O Escritório de Projetos

Depois do meu último post resolvi explorar mais o tópico sobre gerenciamento de projeto, mais especificamente, escritório de projetos.

Inicialmente gostaria de compartilhar duas visões que, para mim, resumem o sucesso ou o fracasso de um escritório de projeto:

"A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumenta a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumenta a ineficiência" Bill Gates

"Maturidade e excelência no gerenciamento de projetos não ocorrem simplesmente usando gerência de projetos por um longo período de tempo. Ao contrário, são frutos de um bom planejamento estratégico para o gerenciamento de projetos e escritório de projetos" Harold Kerzner

Essas visões alertam sobre dois grandes equívocos na implantação do Escritório de Projetos. O primeiro é começar por uma ferramenta, sem acertar o processo. Em outras palavras, melhor não ter a informação do que ter a informação errada. O segundo é confiar na experiência dos gerentes de projeto e não aproveitá-los para definir um modelo empresarial, pois o dia que os gerentes mudarem de emprego, a experiência vai junto.

Outro ponto importante é que se o escritório de projetos não estiver alinhado com a alta administração, a probabilidade de extinção é alta.

Enfim, você pode estar se perguntando, o que é um escritório de projetos? Abaixo três definições da literatura especializada:

• "Grupo de pessoas que tem relacionamento direto com todos os projetos da empresa, seja prestando consultoria e treinamento, seja efetuando auditoria e acompanhamento de desempenho" - Darci Prado
• "Entidade organizacional com pessoal dedicado a fornecer e dar apoio gerencial, administrativo, educacional, consultivo e técnico para os projetos da organização" - Kwak & Dai
• "Lugar único com visão global dos projetos da organização" - Gartner Group

E, para melhor esclarecer o papel de um escritório de projetos, é importante ressaltar o que um escritório de projetos NÃO É.

• Centro burocrático - Não tem a intenção de colocar empecilhos na gerencia de projetos, mas incentivar a melhoria e a padronização.
• Punhado de detetives - Não fica buscando o erro, mas indica os sinais de que um pode ocorrer, para ser pró-ativo.
• Departamento de justiça - Não vai punir o gerente de projetos.
• Gerenciamento de detalhes - Existem várias áreas de conhecimento em gerência de projetos, se ater em apenas uma penaliza as demais e não ajuda o projeto.
• Uma nova "onda" - As maiores empresas de Tecnologia hoje utilizam um escritório de projetos.

Um escritório de projetos tem basicamente as seguintes atribuições:

• Assessoria a alta-administração e emissão de relatórios.
• Assessoria aos gerentes de projeto.
• Mentoring e Coaching.
• Escolha e operação do software de apoio à gerência de projetos.
• Auditoria.
• Desenvolvimento de metodologia e processos.
• Desenvolver o profissionalismo da gerência de projetos.
• Criar e Gerenciar as bibliotecas de melhores práticas e modelos (templates).

Finalizo listando as vantagens obtidas na adoção de um escritório de projetos. As principais são:

• Reuso das ferramentas e técnicas de Gerência de Projetos.
• Crescimento do profissionalismo em Gerência de Projetos.
• Padronização e portabilidade das ferramentas e técnicas.
• Maior produtividade e capacitação do time.
• Melhor estimativa de custos.
• Maior satisfação do cliente.
• Criação e expansão da cultura de Gerência de Projetos.
• Coletar e difundir as melhores práticas em Gerência de Projetos.
• Visão do portifólio de projetos da empresa.
• Visão Gerencial financeira, de qualidade e desempenho dos projetos.