就地封存
英文原文已於 2012 年 9 月 26 日星期三發佈
Exchange 提供的就地封存功能是考量到許多組織需求的新典範。技術觀念上的轉變會產生各種問題。有些是信任問題，而其他則是技術問題。我們希望能回答許多問題並幫助您探索 Exchange 封存功能可為您達成的一些更進階的企業與法務遵循需求。
人員使用電子郵件封存以協助達到其法務遵循、資料管理及 eDiscovery 需求已有十年以上。組織習慣將資料搬運到個別的存放庫 (內部作業或協力廠商服務)，然後說遵循法務規定的東西就「在那裡」。這通常是由 Exchange 上執行的日誌代理程式來執行，以擷取傳輸郵件。不幸的是，今日企業的營運方式和十年前大為不同。Exchange 中有價值的資訊不只是電子郵件，其也可以是行事曆項目、連絡人、工作、RSS 摘要等等。光是記錄Exchange 資料的日誌無法應付組織所需，而且我們利用 Exchange Server 2010 與 Exchange Online 所做的設定即將改變模式 (可能為英文網頁)。採用新的就地處理功能，我們得以擴充法務遵循平台的功能，同時簡化使用者與系統管理經驗。
說到法務遵循，最重要的就是要確定資料未經竄改且可以擷取未經修改的版本。在過去，組織使用「單寫多讀」(WORM) 儲存裝置。不幸的是，寫入這類的媒體有其缺點。儲存媒體可能會遺失、故障或留存到需要之時。其也會在系統管理程序上帶來難題。媒體需要加以歸類並定期銷毀。使用 Exchange，組織就可以充分利用就地保留 (之前稱為訴訟或法律保留)，輕鬆地擷取相關的資料。這無需 IT 部門的參與就能做到，您可以完全委派給您的法務遵循或 HR 人員負責。所有變更與編輯都會予以擷取，而內容則保持原封不動 (可能為英文網頁)。使用資料庫可用性群組技術，還可以擴充以確定您有多份資料副本 – 進一步確保資料可在您需要時取得。
在組織中管理大量電子郵件資料通常需要規劃周詳。一開始是為了卸下 Exchange 的負擔，才想將資料放在個別的存放庫。不過，資訊工作者希望不只可以快速輕鬆地存取最近的項目，還要能存取他們的所有電子郵件。這些使用者與管理員需要學習新的介面與管理工具，這表示需要更多訓練、成本更高並失去產能。除此之外，管理這些協力廠商應用程式通常很昂貴。透過 Exchange，就地封存 (之前稱為個人封存或 Online 封存) 可以儲存此資料，並利用 Microsoft Outlook 與 Outlook Web App (使用者每天會使用的工具) 來存取。使用 Exchange 也可以提供彈性。組織可以選擇將此資料保留在內部部署或在雲端。組織甚至能夠使用 Exchange Online 封存 (可能為英文網頁) (EOA) 只在雲端保留其就地封存。
組織需要快速回應 eDiscovery 要求。使用 Exchange 可利用一組完全整合的工作集，用以就地保留和探索資料。組織所需的所有工具均已內建在使用者使用的工具中。Exchange 中的就地保留除了使用簡易，還有一些極佳的優點。對使用者而言，其完全透明或是可收到通知。再者，項目處於保留時會擷取一切事項 (可能為英文網頁) - 編輯、刪除及與項目關聯的中繼資料，包括資料夾階層。一些組織在最短的期間內至少需要原封不動地保留一切事項 (不論是 30 天、7 年或更久)。為了滿足上述需求，Exchange 提供稱為輪流保留或以時間為主的就地保留。組織若不知道需要保留多久，可以將就地保留設定為不會到期 – 以無限期保留項目。
使用 Exchange，委派的人員可以搜尋存在大部分組織中的大量通訊資料。eDiscovery 光是使用 Exchange 就可以完成，不需要任何其他工具 – 您可以從單一位置搜尋在內部部署、Exchange Online 或混合兩者的信箱。使用便於使用網頁介面，或者 (技術較精湛的人員可) 透過 PowerShell 來完成搜尋。對使用者顯示這些查詢結果 – 以便他們視需要加以微調。對於特定使用者行為需要更高可見度的組織，可以使用 Exchange 中的監督功能來分析傳送前與傳送後的資料。為了確保電子郵件在送達其目的地之前可符合法規要求，可將特定電子郵件內容路由傳送給監督人、人力資源或法務人員仲裁，以允許接受或拒絕。在傳送後，有些組織需要確保使用者並未違反內部或法規需求。對於那些組織，可以使用 eDiscovery 功能搜尋使用者電子郵件的內容。此外，如果需要隨機取樣，您可以執行隨機取樣工具 (可能為英文網頁) 來提取一定比例的電子郵件進行檢閱。
從協力廠商封存解決方案將 GB、TB 或更多的資料移轉至 Exchange 似乎前景黯淡。幸好，有數種方法可以從舊版解決方案中取得資料來匯入 Exchange。首先，您可以將內容還原至信箱 (例如，Exchange Server 2003/2007)，然後將其移轉至 Exchange Server 2010 或 Exchange Online。在此程序中，您將需要確保您有足夠的差異儲存空間可管理swing 狀態。第二種方法是將協力廠商封存資料匯出為 .PST 檔。接著，您可以使用像是 PST 擷取與 new-mailboximportrequest 等的 Exchange 工具，將 .PST 檔匯入使用者的就地封存。第三種方法是使用 Microsoft 合作夥伴中的解決方案直接從協力廠商封存移轉至 Exchange 中的就地封存。
春季大掃除部落格文章中還有更多豐富的文件：https://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx (可能為英文網頁)
Ankur Kothari
這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 In-Place Archiving