阻止对 Exchange 2010 默认文件夹中的项目进行存档
原文发布于 2011 年 8 月 5 日(星期五)
在 Exchange 2010 中,您可以使用“保留策略”来管理消息保留。“保留策略”由删除标记(即具有“删除但允许恢复”或“永久删除”操作的保留标记)或存档标记(即具有“移动到存档”操作的保留标记,这些标记可将项目移动到用户的存档邮箱中)组成。
根据保留标记应用到邮箱项目的方式,将这些标记分为以下三类:
- 默认策略标记 (DPT),适用于邮箱中的未标记项 – 未标记项是指不直接应用保留标记或从父文件夹中继承的项目。您可以创建以下三种 DPT:存档 DPT、删除 DPT 和语音邮件 DPT。
- 保留策略标记 (RPT),是指具有删除 操作的为默认文件夹(如“收件箱”和“已删除邮件”)创建的保留标记。并非支持所有默认文件夹。您可以在了解保留标记和保留策略中找到一个表,其中显示了 RPT支持的默认文件夹。特别指出,日历、任务和联系人文件夹都不受支持。
- 个人标记,指用户可应用于 Outlook 2010 和 Outlook Web App 中的项目和文件夹的保留标记。个人标记可以是删除标记,也可以是存档标记。此类标记位于 Outlook 2010 和 OWA 的界面上,与保留策略和存档策略一样。
要部署保留标记,应先将这些标记添加到保留策略中,然后将该策略应用到邮箱用户。
在 Exchange 2010 SP1 中,我们添加了对“便笺”文件夹的支持。在 Exchange 2010 RTM 中,无法处理“便笺”文件夹中的项目。升级到 SP1 后,如果用户的保留策略没有为“便笺”文件夹提供 RPT,则用户策略中的 DPT 将应用于该文件夹中的项目。
在现有部署中,您的用户可能不习惯于移动或删除他们的便笺。
要阻止将 DPT 应用于默认文件夹,您可以为该文件夹创建一个禁用的 RPT(或禁用该文件夹的任何现有 RPT)。托管文件夹助理是处理邮箱项目并应用保留策略的邮箱助理,它不会应用已禁用标记的保留操作。由于项目/文件夹仍带有标记,因此不会将其视为未加标记,并且不会对其应用 DPT。
图 1: 为默认的“便笺”文件夹创建禁用保留策略标记,以阻止默认策略标记应用于该文件夹中的项目
注意:您可以为任何受支持的默认文件夹创建 RPT。
为什么“便笺”文件夹中的项目仍被存档?
如果您为“便笺”文件夹创建禁用的 RPT,您会看到该文件夹中的项目未被删除,但会继续将这些项目移动到存档!为什么会出现这种情况?怎样做才能阻止存档?
您需要了解以下重要信息:
- 保留策略可使用 DPT 来存档项目,并使用 DPT 来删除项目。两种操作均适用于未加标记的项目。
- 移动和删除这两种操作相互 独立 。邮箱文件夹和邮件可以同时应用两种标记,即存档标记和删除标记。并非只能应用一种。
- 如果您为“便笺”文件夹创建禁用的 RPT 以阻止删除项目,则该邮箱的存档 DPT 仍适用并移动项目。
- 对于存档,管理员只能强制执行一个存档策略,即具有“移动到存档”操作的 DPT。您不能创建具有“移动到存档”操作的 RPT。这不包括使用禁用的 RPT 方法来阻止项目被移动。
- 用户可以对文件夹或邮件应用个人标记,以便早于或晚于该邮箱的默认存档策略移动项目。
您怎样才能阻止默认文件夹内的项目被存档?
除了从保留策略中移除存档 DPT 外,没有任何管控方法能够实现此目的。但是,移除存档 DPT 会导致邮件不会自动移动到存档,除非用户对邮件或文件夹应用个人标记。
解决方法是让用户对默认文件夹应用“个人文件夹从不移动到存档”个人标记(在 Outlook/OWA 中的“存档策略”下显示为“从不”)。此标记包含在 Exchange 安装程序创建的默认存档和保留策略中。您也可以将此标记添加到您创建的任何保留策略中。
图 2:用户可以对默认文件夹应用“从不”存档策略,以阻止该文件夹中的项目被存档
注意:您不能使用 Outlook 2010 对“便笺”默认文件夹或个人便笺项应用存档策略。想要对该文件夹应用存档策略的用户必须使用 OWA。
这是一篇本地化的博客文章。请访问 Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010 以查看原文