Ciclo de vida de SharePoint en las empresas

¿Cuándo comenzamos a evaluar el uso de SharePoint en nuestras empresas? ¿Cómo son sus orígenes y su evolución dentro del ámbito corporativo? ¿Cuál es el sector que comienza a utilizarlo? ¿Cómo se expande su uso?

Estas son algunas de las preguntas para las cuáles voy a intentar desarrollar una respuesta en base a mi experiencia con SharePoint. En este primer artículo voy a enfocarme en la etapa de evaluación y las razones por las cuales nos acercamos a este producto.

¿Cuándo comenzamos a evaluar el uso de SharePoint?

Reemplazando Servidores de Archivos…

Uno de los momentos en los cuáles comenzamos a evaluar SharePoint como herramienta de Gestión de documentos es cuando nos damos cuenta que el uso de Servidores de Archivos (File Servers) para compartir información no ofrece muchas opciones. En este tipo de implementaciones sólo contamos con la posibilidad de agrupar los archivos en Carpetas y asignar Seguridad a las mismas. Muchas veces ni siquiera se cuenta con Servidores de Archivos (con las correspondientes funciones de backup) si no que usamos carpetas compartidas en servidores distribuidos (que como tenían espacio libre los dedicamos a cumplir este rol), y las mismas son mapeadas como unidades de red en las PCs de los usuarios.

¿Cómo buscamos la información dentro de dichas carpetas? ¿Tenemos que navegar toda la estructura para encontrar un documento? ¿Puedo realizar búsquedas? Sí, pero sólo por el nombre de los documentos… ¿Puedo categorizar la información usando metadatos (propiedades)? No. Si modifico un documento, ¿Puedo recuperar la versión anterior?…

Y las ventajas que ofrece SharePoint por sobre un Servidor de Archivos son muchas:

• ¿Cómo organizo la información en SharePoint? En Librerías de Documentos, componentes especialmente desarrollados para administrar todo el ciclo de vida de un documento.
• ¿Cómo encuentro la información dentro de SharePoint? Usando la búsqueda por los valores de las propiedades de mis documentos, o buscando dentro del contenido de los mismos. Además, la posibilidad de categorizar los documentos con el uso de propiedades nos brinda otra opción para navegar y encontrar la información.
• ¿Quién accede a mi información? Defino los permisos de acceso a nivel de la Librería, también puedo hacerlo a nivel de carpeta, y por último, también puedo configurarlos a nivel de documento.
• ¿Qué otras opciones me ofrecen las Librerías de documentos por sobre una carpeta compartida? Historial de versiones de todos los cambios del documento, asociación de flujos de trabajo, creación de diferentes Vistas de la información en las cuales puedo aplicar filtros, agrupaciones, ordenamiento y paginación de la información, integración con Microsoft Office para la edición de documentos, respaldo mediante el uso de la Papelera de reciclaje del Sitio, etc.

SharePoint no llegó al mundo para reemplazar el uso de Servidores de Archivos ya que en algunos casos su uso sigue siendo necesario. Por ejemplo, para las empresas que manejan archivos de gran tamaño (>100MB) aún sigue siendo más óptimo el uso de un Servidor de archivos.

Algo importante: Todas las funcionalidades mencionadas están disponibles en Windows SharePoint Services 3.0, producto que pueden utilizar si cuentan con Windows Server 2003/2008 licenciado.

¿Qué están esperando para implementar SharePoint y dejar de usar carpetas compartidas?

Soportando procesos de Colaboración, Gestión del Conocimiento y Proyectos

La evaluación de un producto como SharePoint también puede ser requerida por las siguientes causas:

• Implementación de procesos de Colaboración dentro de las áreas.
  Las listas de Tareas, Librerías personalizadas, Calendarios de eventos, Blogs, Wikis, etc., son algunos de los componentes más importantes que ayudan a bajar a la realidad acciones tendientes a fomentar la colaboración dentro de la empresa.
• Iniciativas de Gestión del Conocimiento En general son iniciativas corporativas y no nacen de un sector en particular. Con el objetivo de concientizar sobre la importancia de administrar uno de los activos más importantes de la empresa (el conocimiento) y asegurar su transferencia entre los miembros de la organización, encuentra en SharePoint la herramienta tecnológica que da soporte a su implementación en la empresa.
• Proyectos
  También es común que SharePoint aparezca en escena utilizado como espacio de trabajo en donde se almacena y se comparte la documentación relacionada a Proyectos.
• Certificaciones
  Lamentablemente, en algunos casos sólo se implementa por que la certificación de alguna norma de calidad o de alguna metodología exige contar con un repositorio de información, qué además cuente con Auditoría. No es lo ideal, pero sirve como excusa para conocer las ventajas del producto.

IT comienza a utilizar SharePoint

No quiero olvidar mencionar que otro de los espacios en donde SharePoint comienza su camino en una empresa es en el área de IT. En general, descubrimos que contamos con licencia para el producto y lo instalamos, lo probamos y se nos ocurre usarlo como repositorio de documentos y de información del área. Y surgen listas con información del hardware y software que administramos, bases de datos, guardias de soporte, contactos funcionales de cada aplicación, etc. Este es el sector que en general que comienza a utilizar SharePoint.

Un día, un usuario del Negocio que paseaba por IT descubre nuestro sitio interno… y ahí comienza la expansión del producto ya que esta persona solicita la implementación de SharePoint para su equipo…