Freigeben über

Mail aus Outlook verzögert senden

  • Artikel

Ein Problem, das meiner Arbeitsweise geschuldet ist, durchzieht mein gesamtes Berufsleben. Ich war schon immer eher der Tastatur-Fan und weniger “Mausschubser”, daher nutze ich eine Reihe von Tastaturkürzeln bei der Bedienung von Computern. Wenn andere neue Akkus für ihr Notebook brauchen, brauche ich in der Regel eine neue Tastatur, weil die alte durchgeschrieben ist. Das geht so weit, dass mein ehemaliger Büronachbar allein anhand meiner Tippfrequenz und Tastaturanschlagsintensität blind wusste, woran ich gerade arbeite.

Einen nicht kleinen Teil meiner täglichen Arbeitszeit verbringe ich beim Bearbeiten und Beantworten von E-Mails. Das Tool der Wahl für ich ist hier Microsoft Outlook. Wenn ich eine Mail fertiggestellt habe, drücke ich STRG + EINGABETASTE zum schnellen Versenden der E-Mail.

Was mir Arbeit und Mauswege spart, hat aber oft einen Haken: Gerade beim Versenden der Mail stellt man einen Tippfehler fest. Oder man hat einen wichtigen Punkt vergessen. Den Ansprechpartner falsch geschrieben. In der Betreffzeile steht noch etwas von einer Mail an einen anderen Adressaten, weil man eine alte Mail als Vorlage recycled hat. Es ist dann einfach zu spät, die Routine im Kopf aufzuhalten. Man drückt die Tasten automatisch, obwohl die Stimme im Kopf ‘HAAALT!’ ruft. Frei nach Murphy’s Law: Je gravierender der Fehler, desto eher merkt man es erst kurz nach dem Versenden der Mail.

Das Zurückrufen von Mails funktioniert nur für interne Mails recht leidlich – externe kann man nicht mehr aufhalten. Es hilft auch weder das brutalstmöglich schnelle Rausreißen des LAN-Kabels, noch das Abschalten der WLAN-Verbindung (bei mir über die Tastenkombination FN + F12) oder der Wechsel auf den SENDEN/EMPFANGEN-Tag, um ‘Offline arbeiten’ einzuschalten. Die Outlook-Client-Exchange-Server-Kombination überträgt schon Teile der Mail an den Server, solange man noch darin tippt, damit beim Senden dann die Mail samt Anhang schnellstmöglich raus gehen kann. Man ist einfach zu langsam für die heutige Technik.

Deswegen nutze ich seit geraumer Zeit die Möglichkeit, in Outlook einfach alle ausgehenden Mails für eine definierte Zeitspanne verzögert zu senden. Dazu richtet man einfach eine neue Regel in Outlook ein, die sich auf alle zu sendenden Nachrichten bezieht:

image

Bedingungen braucht man keine auswählen. Dann bezieht sich die Regel auf alle Nachrichten, die man sendet:

image

Nun nur noch die Anzahl der Minuten einstellen, die Outlook warten soll. Ich habe ganz gute Erfahrungen mit 2 Minuten gemacht. Eine Minute allein ist manchmal zu kurz und außerdem wäre der Screenshot nicht so schön, weil der Text ’Minuten’ wohl hardkodiert ist:

image

Ausnahmen brauchen wir keine. Zum Schluss gibt man dem Kind noch einen Namen. Sollte man mehrere Konten (privat, geschäftlich, etc.) in Outlook eingebunden haben, kann man die Regel auch für alle Konten erstellen lassen:

image

Damit hat man einfach mehr Zeit, die ausgehende Mail im Postausgangsordner nachträglich noch einmal anpassen (oder auch aufhalten) zu können.

Have fun!
Daniel

Comments

  • Anonymous
    January 01, 2003
    The comment has been removed

  • Anonymous
    December 18, 2013
    sehr cool! danke

  • Anonymous
    December 23, 2013
    The comment has been removed

  • Anonymous
    January 14, 2014
    Wie geht das denn bei MAC? Dort gibts diese Ansicht nicht!

  • Anonymous
    January 14, 2014
    Ich habe leider keinen Mac hier, daher kann ich selbst nicht nachschauen. Hier findest Du Informationen, wie man Regeln in Outlook für den Mac einrichtet: http://office.microsoft.com/de-de/erstellen-einer-regel-HA102928274.aspx. Ob da die gleichen Optionen möglich sind, weiß ich aber nicht.

  • Anonymous
    January 29, 2015
    Ich hatte diese Regel auch mal eingestellt. Das Problem ist nur, ich habe eine Mail in der Warteschleife und muss das System herunterfahren. Dann muss ich von Hand die Mails ändern und verschicken. Dadurch ist mir schon der eine oder ander Bus durch die Lappen gegangen.

  • Anonymous
    February 08, 2015
    Hallo Daniel

    Kann ich die Voreinstellung (ist auf 17.00 Uhr eingestellt) wenn ich unter eMail – Optionen – Übermittlung verzögern
    das Häkchen setze unter "Übermittlung verzögern bis" irgendwo ändern (z.B. auf 07.00 Uhr).

  • Anonymous
    February 28, 2015
    Guter Tipp; angewendet.

  • Anonymous
    August 19, 2015
    danke für den Tipp.

  • Anonymous
    May 02, 2016
    The comment has been removed