Sådan tæmmer virksomheden forbrugerstyret it

Forbrugerstyret it. Consumerization of IT. BYOD. Fænomenet er gået fra hype til realitet, og virksomhederne er nødt til at forholde sig til det! Medarbejderne ønsker i dag adgang til arbejdsrelaterede data, forretningsapplikationer og viden – uafhængig af tid, sted og enhed. En nylig undersøgelse, som Vanson Bourne har lavet for Microsoft, viser at 88 procent af de danske arbejdspladser tilbyder medarbejderne fleksibilitet. Scenariet om forbrugerstyret it kan give nogle CIO’er grå hår. Men nogle gange er det bedste forsvar et angreb.

Udfordringen for CIO’en er, at mangfoldigheden af enheder og steder at arbejde. Det betyder, at it-infrastrukturen ændres udefra. Derfor må CIO’en ændre politikker og indføre forandringer, som uden gode management-værktøjer kan risikere at kompromittere sikkerheden eller virksomhedens intellektuelle rettigheder. It-afdelingen skal medvirke til at forbedre produktiviteten, øge medarbejdertilfredsheden, og på samme tid beskytte virksomhedens følsomme og vitale data.

Forbrugerne har magten

Slaget mellem medarbejder og it-afdelingen er ikke ny. Siden opfindelsen af hjemmecomputeren har medarbejdere forsøgt at omgå policies og ønsket at arbejde fleksibelt. Medarbejderne finder altid vej til fleksibiliteten, hvad enten det er via USB-stik eller via cloud-tjenester til fildeling mellem enheder og brugere. Analysebureauet Gartner kalder fænomenet skygge it (Shadow IT) og peger på de ikke helt ubetydelige sikkerhedsrisici, som er forbundet med at brugerne tager magten i egen hånd. Produktchef for Windows i Microsoft, René Giese, fortæller:

”Arbejde er ikke længere et sted. Det er en opgave. Det nytter derfor ikke noget at være formynderisk eller diktatorisk. Virksomheden skal i stedet imødekomme tendensen og finde en fornuftig balance, hvor medarbejderen inden for de rette rammer kan træffe de valg som bedst imødekommer deres personlige arbejdsbehov. CIO’er skal minimere afstanden mellem it-interesser og medarbejdere.”

Slaget om forbrugerstyret it fra CIO’ens synspunkt handler derfor ikke kun om hvilke enheder, en virksomhed tillader, men i højere grad om principperne for håndteringen af f.eks. adgang til firmanetværket, sikkerhed omkring data, administration af enhederne, installation af programmer og applikationer, reparation osv. I dag handler det om at tilpasse virksomhedens teknologi til medarbejdernes individuelle behov og balancere virksomhedens ønske om produktivitet og tilgængelighed med sikkerhed og risiko. René Giese peger på, at virksomheder i princippet har fire valgmuligheder til bedst at imødekomme forbrugerstyret it.

1. Virksomheden kan vælge en ”Here’s your own”-politik, som tillader, at medarbejderen får én enhed at arbejde på – stillet til rådighed af virksomheden. Brugeren er tryg, alt er centralt administreret og styret, og enheden opfylder de basale behov for alle og kan nemt skiftes ud.
2. En anden mulighed er ”Choose your own”. Her har virksomheden valgt et antal forskellige enheder, som opfylder forskellige behov og design alt efter medarbejder og job. Medarbejderne vil typisk kunne installere valgfri programmer og apps til personlig brug. Fleksibiliteten er højere, og it-miljøet er mere komplekst, men virksomheden er stadig i kontrol.
3. ”Bring your own” er en politik, hvor medarbejderen selv kan medbringe en enhed. Alt efter enhed kan it-afdelingen så stille udvalgte data og applikationer til rådighed. Virksomheden vil typisk have en politik for og processer for håndtering af de data, som lagres på enhederne.
4. Endelig kan medarbejderen være ”On your own”. Her medbringer medarbejderen en vilkårlig enhed, som han eller hun arbejder bedst på. Virksomheden kan her kun stille det mest basale til rådighed. Simpelthen fordi it-afdelingen ikke afsætter ressourcer til at have styr på alle enheder i verden.

”Mit råd er at lade være med at kontrollere det, som ikke kan kontrolleres. Man når længere ved at imødekomme og acceptere, frem for at modarbejde. Virksomhederne skal tilbyde brugerne mobilitet og give dem en personlig it-oplevelse og så have en infrastruktur, som indeholder administration og sikkerhed,” siger René Giese og tilføjer:

”Uanset hvilken tilgang, men vælger, vil virksomheden altid skulle udlåne en enhed eller hjælpe med reparationen, hvis medarbejderens enhed ikke virker eller går tabt. Det gælder også, selvom man vælger Bring your own eller On Your Own.”

CIO’en er forandringsagent – ikke supporter

Virksomheden kan fx benytte værktøjer som System Center Configuration Manager og Windows Intune i virksomhedens it-miljø til håndtering af enheder. Dermed får virksomheden en kombination af værktøjer til rådighed, som gør det nemt at udarbejde, tilpasse og håndhæve politikker til alle enheder, både dem inden for og uden for firmadomænet, på tværs af alle gængse platforme, og som bedst imødekommer de individuelle behov.

”Hvilke medarbejdere har virksomheden? Hvilke opgaver skal løses? Hvilke data skal medarbejderne have adgang til? Med svarene på de spørgsmål, må it-afdelingen se på styringen. Dagens CIO er derfor mere forandringsagent end it-supporter. En CIO skal være i front og forstå, hvordan forbrugerstyret it gør medarbejderen og dermed virksomheden mere produktiv,” slutter René Giese.

For mere information om forbrugerstyret it kontakt da produktchef René Giese, reneg@microsoft.com