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メール アーカイブ – 優れた機能活用による 5 つのメリット

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(この記事は 2015 年 11 月 5 日に Office Blogs に投稿された記事 Email archiving—5 reasons why this is the best email feature you never use の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

 

読 者の皆様は、企業環境においても、それ以外の場合でも、毎日多くのメールを送受信していることと思います。メールは、仲間や同僚、クライアント、友人、家 族などとすばやく連絡を取れる、便利な手段です。また、会話をドキュメント化し、情報を検索可能なリポジトリとして活用できることからも、企業では主要な コミュニケーション ツールとなっています。

ある調査では、企業が保有する知的財産の 4 分の 3 はメールやメッセージング システムの中に存在するという結果が出ています。このため、メール データは、ただごみ箱に入れるのではなく確実に保護することが重要となります。しかし、大量の情報を企業のストレージ サーバーに保存すると、大きな負荷がかかります。

この問題はどうすれば解決できるでしょうか。

 

メール アーカイブは、新しい手法などではなく、何年も前からツールとして存在しています。企業でもこれを活用しない手はありません。メールのアーカイブには、次の 5 つのメリットがあります。

  • ストレージ : 使用中のサーバーにメール データが格納されていると、サーバーの使用量が増加するにつれてパフォーマンスが大きく低下します。これを解消するには、メールをまとめて削除するか、他 の場所に格納するしかありません。しかし、前者の場合は重要なデータが永久に失われてしまうため、賢明な方法とは言えません。メール アーカイブは後者に当たり、データをサイト外の安全なサーバーやクラウド環境に移します。ソリューションによっては高度な圧縮技術や重複除去技術が採用さ れているため、ディスクの消費量が抑えられ、場合によっては 50% 以上 (英語) 削減されます。
  • 復元 : 企業で現在使用しているバックアップ ソリューションによっては、アーカイブ データはディスク使用量が少ないため、データの復元が必要な場合に復元処理が速くなることがあります。また、アーカイブされたメールではメール サーバーのデータ読み込み量も減少するため、復元処理が高速化され、負荷も軽くなります。
  • セキュリティ : 古いメールをどこか「目に付かない場所」に格納するだけでは、使用中の受信トレイ環境のメールと同 様に保護しているとは言えません。適切なメール アーカイブ ソリューションを使用すると、継続的なデータ バックアップと強固な障害復旧の機能により、データが変容することなく保存、保護されます。最高クラスのサービスを利用するには、99.9% の稼働率を保証する返金保証付きのサービス レベル アグリーメントの提供によって、高い信頼性、可用性、パフォーマンスが確保されるプロバイダーを選ぶ必要があります。
  • 生産性 : 使用中のサーバーが膨大な量のメール データで圧迫されていると、特定のメールや特定の件名の検索は、サーバーにとって負荷が大きく処理が遅くなることがあります。一方、メール ボックスのクォータ制限を解除して自動メール アーカイブを設定しておくと、以前のようにメールを削除したり PST ファイルに移したりするのに従業員の貴重な時間を取られることがなくなります。また、アーカイブされているメールのバックアップ データに従業員が簡単にアクセスできるようにすれば、ユーザーが各自でアクセスできるため、IT 部門のスタッフに作業を依頼する必要がなくなります。
  • コンプライアンス : ほとんどの業種では、業務記録の保持が求められています。メールには業務記録が含まれていることが多いため、削除することは許されません。医療、金融サービス、製薬、エネルギーなどの特定の業種では、業務記録の保持に関して特に厳格な規制が定められています。

 

メール アーカイブ ソリューションの導入をご検討されるお客様は、プロバイダーについてよく調査し、自らの手で管理でき、高いセキュリティと信頼性が保持されるユーザー フレンドリなソリューションを提供しているプロバイダーをお選びください。

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