Dynamics CRM 2015 Outlook 同期に関するホワイトペーパー その 1
みなさん、こんにちは。
Dynamics CRM for Outlook (以下、Outlook クライアント) の同期に関するホワイトペーパーが
公開されました。 今回から 3 回に分けて紹介して行きます。
Microsoft Dynamics CRM: How it works documentation:
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48718
概要
このホワイトペーパーは、主に Dynamics CRM とOutlook クライアントが同期した場合、
CRM データベース、Outlook クライアントの Offline 用データベースと Exchange Server や
POP3 サーバーの間でどのような同期処理が行われているか記載されています。
- Outlook 同期の概要
- シナリオと同期ルール
- Dynamics CRM 2013 / 2015 における同期
今回は、概要とシナリオ、同期ルールからクライアントの種類について紹介します。
Outlook 同期の概要
Outlook クライアントの同期を知るうえで知っておくべき要素が 3 つあります。
- 同期される情報
Outlook フォルダーに CRM 上の取引先担当者、タスク、予定、電子メールを同期することが出来る。
- サーバー側同期で同期
Dynamics CRM 2013 から提供されたサーバー側同期を利用することで、CRM サーバーのみで
メールシステムと連携することができる。
- オンライン、オフライン同期が可能
オフライン同期は、CRM から Outlook クライアントへのデータの複製を管理する。
オンライン同期は、Outlook クライアントが再接続した際に、Outlook クライアントで変更した
データの複製を管理する。
シナリオと同期ルール
Outlook クライアントでは、ユーザーが明示的に同期を実行する手動同期と、
バックグラウンドで定期的に実行される自動同期があります。
クライアントの種類
Outlook クライアントは、複数台で利用している場合、1 台のコンピューターが
プライマリとして設定され、それ以外はセカンダリとみなされます。
プライマリクライアント
プライマリクライアントとなるコンピューターは以下通りです。
1. 1 台で利用している場合、Outlook クライアントが実行されているコンピューター
2. 2 台以上で利用している場合、最初に Outlook クライアントを展開したコンピューター
3. 2 台以上で利用している場合、明示的に同期クライアントとして設定したコンピューター
代理人
CRM の他のユーザーが代わりに電子メールを送信できるようにしている場合、代理人により
変更された操作は、すぐに CRM に同期されずプライマリクライアントを経由して同期されます。
具体的には、代理人の Outlook で変更した操作は、メールシステムへ反映されます。
その後、メールシステムよりプライマリクライアントへその変更が
反映され、プライマリクライアントの同期により CRM へ反映されます。
すでに追跡されているアイテムを変更した場合
新たにアイテムを追跡した場合
- プライマリクライアントがオフラインの場合、プライマリクライアントがオンラインになり
次の同期が実行されたタイミングで CRM に反映される
- 潜在顧客、取引先企業、活動、カスタムエンティティを Outlook の連絡先やタスクにマッピングした
シナリオはサポートされない
- 誰かに代わりアイテムを追跡した場合、代理人は CRM ユーザーであり、かつ同期を設定する必要がある
セカンダリクライアント
すでに追跡されているアイテムを変更の場合
- セカンダリクライアントでは、新たにアイテムを追跡できない
- プライマリクライアントがオフラインの場合、プライマリクライアントがオンラインになり
次の同期が実行されたタイミングで CRM に反映される
- 潜在顧客、取引先企業、活動、カスタムエンティティを Outlook の連絡先やタスクにマッピングした
シナリオはサポートされない
まとめ
今回は、Outlook クライアントの同期の概要、シナリオ、クライアントの種類について紹介しました。
次回は、予定、タスク、電子メールのそれぞれにおける同期ルールと Outlook クライアント側の
ベストプラクティスについて紹介します。
- プレミアフィールドエンジニアリング 河野 高也