実体か幻想か: SharePoint と Google Apps
(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 10 月 6 日に投稿された記事の翻訳です)
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| V.ペーダセンによる『皇帝の新しい着物 (はだかの王様)』の挿絵 |
今週は、満員御礼の SharePoint Conference 2011 で取り上げられたあらゆるニュースを聞いて、Office 365 の SharePoint と Google Apps の機能の比較を始めたのですが、すぐに私は、実体と幻想を比較していたことに気が付きました。SharePoint Online は、Google Apps に不足している数多くの機能を Office 365 は企業に提供しています。私は『はだかの王様』という寓話を思い出しました。この物語のクライマックスで、行進を見ていた少年が「王様は、はだかだ」とはっきり言います。上着やズボン、外套を身につけずに臣民の前に姿を現した王様のように、顧客に提示された Google Apps には、役立つ重要なものが欠落していました。
クラウド生産性ツールについては、皆さんも多少はご存じかと思います。Office 365 のような適切に設計されたサービスは、組織内のユーザーのつながりを効果的に作り出し、コストを削減し、日常業務におけるニーズにすばやく対応するために役立ちます。ここでは、Office 365 のお客様が SharePoint Online の機能を利用して Google Apps の顧客よりも多くのことを行える理由をいくつかご紹介します。
ワークフローによるビジネス プロセスの自動化
ドキュメントを最終版にする前に、複数の人の校閲が必要になることは多々あります。また、私は毎月経費報告書を提出しますが、SharePoint でその報告書を各部門のマネージャーに自動的に転送して承認を得ています。もしステータスの確認やドキュメントの転送、通知の送信を手作業で行わなければならないとしたら、どれほど時間がかかるか想像できますか? Office 365 の SharePoint ワークフロー機能があれば、ワークフロー アプリケーションを使用してドキュメントの校閲、承認、署名の収集、問題の追跡を自動的に行うことができます。私は SharePoint のワークフローを利用して、できるだけ効率的に業務を行っています。ニーズにすばやく対応するために役立ちます。ここでは、Office 365 のお客様が SharePoint Online の機能を利用してGoogle Apps の顧客よりも多くのことを行える理由をいくつかご紹介します。
Google Apps にはすぐに利用できるワークフロー機能はありません。Google Apps の機能は追加料金を支払って利用することになります。Google Apps の顧客はサード パーティを通じてワークフロー機能を購入するか、この機能のコードを組織内で開発しなければなりません。
ワークフローが提供する構造を利用することで、営業、業務、人事や財務の有能な従業員など、事業の拡大に重点的に取り組む従業員どうしの明確なコミュニケーションが実現し、効率的な作業が可能になります。実際、Office 365 に組み込まれたSharePoint の機能を利用すれば、ドキュメント上で右クリックするだけでワークフローを開始できます。
コンプライアンスのための記録の管理
企業では多くの場合、人事記録などの特定の情報を一定の期間にわたり保管しておく必要があります。また、多くの企業には、業務を管理するためのドキュメント保持ポリシーがあります。SharePointは、何を記録と考えるべきか、記録にアクセスできるのは誰か、記録をどのくらい保管するかについての決定を促すことにより、コンプライアンス要件への対応を支援し、また記録に関するその他の管理タスクへの取り組みを支援します。
SharePoint Online の Office 365 には組み込みのレコード管理がありますが、Google Apps のユーザーは API やサード パーティに頼ることになります。当然、Google Apps のユーザーにとって、これらはビジネス要件を満たすための隠れたコストを意味します。
個人用プロファイルを使用したつながりと共有
私のように Facebook を利用して情報を共有することに慣れている人は、同様のソリューションを仕事でも利用したいと思うでしょう。SharePoint のお客様の多くは SharePoint
の個人用プロファイルを使用して同僚とつながり、情報を共有しています。プロファイルには、各自の職務経歴、過去に担当したプロジェクト、趣味やスキルを入力できます。個人用プロファイルを通じて、他のユーザーに最近のアクティビティを常に知らせることも、個人用ファイルおよびドキュメントの共有、タグ付け、管理をすべて 1 か所で行うこともできます。また、個人用プロファイルを使用して、たとえ面識がなくても Erika Cheley のような社内の専門家を見つけて共同作業を行うことができます。Google Apps のユーザーには、このような機能は提供されません。
再び『はだかの王様』の話
結局、王様の服は幻想でした。王様の行進のために新しく洗練された新品の服は、実体を欠いていたのです。この寓話の教訓は、必要としている重要なものが欠落しているのなら、それを明らかにするということです。必要な機能が Google Apps にないのであれば、私はもっと適切なソリューションを探すでしょう。
マイクロソフトのソリューションを選択する理由
中小企業も大企業も、マイクロソフトのオンライン サービスのワークフローや、レコード管理、コミュニティ機能を高く評価していると聞いています。お客様は Office 365 で完璧なソリューションを見つけたと言ってくださいます。
「 Office 365 では全員が同じツールを利用できるので、プロセスの整備や組織全体にわたるワークフローのサポートをより簡単に行うことができます。 Office 365 は 1 つのベンダーが提供するシームレスなソリューションです。これはすばらしいことです。 Visio 2010 を使用して SharePoint Online に接続し、材料の在庫水準をリアルタイムで確認しています。これは、製造計画を立てるための在庫管理に役立っています」
– Zyvex Technologies 事業運営担当副社長 Byron Nutley 氏
「 1 つのクラウドベースのプラットフォームですべての作業ができるのはすばらしいことです。サーバーやアプリケーションで障害が発生する、あるいはデータが利用できなくなるなどの心配をすることなく、全社員がどこからでも作業を行い、生産性を高めることができます」
-- Southern
Valve and Fitting オーナー兼社長 Robert Richard 氏
「従業員が互いにコミュニケーションを取れるだけでなく、組織に対してコメントを返すことができる方法を重視しました。現在は、イントラネットでコメントを投稿することも、チームサイトを作成することもできます。従業員が互いに話し合い、お互いのリソースを利用し、知識を共有しているのです。昨年、初めて CEO のブログを立ち上げましたが、開始後
5 分間で 40 件以上の返答がありました。これは第一歩にすぎません。活動場所としてイントラネットをさらに強化できると思っています」
-- Coca-Cola
Enterprises 広報・コミュニケーション担当マネージャー Lauren Sayeski 氏