Office はチーム プレイヤー

(この記事は Office 365 ブログ 2013年 5 月 10 日に投稿された記事「Office is a team player」の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

1983 年 Microsoft Word 1.0 の誕生以来、現在に至る Microsoft Office の発展を振り返ると、実に目を見張るものがあります。Word は、単純な入力機能をはるかに越えて、高度な書式設定を伴う多様なドキュメントを生む高機能なツール セットになりました。Excel は簡単な帳票機能の提供から、インタラクティブな、基幹業務に不可欠な解析/レポート作成アプリケーションへと進化しました。そして PowerPoint は、ビジュアル性とオリジナル性に富んだ、プロ並みのプレゼンテーションを作り出す高機能なツールを豊富に揃えるようになりました。

Office のすべての機能を自分で毎日使っていなくても、会社の仲間が使っていることでしょう。また、普段使っているコンテンツのほとんどは、自分では作ってなくても、これらの様々な機能を利用して誰かが作ったものです。生産性を高める様々な用途に対応する、基本から高度なものまで幅広い機能は、共通のコミュニケーション プラットフォームを提供して、チーム間の連携を支えます。さらに、Office が提供する機能の全てを積極的に受け入れるユーザーは、その仕事やコンテンツを際立たせる強力なツールを手にしています。

話は変わって、今度は、欠陥のある生産性スイートを選んでしまった場合、チームの生産性に何が起こるかを見てみましょう。

「これって欠陥だよ」

Google ドキュメントと Microsoft Office を比べると、前者には欠陥があります。Google は Google ドキュメントに欠陥があることを公に認めており、「Google ドキュメントと Microsoft Office の間に機能の面でギャップがあることは認識している」と述べています。また、Google がターゲットにしているのは Office ユーザー層の 90% に過ぎないとも述べています。Google で生じるギャップは、少数のユーザーが使う高度な機能だけではありません。文章校正、列サポート、ユーザー設定の日付形式、スライド番号、差し込み印刷といった数多くの基本的機能が Google ドキュメントにはありません。加えて、Power Pivot、SmartArt、透かし、マスター スライド、イメージ編集、スライサー、Information Rights Management という高度な機能の多くも、Google ドキュメントにはありません。これでは、生産性が目に見えて落ちていくのは明らかです。

「Google Apps は私たちのニーズに合っていないことはすぐにわかりました。ですから、少ない機能で我慢してくれ、と従業員に言うつもりはありませんでした」 続きを読む

-- Colonial Williamsburg 、事業統括本部長、Sean Maisey 氏

もっと働くのか...

私たちは Office の改良を続けながら、少ない労力で、より多くの作業ができるような改善点を規模の大小にかかわらず探しています。例えば、Office 2010 に導入した新しい貼り付けオプションなどの小さなものから、Excel のフラッシュ フィルやクイック分析など作業時間を大幅に短縮するものまで、さまざまな改良を行いました。Office の幅広い機能によって、人は達成可能な生産性を大幅に高めることができます。一方、Google ドキュメントの場合、人は仕事の量を増やす、次善策の検討に時間を費やすことによって、機能のギャップを克服する手段を見つける必要があり、また、ギャップを埋めてくれるサードパーティ製ツールを使う選択肢も考えなければなりません。

「Google Apps から Office 365 に切り替えたとき、社員は不自由さから解放され、相乗効果を生むような共同作業ができるようになりました。Office 365 のおかげで事業のあらゆる方面で好結果が出ています」 続きを読む

-- Rookie Recruits 、ディレクター、Andy Springer 氏

チームで効率良く仕事をしたい

前述のとおり、私たちは基本的な使い方から高度な使い方まで、幅広い機能を提供できるよう努力しています。複数チーム間のコミュニケーションに共通のツール セットを使えば、仕事のやり取りが簡単にできるという安心感が生まれます。Office のもう 1 つの目標は、いつでもどこからでも生産性の向上に役立つツールを提供することです。PC、ブラウザー、スマートフォン、タブレット端末など、使っているデバイスやプラットフォームに関係なく、いつもと同じ使い慣れた Office を利用できるようにしています。対照的に、Google ドキュメントの機能をフルに活用するためには、Google Chrome ブラウザーを使わなければなりません。Google には Windows Phone に対応する計画もありません。Android または iOS 端末を使って Google ドキュメントのファイルを編集したいときは、Google ドライブ アプリを使います。Microsoft Office のファイルを編集したいときは、対象のファイルを Google のファイル形式に変換するか、Quickoffice を使うかのどちらかを選ばなければなりません。Quickoffice には、ファイル互換性の問題があるだけでなく、Office と比べて機能が極めて限定されるという難点もあります。

Google のツールを使いづらくする要因として、もう1つ考えられるのは、対応するドキュメント標準の選択です。Microsoft Office は、OOXML と ODF ISO の2種類の標準ファイル形式に対応しています。一方、Google ドキュメントでは、この2種類の標準ファイル形式を他の形式で格納するので、Google ドキュメントからファイルを出し入れする度に変換が行われます。Google ドキュメントを使うために Office ファイルを変換するときは、2種類の標準ファイル形式に関してデータと書式設定が失われる危険を冒すことになります。

「Google ドキュメントの導入を一度は考えましたが、信頼性に欠けるうえ、書式が滅茶苦茶になることもよくありました」 続きを読む

-- Naturally Me のパブリック リレーションズ コンサルタント、Tamara Walker 氏

ネットは「持ち歩けるか」

今日でも、残念ながら、ネットを常に「持ち歩く」ことはできません。安定したインターネット接続ができない場所にいるときは、快適なオフライン操作性が必要になることがあります。Microsoft Office は、オンラインとオフラインの両方で機能を発揮するように作られています。そして、SkyDrive や SkyDrive Pro で共有ドキュメントを共同編集するときに、ドキュメントの統合、変更履歴といった機能や、競合する変更を解決するコントロールなどを使えるようになっています。Google Apps の場合、オフラインでの作業には制限があります。インターネットにアクセスできないとき、ドキュメントとプレゼンテーションの作成と編集はできますが、スプレッドシートは表示しかできません。また、共有、イメージの挿入、ヘルプ、印刷、非標準フォントなど、Google ドキュメントと Google スライドの多くの機能も利用できなくなります。Google は、オフラインで共有ドキュメントの作業をしないよう注意を促しており、もしオフラインで作業した場合はデータが失われる危険があると次のように警告しています。「オフライン編集は、文書が知らない間に削除されることがないように、自分がオーナーの文書に対して使用するようにしてください」。

「Google ドキュメントはビジネス用途に適しているとはいえません。機能が限られているうえに、オフラインでの使用にまったく対応できていないからです」 続きを読む

-- Big Red Book 、財務担当部長、Paraic Nolan 氏

さらにやってくるイノベーション

Google が後から追いかけてくる間、Office は静観しているわけではありません。私たちはこれからも技術革新を追求し、共同作業の質を高めるようなツールを作り続けます。ちょうど今週、Office Web Apps へ魅力的な新機能の追加を発表したばかりです。新しい機能を使うと、リアルタイムの共同編集や Android タブレットでの編集など、Office のコア機能がさらにブラウザー上で実現します。最後に、Office Web Apps が、このほど『Time』誌が選ぶ 2013 年のベスト Web サイト 50 に入ったことをご報告させていただきます。