso, estaba limitada:

• Pasaba por alto y no eliminaba las citas si estaban etiquetadas como periódicas, independientemente de la fecha de finalización, de la fecha de inicio, de la fecha de envío o de la fecha de última modificación.
• Pasaba por alto y no eliminaba las tareas que no estaban marcadas como completadas.

En Exchange 2007, el Administrador de buzones se reemplazó con la Administración de registros de mensajes (MRM). Carpetas administradas, la capacidad MRM de Exchange 2007, permitía a los clientes aplicar valores de retención a carpetas predeterminadas, como Bandeja de entrada y Elementos eliminados y también implementar carpetas administradas personalizadas. Los usuarios ordenaban así los mensajes colocándolos en distintas carpetas administradas y cada una de ellas tenía un valor de retención diferente. Con respecto a las carpetas Calendario y Tareas:

• Los Elementos de calendario no periódicos expiran según la fecha de finalización. Los elementos de calendario periódicos expiran de acuerdo a la fecha de finalización de la última repetición. Los elementos de calendario periódicos sin fecha de finalización no expiran.
• Tareas no periódicas:
  • Una tarea no periódica expira de acuerdo a la fecha de recepción del mensaje, si existe alguna.
  • Si una tarea no periódica no tiene fecha de recepción del mensaje, expira según la fecha de creación del mensaje.
  • Si una tarea no periódica no tiene fecha de recepción del mensaje ni fecha de creación del mensaje, no expira.
• Las Tareas periódicas expiran según la fecha de finalización de la última repetición. Si una tarea periódica no tiene fecha de finalización, no expira. Una tarea regenerada (que es una tarea periódica que regenera una hora establecida posterior a la finalización de la instancia previa de la tarea) no expira.

Administración de registros de mensajes en Exchange 2010

Exchange 2010 introdujo la Administración de registros de mensajes 2.0 y el marco de la Directiva de retención. Este consiste en etiquetas de retención y directivas de retención. Las etiquetas de retención se utilizan para aplicar valores de retención a mensajes y carpetas. Una directiva de retención es un grupo de etiquetas de retención que puede aplicarse al buzón. El uso de la palabra "retención" en la convención de nomenclatura MRM 2.0 lleva a confusiones. Además de controlar cuándo expiran los elementos del buzón, las etiquetas de retención también pueden utilizarse para controlar cuándo se mueven los elementos al archivo.

Con la versión RTM de Exchange 2010, el SP1 y el SP2 con SP2 RU3, MRM 2.0 no proporciona compatibilidad para asignar etiquetas de retención directamente a los elementos de calendario y tarea o a las carpetas Calendario y Tareas. Muchos de nuestros clientes nos han hecho llegar la necesidad de esta función y, al comparar esta versión con las anteriores de Exchange, la consideran clave.

Al final, los requisitos de cumplimiento deben satisfacerse. El hecho de excluir los elementos de calendario y tarea del marco de la directiva de retención supone que los clientes con directivas de cumplimiento jurídicas y empresariales para la administración de datos no puedan garantizar que se cumplan los requisitos.

Compatibilidad con Calendario y Tareas en Exchange 2010 SP2 RU4 y versiones posteriores

En Exchange 2010 SP2 RU4, se ha agregado compatibilidad para las carpetas Calendario y Tareas para que se ajusten a las Directivas de retención.

Si utiliza o entra en sus planes utilizar las Directivas de retención, esto conlleva implicaciones importantes para el entorno de mensajería.

1. Comenzando con Exchange 2010 SP2 RU4, los administradores pueden crear etiquetas de retención con la línea de comandos para utilizarlas con las carpetas predeterminadas Calendario y Tareas. Las acciones de retención compatibles son: DeleteAndAllowRecovery, PermantlyDelete, MarkAsPastRetentionLimit y MovetoArchive.
2. Las Etiquetas de directiva predeterminadas (DPT) que se utilizan para mover o eliminar elementos se aplicarán ahora a las carpetas Calendario y Tareas.

Cómo expiran los elementos Calendario y Tareas

Los elementos de calendario y tarea son distintos de los elementos de mensaje normales. Cuando se guarda un elemento de calendario o tarea, el elemento se marca con sus propiedades específicas. Para asegurar que no se produzca una colisión (o un conflicto) entre el Asistente para carpetas de buzón (MFA) y la asignación de las propiedades predeterminadas durante un evento de guardado automático, el MFA no procesará las tareas de calendario y tarea inmediatamente. En lugar de eso, retrasará 2 horas el procesamiento de los elementos de calendario y tarea (tomando como referencia la hora de la última modificación del elemento. Si no existe última hora de modificación, toma como referencia la hora de creación).

A diferencia de los elementos de mensaje, los usuarios finales no pueden asignar etiquetas de retención distintas a las carpetas Calendario o Tareas ni a los elementos de calendario y tarea. Dicho de otro modo, las etiquetas de retención Calendario y Tareas solo las controla el administrador.

Para determinar la fecha de inicio de la expiración o para mover al archivo los elementos de calendario de la carpeta Calendario:

1. Los elementos de calendario no periódicos expiran (o se mueven al archivo) según la fecha de finalizacióndel archivo.
2. Los elementos de calendario periódicos expiran (o se mueven al archivo) según la fecha de finalización de la última repetición. Los elementos de calendario periódicos sin fecha de finalización ni expiran ni se mueven al archivo.
3. Si en la carpeta Calendario se encuentra un elemento sin tipo de elemento adecuado, se pasa por alto (porque podría estar dañado).

Para determinar la fecha de inicio de la expiración o para mover al archivo los elementos de tarea de la carpeta Tareas:

1. Tareas no periódicas:
   1. Una tarea no periódica expira (o se mueve al archivo) según la fecha de recepción del mensaje, si existe alguna.
   2. Si una tarea no periódica no tiene fecha de recepción del mensaje (o se mueve al archivo), expira según la fecha de creación del mensaje.
   3. Si una tarea no periódica no tiene fecha de recepción del mensaje ni fecha de creación del mensaje, ni expira ni se mueve al archivo.
2. Las Tareas periódicas expiran (o se mueven al archivo) según la fecha de finalización de la última repetición. Si una tarea periódica no tiene fecha de finalización, no expira (o no se mueve al archivo).
3. Una tarea regenerada(que es una tarea periódica que regenera una hora establecida posterior a la finalización de la instancia previa de la tarea) no expira (o no se mueve al archivo).
4. Si en la carpeta Tareas se encuentra un elemento sin tipo de elemento adecuado, se pasa por alto (porque podría estar dañado).

Antes de implementar Exchange 2010 SP2 RU4

La compatibilidad de Calendario y Tareas en Exchange 2010 SP2 RU4 significa que tendrá que tratar el paquete acumulativo de actualizaciones de manera diferente. Si no utiliza las Directivas de retención o si no le importa que los elementos Calendario y Tarea se muevan al archivo o se eliminen automáticamente según la configuración de la DPT, no es preciso que siga leyendo.

De todos modos, si le preocupa cómo afecta esta nueva función a los elementos de calendario y tarea, puede implementar las siguientes soluciones alternativas temporales:

Si no desea que los elementos Calendario y Tarea expiren nunca, puede deshabilitar la función que se incluye en Exchange 2010 SP2 RU4. Agregue la clave de registro siguiente a los Servidores de correo:

• Ruta: HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MSExchangeMailboxAssistants\Parameters
• Nombre: ELCAssistantCalendarTaskRetentionEnabled
• Tipo: DWORD
• Valor: 0= No procesar carpetas Calendario y Tareas
• Valor: 1 = Procesar (siempre con RU4)

Si desea que las carpetas Calendario y Tareas expiren en un intervalo distinto a las DPT, siga estos pasos:

1. Aplicar la suspensión de la retención a todos los buzones
2. Aplicar Exchange 2010 SP2 RU4 a los Servidores de correo.
3. Crear RPT para las carpetas Calendario y Tareascon los valores de retención deseados.
4. Informar a los usuarios del cambio.
5. Cuando haya terminado, quite la suspensión de la retención de los buzones.

Conclusión

Nos complace haber podido agregar esta ansiada característica al producto. Si tiene preguntas, indíquenoslo.

Ross Smith IV
Jefe principal de programas
Experiencia del usuario de Exchange

Esta entrada de blog es una traducción. Puede encontrar el artículo original en Calendar and Tasks Retention Tag Support in Exchange 2010 SP2 RU4