時代遅れのテクノロジが起動速度の遅さ以外に中堅中小企業に与える影響

(この記事は 2014 年 4 月 2 日に Office Blog に投稿された記事 Outdated technology can cost SMBs a lot more than a slow boot up の翻訳をベースにして記載されています。)

 

かつては、最新の IT ツールや IT サービスを利用することに関しては、中小企業よりも大企業のほうが有利でした。しかし、この 10 年間で情勢は変化し、現在では、Office 365 などのクラウド サービスや新しい強力なモバイル デバイスが出現したため、中小企業でも大企業と同じテクノロジを使用できるようになりました。

Office 365 を例に挙げれば、中小企業でも、手頃な価格でエンタープライズ クラスの機能を採用したり、各企業のニーズに合わせたオーダー メイドのソリューションを選択したりすることができます。このような新しいサービスを導入することは、共同作業やコミュニケーションの方法を改善してよりスマートに業務を進めたい中小企業にとって極めて大きなメリットがありますが、その他に、顧客の獲得と維持を強化するうえでも役に立ちます。一般消費者の 90% が、時代遅れのテクノロジを使用している中小企業の顧客にはなりたくないと回答しているという調査結果*は、無視できません。

言うまでもなく、古いテクノロジを捨てて Office 365 や Office 2013 などの最新のソリューションにアップグレードすると、さまざまなメリットが得られます。マイクロソフトは、最新のテクノロジを導入したことによるメリットについて、日本の中小企業の皆様の声をお聞きしました。その一部をここでご紹介します。

• • 日本ワークフロー開発株式会社:  Microsoft Office 365 ProPlus でモバイル ワーク スタイルを加速、Office の自動バージョンアップで IT 管理者の負担も軽減。ほとんどのメンバーは日常的に社外で活動、地方都市に出かけることも頻繁にあり、新幹線の中で資料作成や文書のチェックを行うことも少なくないという同社の社員がモバイルワークスタイルを行うには、社内だけに情報が蓄積される IT システムでは対応できません。仕事をする場所が多様化するに従い、1 人の社員が使用する PC の数も増える傾向にあります。使用する PC の数が増えると、使用するソフトウェアのインストールやバージョン管理が煩雑になります。全ての PC で同一バージョンのソフトウェアを使用していないと、いざというときにトラブルが発生する危険性もあります。このような問題をできるだけスマートに解決するにはどうすべきなのか。その答えが、Office 365 ProPlus の活用だったのです。
  • 三友プラントサービス株式会社: 管理コスト軽減、コンプライアンス、セキュリティ対策に最適なソリューションとして E3 プランを選択。さらに Office 365 ProPlus の自動アップデートにより管理負荷を軽減。同社では社外のメール サービスと、社内に設置されたスパム メール対策アプライアンス、メール アーカイブ システムを組み合わせたものと、メール クライアントに Microsoft Outlook Express が使用されていました。その入り口となるメール サービスの終了がきっかけでクラウドサービスを検討。Google Apps と Office 365 を比較検討した結果、最終的に選択されたのは Office 365 でした。その決め手になったのが、最新 Office アプリケーションの存在です。廃棄物処理に関するデータ解析に Microsoft Excel を使用しており、営業担当者は Microsoft PowerPoint でプレゼンテーションを行っています。Office は業務に欠かせないツールなので、これからも使い続けることになります。Office 365 なら Office を低価格で入手できるうえ、月額課金で年間一括払いも可能なので、予算化も容易。メール環境の刷新だけではなく、Office のコストが低減できれば、一石二鳥です。
  • 京急建設株式会社: メールやグループウェアでだけでなく最新の Microsoft Office が含まれライセンスコストを低減できることが導入の決め手に。6 年前に導入したメール サーバーやグループウェアが老朽化し、サーバーのリプレイスや新たなソフトウェアの導入に迫られており本格的な新システムの検討をはじめました。同社が Office 365 の E3 プランを採用した理由には、Exchange Online のメール機能や SharePoint Online の情報共有を活用するだけでなく、Office アプリケーションを利用できることも選択理由の 1 つでした。同社は、2014 年 4 月 9 日にサポート終了となる Windows XP を入れ替え、全社の OS を Windows 7 にすることを推し進めており、同様にサポート終了となる Office 2003 も最新のバージョンにする必要がありました。また同社では、複数バージョンの Office アプリケーションが混在していましたので、管理面からも Office のバージョンを統一したいと考えていたのです。

これらは、最新テクノロジのサービスを導入した多数の中小企業のうち、ごく一部の例です。古いハード ディスクや基本的なクリップ アート、設置型のワークステーションを使用しなくても、今は、中小企業のオーナーも、業界最先端のアプリケーションや自動更新機能、標準化されたファイル形式、組み込みのセキュリティ機能、クラウド ストレージなどを活用して、業務を最適化し運営できます。また、新しいテクノロジにより得られるものは業務の効率化と改善だけではありません。収益の増加と顧客満足度の向上も期待できます。マイクロソフトが 2013 年に委託して行った Boston Consulting Group (BCG) の世界的な調査結果によると、全世界の中小企業が最新のテクノロジへのアップグレードを行った場合、合計で 7,700 億ドルの収益拡大、および 600 万人以上の雇用創出が見込まれます。

Windows XP および Office 2003 のサポートは、2014 年 4 月 8 日で終了です。中小企業が最新の環境を維持する方法についての詳細は、こちらのページを参照してください。

* マイクロソフトが委託して 2013 年 9 月 13 ～ 16 日に 1,405 人の一般消費者を対象に実施