Freigeben über

新手上路：用 Access+Outlook 来采集信息

  • Artikel

前些天和一个高中同学小王聊天，她在一个国有银行工作，每个礼拜要收集各个分行周会会议纪要的信息。分行在全国各地啦，靠信鸽或者平邮么估计是太慢了，所以她做了个Word文档，里面是简单的几栏信息，email给每个分行的联系人。等他们填完了再用email发回来，小王就把所有的数据copy/paste到一个Excel文档里面，流程么大概就是下面画的那样(Btw, 赞一下Expression Blend 3, 特别是SketchFlow, 很好很强大！)。

clip_image002

我问她你们几个分行呀，她说三、四十个。每次数据copy/paste就要好久，还要仔细检查，容易出错，这工作量还不小。而且老板要看的报告是要有所有历史数据的，要按分行分组排序的，用Excel, 她每次还得alt+enter才能把大段大段的“详细内容”填到一个小小的格子里面。。。

呃~ 好吧，典型的部门级数据收集scenario (Departmental Level Data Collection), 这样的小的scenario，弄个SQL Server来automate一下吧，实在是杀机用牛刀。。。再说IT也不见得肯给小王权限直接query SQL DB呀；用Word+Excel 来manual做吧，不说浪费时间了，主要是容易出错。试试看用Access吧 :-)

给大家介绍2种方法，今天讲Access+Outlook，明天用Access+SharePoint，那个更简单！Access+Outlook不是Office2010的新功能拉，2007就有的。简单的说就是用email作为表格的发送和回收方式，数据在Outlook里面自动倒入到Access，产生报表。这样一来流程就变成这样：

1. 小王建一个Access文档，通过email向导设好表格，发给所有分行联系人

clip_image004

2. 分行联系人回复小王的email,直接在email正文里面直接填写表格

3. 小王Outlook里面收到信，预览数据，确认信息后，让Outlook直接把数据灌到Access文档里面

clip_image006

4. 老板要报告了，小王只要打开Access文档，所有数据都在里面，而且排版排好了，直接打印。

clip_image008

下面就用视频演示一下我教小王怎么做这个Access文本。哦，对了，虽然我是用2010为大家作演示，这个功能Access 2007就有了哦。

P.S.: 如果视频比较模糊的话，好像直接访问https://v.youku.com/v_show/id_XMTU0MTcxNDcy.html 会稍微好一些 :|

P.P.S.: 如果一些网友不能看视频的话，可以投条给我，我把简单的demo script发给大家。

-Lois

Comments

  • Anonymous
    February 24, 2010
    这个真不错！以后碰到类似问题，照这个办！顺便问一下，“附件”在2010有改进的地方吗？我觉得，在2007中“附件”在未绑定记录源时，使用不方便
  • Anonymous
    February 24, 2010
    非常漂亮，对于数据收集这个办法简单易行。SharePoint方式依赖服务提供商的推广。
  • Anonymous
    February 25, 2010
    受益非浅！请多推广一些OFFICE新功能的使用方法！