Windows の Microsoft Office で、見やすく、聞きやすく、使いやすいドキュメントを作成

(この記事は 2014 年 8 月 7 日に Office Blogs に投稿された記事 Make your documents easier to see, hear and use, with Microsoft Office on Windows の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

 

世界中の教室では、日々、以下のような光景が繰り広げられているはずです。教師が学生に課題の内容を伝え、関連情報を記載したプリントや読書リスト、推奨する参考資料のリストを配ります。その後、学生たちは学習グループに分かれ、個人のプロジェクトについて共同で作業して互いにアドバイスしたり、下書き原稿を共有したり、互いのプロジェクトを編集したりして、課題を進めます。時折、教師が学生たちの進捗状況を確認し、指導を行います。最終的に、学生は原稿を完成させ、提出します。

もしもこのとき、クラスに障碍を抱えている学生がいて、他の学生と同じように情報にアクセスすることが難しい、またはアクセスできないとしたらどうでしょうか。

読み書きや共同作業は、教育に必要不可欠な要素です。今までもそうでしたし、これからもずっと変わることはありません。しかし、テクノロジが学習方法に変革をもたらした今、学生や教師が使用する文書、教科書、その他の資料の多くがデジタル化されています。このため、コンピューターやモバイル デバイス上で読み書きや編集、共有が行われますが、障碍のある方がコンテンツにアクセスできない場合、問題が生じるおそれがあります。

支援技術は大いに役立つでしょう。視覚に障碍のある方は、スクリーン リーダーを利用すると便利です。スクリーン リーダーは、画面上のテキストや、その他の視覚的情報を読み上げてくれます。しかし、真のアクセシビリティの実現は、ドキュメント自体、そしてドキュメントを作成するために使用するソフトウェアについて配慮するところから始まります。

Microsoft Office では、障碍のある方にとって見やすく、聞きやすく、使いやすく、アクセシビリティを考慮したドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成するためのツールが提供されています。視覚に障碍のある方がスクリーン リーダーを使用している場合、Microsoft Office でドキュメントを作成する際に、スクリーン リーダーがページ上のコンテンツを認識しやすくするためのポイントがいくつか挙げられます。まず、グラフィックス、図形、写真、表などすべての視覚的要素に代替テキストを記述し、そのコンテンツにわかりやすい説明を追加することは、他のユーザーが目にしているコンテンツを視覚に障碍のある方が「見る」うえで役立ちます。

また、スクリーン リーダーは、テキストが別の言語で記述されている場合に判別する必要があります。たとえば、カナダに住んでいる学生がフランス語と英語の両方のテキストを含むドキュメントを読んでいる場合、スクリーン リーダーがフランス語を英語のように読み上げないように、2 つの言語が使用されていることを認識させる必要があります。アクセシビリティを考慮した Office ドキュメントは、スクリーン リーダーがある言語から別の言語にスムーズに切り替えられるようにするための情報を提供します。また、適切な言語をドキュメントに設定することで、スペル チェックや文章校正も正しく機能します。

共同作業を行うために Office ドキュメントを PDF 形式でエクスポートする場合がありますが、Office ドキュメントではユーザー補助機能も PDF に転送することができます。たとえば、Office ドキュメントに含まれるすべてのグラフィックス、図形、写真、表などの視覚的要素の代替テキストは、PDF 形式でエクスポートした場合にも保持されます。

Microsoft Office のアクセシビリティ チェック機能も、アクセシビリティの高いコンテンツを作成するために役立つ優れたツールです。ボタンをクリックするだけで、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをスキャンして、障碍のあるユーザーにとって問題が生じる可能性のある箇所を特定したり、アクセシビリティに関する問題とその説明を確認したりできるため、コンテンツを最終版とする前に修正することが可能です。そして、Office ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションのアクセシビリティを確保した後は、そのアクセシビリティが失われることはありません。

ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションのアクセシビリティを高めることは、世界中の学生と教師にとって非常に役立ちますが、もちろん学校だけにとどまりません。アクセシビリティを考慮したコンテンツは、高齢になったベビー ブーム世代や職場で加齢に伴う問題を抱えているユーザーなど、あらゆる年齢、職業の人々にとって必要不可欠です。

教育は、よく「光」にたとえられます。無知という暗闇を打ち払い、希望やチャンスへと導き、より豊かな人生への道を照らしてくれるのです。アクセシビリティは、障碍のある方にも同じように明るい光をもたらすものだと言えるでしょう。

上に掲載した概念図は、こちらからダウンロードできます。

詳細については、www.microsoft.com/ja-jp/enable をご覧ください。