Seminar om University College Nordjyllands rejse fra eget datacenter til skyen
Kom til Lyngby nord for København den 13. september 2017 kl. 09.30 - 13.30 - Her fortæller University College Nordjylland åbent og ligefremt om deres erfaringer i egen IT organisation omkring cloud - om tankerne bag, tankerne før og erfaringerne efter.
Microsoft inviterer kunder og partnere til seminar om UCN's rejse fra et driftsmiljø, til en forretnings-orientereret tilgang, hvor vi sammen vil gennemgå erfaringer og muligheder ved at flytte et datacenter i skyen. Derudover vil der blive sat fokus på sikkerhed og compliance med blandt andet en status på EU's Persondataforordning.
Læs agendaen her og tilmeld dig det gratis arrangement
Selve UCN historien kan du læse herunder:
“UCN vinker farvel til driftsfælden og lægger alt i skyen”
Den it-ansvarlige på UCN hævder, at han har sovet godt hver nat i overgangen fra traditionel datacenterdrift til en cloud-baseret hverdag. I dag kan han konstatere, at UCN har øget it-agiliteten, konverteret driftsudgifter til forretningsudvikling og fået mere tilfredse brugere.
Da René Storgaard Madsen tiltrådte stillingen som it- og digitaliseringschef på uddannelsesinstitutionen UCN i 2014, fik driften af det interne datacenter et 10.000 km-eftersyn. Analysen viste, at der var behov for en gennemgribende forandring af den måde, it skulle levere services til uddannelserne og administrationerne i UCN. Med årene havde UCN egenhændigt bygget en ganske stor og kompleks infrastruktur op, og det var efterhånden så svært at holde sammen på det hele, at situationen var blevet uholdbar.
Medarbejderne i driftsafdelingen brugte primært tid på at løse akutte problemer og på at holde sig opdateret på de mange systemer og teknologier, der var opbygget. Alt imens var brugertilfredsheden med it-afdelingen og it-tjenesterne dalet til et uacceptabelt niveau, fordi der konstant var problemer med langsomme reaktionstider og dårlig performance.
“Vi var blevet fanget i det, jeg kalder driftsfælden,” fortæller René Storgaard Madsen. “Vi havde så meget, vi skulle holde liv i, at vi havde svært ved at tage nye ting ind. Hver gang forretningen havde et ønske, krævede det, at vi vendte os væk fra basisdriften, og på den måde eksponerede vi os selv for eksempelvis sikkerhedstrusler og lange leveringstider. Det betød, at vi fik en defensiv tilgang til it. Vores svar på henvendelser var som regel, det kan ikke lade sig gøre, det er for risikabelt, det er for kompliceret osv.”
Får mere for pengene
I 2015 udarbejdede UCN derfor en sourcing-strategi, som kort fortalt gik ud på, at det, der kunne lægges i skyen, skulle lægges i skyen. Derefter påbegyndte de en gradvis afvikling af deres datacenter, og i dag er stort set alle projekter succesfuldt gennemført. Det betyder, at UCN har fået en meget mere agil, økonomisk og stabil it-drift. Nye tjenester bliver leveret og opdateret i et tempo, så medarbejderne kun skal koncentrere sig om at følge med. Selvom det aldrig har været tænkt som en spareøvelse – snarere tværtimod – har cloud-projektet resulteret i en positiv business case på datacenterdriften på bare 12 måneder. Og vigtigst af alt så er brugertilfredsheden med UCN’s it-ydelser gået op som følge af mere stabile og højt ydende tjenester.
“Samlet set er it-afdelingens omkostninger konverteret fra driftsudgifter til udviklingsudgifter. Så vores cloud-strategi har ikke gjort det billigere for os at være it-afdeling. Vi får bare mere for pengene,” siger René Storgaard Madsen og tilføjer:
“Jeg har flere gange måtte høre for, at det var en risikabel affære, vi kastede os ud i. Men det er jeg simpelthen ikke enig i. Produkterne og cloud-markedet har i dag nået et så højt modenhedsniveau, at jeg har haft ro i maven hele vejen gennem processen. Jeg har aldrig været i tvivl om, at det var den rigtige beslutning.”
Radikalt anderledes hverdag
Blandt de centrale læringer fra projektet lægger René Storgaard Madsen vægt på opbakningen fra det interne team, der var med til at slukke for kontakterne i UCNs datacenter. Ret hurtigt i processen var der medarbejdere, der sagde op, fordi de fortsat gerne ville arbejde med klassisk datacenterdrift. Fire ud af otte driftsfolk forlod således UCN og er ikke siden blevet erstattet. Men blandt de tilbageværende medarbejdere har der været en stor lyst til at kaste sig ud i nye arbejdsopgaver og redefinere sin egen værdi for organisationen. Og der har virkelig været tale om en ny hverdag, fortæller René Storgaard Madsen.
“Der er stadig reminiscenser tilbage fra fortiden med lidt support og lidt klassisk drift, men overordnet er medarbejderne gået fra at være producerende til at være styrende. De håndterer i dag leverandører og sørger for, at integration mellem de forskellige løsninger spiller godt sammen.”
Cloud-projektet har også budt på et opgør med måden, der bliver tænkt og leveret it på blandt brugerne.
“Tidligere kunne vi godt levere skræddersyede løsninger til de enkelte uddannelser, men den tid er nu endegyldigt forbi. I dag leverer vi kun globalt standardiserede grundtjenester såsom Office 365. Det er ubetinget positivt set ud fra et koncernperspektiv, fordi det er med til at effektivisere forretningen. Men det har givet lidt uro blandt underviserne, og det skal man være klar til at tackle,” siger René Storgaard Madsen.
Næsten halvdelen af UCNs servere skrottet
Før cloud-strategien blev implementeret, havde UCN ca. 200 servere, der snurrede i eget datacenter. I dag er 40 servere forsvundet i overgangen til en SaaS-first-strategi. Ca. 60 servere er lagt i Microsoft Azure som et led i en IaaS-strategi. 12 servere er konverteret til ASP-services. Og så er hele 90 servere interessant nok blevet skrottet.
“Gennem oprydning og konsolidering viste de sig at være ligegyldige. Det har resulteret i en ikke ubetydelig økonomisk gevinst,” siger René Storgaard Madsen.
“Når man driver eget datacenter, er man ikke altid skarp på, hvilke servere man har installeret. Det betyder, at man får en masse tjenester, man ikke rigtigt kan gøre rede for. Ved at gå i skyen er vi blevet hysterisk opmærksomme på, hvad vi lægger op, fordi det koster os penge hver gang.”
Mere forretningsorienteret tilgang
Når alt kommer til alt, bliver it-afdelingen i UCN ikke målt på visionære tanker eller modet til at slukke for datacenteret. De bliver målt på den værdi, de skaber for de studerende, underviserne og administrationen på UCN.
“Vores nye strategi har betydet, at vi har kunnet vende os mod forretningen og spørge, hvad de godt kunne tænke sig. Det står i skarp kontrast til tidligere, hvor vi hele tiden løb rundt med skumslukkeren,” slutter René Storgaard Madsen.
FAKTA
It-afdelingen på UCN servicerer ca. 900 ansatte, 10.000 studerende og 9.000 kursister på tværs af seks lokationer. UCN har lagt centrale dele af infrastrukturen i Azure og anvender Office 365 til studerende, undervisere og personale.
Professionshøjskolen University College Nordjylland (UCN) arbejder med uddannelse, forskning, udvikling og innovation indenfor business, pædagogik, sundhed og teknologi.
