Bestimmte Anhänge aus freigegebenem Postfach in Laufwerk automatisiert ablegen. (ZUGFeRD Rechnungen)

Question

Grüß euch,

wir haben ein eigenes freigegebenes Postfach an welches alle Lieferanten ihre Rechnungen schicken. Nun ist es ja so das man immer mehr digital verarbeitbare pdf Rechnungen (ZUGFerd) bekommt. Und hier möchten wir ansetzen, denn diese Rechnungen können automatisiert weiterverarbeitet werden. Somit wäre es praktisch, wenn alle Anhänge einer Mail die das Stichwort ZUGFeRD im Dateinamen enthalten, in einen bestimmten Ordner am Laufwerk abgelegt werden.

Bisher habe ich folgende Lösungswege:

1. Power Automate, das kommt für mich aber nicht in Frage da wir kein O365 haben sondern unseren eigenen Exchange (2019) betreiben.
2. Über VBA ein kleines Skript schreiben und den Task auf einem Client laufen lassen. Mit dieser Lösung bin ich allerdings auch nicht ganz glücklich, da ich den Client am Mailserver laufen lassen müsste mit einem Autostart nach einem reboot. Denn das Skript auf einem User-PC laufen zu lassen wäre kontraproduktiv, was passiert nämlich wenn der Mitarbeiter nicht da ist, da würde der Job dann ja nicht laufen und wir haben ja mehrere Mitarbeiter in der Buchhaltung.

Habt ihr eventuell bessere Ideen, bzw. habe ich irgendwo einen Denkfehler?

Danke schon mal für den Input.

LG

Answer 1

Ciao @floski Eisenbart,

Obwohl Sie Nachrichtenflussregeln verwenden können, um Anlagen mit Schlüsselwörtern zu identifizieren, unterstützt Exchange das direkte Speichern von Anlagen auf einem lokalen Laufwerk oder Netzwerklaufwerk nicht. Dies bedeutet, dass Sie Lösungen außerhalb von Exchange verwenden müssen, um diese Anforderung zu erfüllen.

Nach den Ergebnissen meiner persönlichen Recherchen können Sie eigenständige Programme, die auf EWS- oder Windows-Diensten basieren, verwenden, um Postfächer regelmäßig zu scannen, das Schlüsselwort "ZUGFeRD" im Dateinamen von Anhängen zu erkennen und die entsprechenden Anhänge an einen bestimmten Ort herunterzuladen. Oder entwickeln Sie einen benutzerdefinierten Exchange-Transport-Agent, um die entsprechenden Anlagen zu identifizieren. Oder entwickeln Sie einen benutzerdefinierten Exchange-Übertragungsagenten, um die entsprechenden Anlagen im Nachrichtenfluss zu identifizieren und dann externe Dienste aufzurufen, um die Aufbewahrung durchzuführen, und erwägen Sie auch die Verwendung von Automatisierungstools von Drittanbietern, um diese Arbeit abzuschließen, um die Nachfrage nach automatischer Verarbeitung von Anlagen zur Rechnung zu erfüllen.

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Wünsche

Alex Zhang