TCO e ITIL uma relação simbiótica

Há mais de 20 anos os conceitos de TCO (Total Cost of OwnerShip) foram apresentados ao mercado por Bill Kirwin do Gartner Group, como um meio de entender de forma clara e racional os custos reais da infra-estrutura de TI relacionadas ao negócio. Nas palavras de seu criador: TCO é uma maneira holística de avaliar os custos de TI ao longo do tempo.

Existe uma relação simbiótica entre os conceitos do ITIL e do TCO. No ITIL os clientes demandam por melhoria nos serviços de TI para atender as expectativas de negócio. A alta-direção cobra que os custos de TI sejam justificados e gerenciados. Desta maneira, o TCO apóia o ITIL quantificando os custos e projetando as melhorias dos serviços e o seu efeito no orçamento.

De uma maneira geral, o TCO tem dois grandes componentes relacionados a custo – os diretos e os indiretos. Contudo, não existe um consenso sobre o que é um custo direto e indireto nas diversas metodologias do mercado.

Custos diretos tradicionalmente são os mais fáceis de mensurar, e por esse mesmo motivo, freqüentemente, recebem desnecessariamente uma atenção excessiva. A maioria dos modelos de TCO tem como custo direto: Hardware & Software, Operação e Administração.

Os custos indiretos são mais vagos e difíceis de mensurar e racionalizar. Por sua natureza “invisível”, os custos são muitas vezes subestimados. Várias pesquisas apresentam, independente das empresas reconhecerem os custos indiretos, que aproximadamente 60% do custo total de propriedade são custos indiretos. Exemplos clássicos de custo indiretos são: Indisponibilidade e eficiência do usuário final.

O mais interessante é que os custos indiretos, freqüentemente, são resultantes de um planejamento mal realizado dos custos diretos. Quando se compra um equipamento ou software e não se estima (ou subestima) os custos de suporte técnico, treinamento e help-desk, estes itens passam a contabilizar nos custos indiretos, pois geralmente eles ficam fora da discussão.

No mundo real o conceito acima é facilmente entendido e praticado em quase todas as empresas. O que está na planilha de custos é o custo direto que a empresa definiu, e o que não está é o custo indireto.

Abaixo alguns mitos sobre TCO:

“TCO está relacionado apenas com tecnologia”
A tecnologia é apenas o facilitador. TCO está ligado à filosofia e melhores práticas de uma empresa. Um exemplo que podemos perceber diariamente é quando um fabricante fala que a sua solução de hardware e/ou software tem o menor TCO. É claro as características de uma nova tecnologia podem reduzir o TCO, mas se deve levar em conta a cultura/filosofia da empresa em relação aos processos inerentes dessa nova tecnologia juntamente com os custos de administração e operação, caso contrário o custo de TCO devem aumentar ao invés de diminuir. Os custos devem sempre ser balanceados com o Retorno de Investimento (ROI).

“Se o TCO de uma empresa similar é baixo o da minha deve ser também”
A comparação dos resultados sobre TCO de empresas similares em tamanho e complexidade serve apenas como referência para o início do projeto, mas não como meta. Não existem duas empresas iguais e fatores como cultura, filosofia e melhores práticas são determinantes para o resultado do TCO de uma determinada tecnologia/área de TI.

“O menor TCO é sempre a melhor escolha”
O melhor TCO é aquele me maximiza o ROI (Return of Investment). Diminuir o TCO é fácil, e em muitos lugares isso está vinculado aos custos diretos, mas escolher a tecnologia certa que traga os melhores benefícios financeiros no médio e longo prazo exige mais que reduzir o custo na hora da aquisição. Empresas que trabalham em um mercado onde o investimento em tecnologia é decisivo, geralmente optam por TCO mais altos que a média do mercado, mas que seja mais aderente à cultura e adaptabilidade da empresa, e claro, tendo como principal meta um melhor retorno do investimento.

Todos esses conceitos me lembram de um serviço pré-formatado, que a Microsoft oferece para definir estratégias, arquiteturas e metodologias de governança a médio/longo prazo, chamada de ITAP (IT Architecture and Planning) - https://www.microsoft.com/services/Microsoftservices/srv_architecture.mspx. É um serviço muito bem bolado, com documentos definidos para entrega e que ajudam a empresa alinhar o negócio com a TI. Vou detalhar melhor o ITAP no próximo posto.