인스턴스가 충돌하는 되풀이 모임 요청 2: 대리인 기능 활용

최초 문서 게시일: 2012년 1월 24일 화요일

이 주제에 대한 저의 마지막 게시물에서는 리소스 예약 도우미가 되풀이 모임 요청으로 인한 회의실 리소스 일정의 이중 예약을 허용하지 않는다고 설명해 드린 바 있습니다(인스턴스가 충돌하는 되풀이 모임 요청 자동 처리(영문일 수 있음) 참조).

관리자가 이중 예약을 허용하는 경우도 있기 때문에, 이 게시물에서는 두 가지 해결 방법에 대해 좀 더 자세히 설명하겠습니다. 또한 이전에는 언급한 적이 없었던 세 번째 옵션에 대해서도 말씀드리겠습니다.

1) 이중 예약을 위해 되풀이되지 않는 추가 작업 모임 요청 보내기

모임 되풀이 항목이 수락되면 개별 충돌 알림 전자 메일이 되풀이 항목 수락 전자 메일과 함께 이끌이에게 발송됩니다. 그러면 이끌이는 인스턴스 거절 전자 메일을 참조하여 첫 번째 해결 방법을 수행할 수 있습니다. 즉, 거절된 각 인스턴스에 대해 원하는 회의실 리소스를 이중 예약하기 위한 되풀이되지 않는 모임 요청을 추가로 보냅니다.

이 방법은 번거롭기는 하지만 리소스를 이중 예약하는 경우와 그렇지 않은 경우를 상세하게 제어할 수 있습니다.

반면 관리자가 두 번째 해결 방법에 따라 리소스 예약 도우미가 아닌 신뢰할 수 있는 대리인에게 제어권을 제공한다고 가정해 보겠습니다. 대리인은 자체적인 판단에 따라 전체 되풀이 모임 항목을 수락함으로써 충돌하는 모든 되풀이 모임을 이중 예약하도록 허용할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 대리인은 되풀이 항목을 수락하면서 원하는 충돌 인스턴스는 선택적으로 거절할 수도 있는데, 도우미는 이러한 작업을 수행할 수 없습니다. 그러면 대리인이 이러한 작업을 어떻게 수행할 수 있는지를 살펴보겠습니다.

2) 대리인의 리소스 이중 예약 허용

대리인이 되풀이 모임 요청 인스턴스 충돌 해결 과정을 제어해야 하도록 리소스 사서함에 대해 요청 정책을 구성할 수 있습니다. 그러면 대리인은 이러한 제어권을 어떻게 활용할 수 있을까요? 그리고 충돌 해결 프로세스와 대리인이 프로세스를 수행할 때 사용할 수 있는 도구는 어떤 것일까요? 이러한 작업을 위한 매우 유용한 기능이 Outlook 2010에서 제공됩니다.

예제를 통해 해당 과정을 살펴보겠습니다. Howard라는 대리인이 관리하는 Green Room이라는 회의실 리소스가 있다고 가정해 보겠습니다. Green Room에 대해 모임 요청이 수신되면 Howard는 회의실 일정에서 해당 요청을 수락합니다. 아래 그림과 같이 현재 수요일 오후 2시와 다음 목요일 오후 3에 모임이 예약되어 있습니다.

회의실 리소스에 대한 정보가 여러 받는 사람에게 전송되어 Green Room에 대한 새 되풀이 모임 요청이 수신됩니다. 회의실 요청 정책에 따라 Howard는 모든 모임 요청을 수락해야 하므로 새 요청이 Howard에게 전달됩니다. 아래 그림과 같이 화~목요일 오후 2시 30분~3시 30분에 4개 인스턴스에 대해 되풀이 모임 요청이 있습니다. Outlook에서는 이 4개 인스턴스 중 2개가 기존 약속과 충돌함을 표시합니다(노란색 강조 표시 및 일정 미리 보기(Calendar Preview) 아래의 메시지).

Howard는 전체 되풀이 항목을 수락하고 이중 예약을 허용하려는 경우 모든 요청을 수락하면 됩니다. 반면 충돌하는 항목 하나를 거절하고 다른 항목은 허용하려는 경우에는 "충돌: 2(Conflicts: 2)" 옆의 화살표를 클릭하고 충돌 항목이 기존 약속과 겹치는 각 일정 영역의 미리 보기를 확인할 수 있습니다.

이렇게 하면 첫 번째 충돌 항목은 수요일 오후 2시의 카탈로그 검토(Catalog Review) 모임임을 확인할 수 있습니다.

두 번째 충돌 항목은 목요일의 영업 프레젠테이션(Sales Presentation) 모임입니다.

Howard가 목요일에는 이중 예약을 거절하고 수요일에는 충돌하는 항목을 예약할 수 있도록 한다고 가정하겠습니다. 이 경우 목요일 인스턴스를 거절하려면 전달된 모임 요청의 일정 미리 보기(Calendar Preview) 섹션에 있는 항목을 두 번 클릭하면 됩니다.

그러면 Green Room 일정에서 해당 시간의 보기가 열립니다. Howard는 이 보기에서 거절할 인스턴스를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 거절(Decline) 메뉴 항목으로 이동한 후에 해당 항목만 거절하는 옵션을 선택하면 됩니다.

거절할 인스턴스와 허용할 인스턴스를 결정한 후에는 원래 전달된 모임 요청으로 돌아가서 해당 항목을 수락하면 됩니다. 그러면 나머지 모든 인스턴스가 수락되고 수동으로 거절한 인스턴스는 거절 상태로 유지됩니다.

즉, 이 영역의 대리인 기능을 요약하자면 Outlook 2010에서 제공되는 충돌 알림을 활용하여 개별 되풀이 모임 요청 항목을 빠르게 거절하거나 수락할 수 있습니다.

3) 세부 정보는 변경하지 않고 되풀이 항목 업데이트 보내기

되풀이 모임 요청으로 인한 리소스 예약 도우미의 회의실 이중 예약 거부 문제를 해결하는 것으로 알려진 세 번째 방법이 있습니다. 동료인 Patriciu Seliceanu를 통해 저에게 전달된 고객 피드백 덕분에 모임 이끌이가 세부 정보는 변경하지 않고 되풀이 모임 업데이트를 보낼 수 있다는 사실을 알 수 있었습니다. 이렇게 하면 이전에 거절된 충돌 인스턴스가 수락됩니다. 물론 이 해결 방법을 사용하려면 단일 인스턴스 모임 요청에 대해 충돌이 허용되어야 하는데, 이는 일정 처리 설정에 대해 AllowConflicts 특성이 "True"로 설정되므로 기본적으로 사용하도록 설정됩니다.

되풀이 모임 업데이트가 작동하는 이유는 각 받는 사람이 또 다른 되풀이 모임 요청을 받는 것이 아니라 개별 인스턴스에 대한 업데이트 모임 요청(실제로 변경되는 사항은 없음)을 받기 때문입니다. Exchange에서는 위의 문제 해결 방법 1에서 보내는 것과 같은 단일 인스턴스 모임 요청과 거의 동일한 방식으로 업데이트를 받으므로, 업데이트된 각 인스턴스에 대한 이중 예약이 허용됩니다. 이 방법을 사용하는 경우 충돌 항목의 수가 많고 모든 충돌 항목을 이중 예약해야 한다고 가정할 때 위 목록의 1번 항목에서 수행해야 하는 단계에 비해 작업이 약간 줄어들 수 있습니다.

결론적으로, 리소스 예약 도우미에 기본적으로 적용되어 있어 되풀이 모임 요청이 리소스 사서함을 이중 예약하지 못하도록 하는 보안 메커니즘은 여러 가지 방법을 통해 우회할 수 있습니다. 그 중에서도 가장 강력하고 유용한 방법은 Outlook 2010 및 Exchange 2010의 효율적인 대리인 기능을 활용하는 것입니다. 대부분의 경우에는 기본 동작을 사용하면 되므로 사용자가 별도로 수행할 작업에 대해 고민할 필요가 없습니다.

게시물 작성 과정에서 지원과 조언을 해 준 Tom Kern과 세 번째 방법을 알려 준 Patriciu Seliceanu에게 감사의 인사를 전합니다.

Jesse Tedoff

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates를 참조하십시오.