Freigeben über


Plan for information management policy in SharePoint Server

GILT FÜR:yes-img-132013 yes-img-162016 yes-img-192019 yes-img-seSubscription Edition no-img-sopSharePoint in Microsoft 365

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie ist ein Regelsatz für einen Inhaltstyp. Jede Regel in einer Richtlinie ist ein Richtlinienfeature. So könnte ein Informationsverwaltungsrichtlinien-Feature angeben, wie lange ein Inhaltstyp aufbewahrt wird, oder Dokumentüberwachung bereitstellen. Sie können mit Informationsverwaltungsrichtlinien steuern, wer Zugriff auf die Informationen Ihrer Organisation hat, welche Aktionen sie durchführen können, und wie lange die Informationen aufbewahrt werden sollten.

Informationsverwaltungsrichtlinien und Richtlinienfeatures

Hinweis

Sofern nicht anders angegeben, ist mit dem Begriff Richtlinie in diesem Artikel Informationsverwaltungsrichtlinie gemeint.

Richtlinien können implementiert werden, um einer Organisation die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Auflagen wie die Aufbewahrung von Datensätzen zu erleichtern. So könnte z. B. eine Personalrichtlinie, mit der in einer Organisation sichergestellt wird, dass Mitarbeiterdatensätze im Einklang mit rechtlich empfohlenen Richtlinien verarbeitet werden, die folgenden Richtlinienfeatures enthalten:

  • Überwachung, um die Bearbeitung und Anzeige des Verlaufs jedes mitarbeiterbezogenen Douments aufzuzeichnen.

  • Aufbewahrung, um sicherzustellen, dass unfertige Inhalte nicht unnötig lang aufbewahrt werden.

  • Druckeinschränkungen, um sicherzustellen, dass vertrauliche mitarbeiterbezogene Dokumente nur auf sicheren Druckern ausgedruckt werden. Beachten Sie, dass dies ein Beispiel für ein benutzerdefiniertes Richtlinienfeature ist, das mithilfe des SharePoint Server-Objektmodells implementiert oder von einem externen Softwareanbieter erworben werden muss.

Richtlinienfeatures werden als Programme implementiert, die auf SharePoint Server ausgeführt werden. Sie können von einem Serveradministrator aktiviert und konfiguriert werden und, sobald sie konfiguriert wurden, vom Websiteadministrator zum Definieren von Richtlinien verwendet werden. SharePoint Server enthält Richtlinienfeatures, um Ihnen die Verwaltung Ihrer Inhalte zu erleichtern. Mithilfe des SharePoint Server-Objektmodells können Sie benutzerdefinierte Richtlinienfeatures entwerfen und installieren, die individuelle Unternehmensanforderungen erfüllen.

Wenn Ihre Organisation Office-Clientanwendungen zusammen mit SharePoint Server verwendet, werden Richtlinien sowohl auf dem Server als auch in den Clientanwendungen durchgesetzt. Dies erfolgt auf transparente Weise; Richtlinienfeatures, die sich auf ein Dokument beziehen, werden in einer Richtlinienanweisung beschrieben, die mit dem Dokument verknüpft ist, und richtlinienbasierte Anwendungen verhindern, dass Benutzer Aufgaben durchführen, welche die Richtlinie des Dokuments verletzen.

Wenn Sie eine Richtlinie implementieren möchten, verknüpfen Sie diese mit Inhaltstypen, Bibliotheken oder Listen in Websites.

Sie haben folgende Möglichkeiten, um eine Richtlinie mit einer Bibliothek, einer Liste oder einem Inhaltstyp zu verknüpfen:

  • Verknüpfen Sie Richtlinienfeatures mit einer Websitesammlungsrichtlinie, und verknüpfen Sie diese Richtlinie dann mit einem Inhaltstyp oder einer Liste oder Bibliothek. Die Website auf höchster Ebene einer Websitesammlung umfasst eine Sammlung mit Websitesammlungsrichtlinien, in der Administratoren der Website auf höchster Ebene neue Richtlinien erstellen können. Nachdem eine Websitesammlungsrichtlinie erstellt wurde, können Sie sie exportieren, sodass Administratoren anderer Websitesammlungen sie in deren Sammlungen mit Websitesammlungsrichtlinien importieren können. So können Sie Richtlinien organisationsweit standardisieren.

    Wenn eine Websitesammlungsrichtlinie mit einem Inhaltstyp verknüpft wird und dieser Inhaltstyp mit einer Liste oder Bibliothek verknüpft wird, kann der Besitzer der Liste oder Bibliothek die Websitesammlungsrichtlinie in der Liste oder Bibliothek nicht ändern. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien, die mit einem Inhaltstyp verknüpft sind, auf jeder Ebene der Websitehierarchie durchgesetzt werden.

  • Ordnen Sie eine Reihe von Richtlinienfeatures einem Inhaltstyp direkt zu, und fügen Sie diesen Inhaltstyp dann einer oder mehreren Listen oder Bibliotheken hinzu. Um sicherzustellen, dass eine auf diese Weise erstellte Richtlinie in der gesamten Websitesammlung verwendet wird, ordnen Sie sie einem Inhaltstyp in der Websiteinhaltstyp-Sammlung der Websitesammlung auf höchster Ebene zu. Dann weist jedes Element dieses Inhaltstyps in der Websitesammlung und jedes Element eines Inhaltstyps, das vom ursprünglichen Inhaltstyp erbt, die Richtlinie auf. Wenn Sie diese Methode der Zuordnung einer Richtlinie zu einem Inhaltstyp verwenden, ist es schwieriger, die Richtlinie in anderen Websitesammlungen erneut zu verwenden, da mithilfe dieser Methode erstellte Richtlinien nicht exportiert werden können.

    Hinweis

    [!HINWEIS] Um strenger zu kontrollieren, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können Websitesammlungsadministratoren die Option zum Festlegen von Richtlinienfeatures direkt für einen Inhaltstyp deaktivieren. Wenn das Festlegen von Richtlinienfeatures für einen Inhaltstyp eingeschränkt ist, können Inhaltstypdesigner nur Richtlinien aus der Sammlung der Websitesammlungsrichtlinien mit Inhaltstypen verknüpfen.

  • Verknüpfen Sie eine Reihe von Richtlinienfeatures direkt mit einer Liste oder einer Bibliothek. Sie können diese Methode nur verwenden, wenn die Liste oder Bibliothek nicht mehrere Inhaltstypen unterstützt. Diese Methode der Erstellung einer Richtlinie ist nur für eine eng definierte Richtlinie nützlich, die sich auf eine einzelne Liste oder Bibliothek bezieht.

    Hinweis

    [!HINWEIS] Um strenger zu kontrollieren, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können Websitesammlungsadministratoren die Option zum Festlegen von Richtlinienfeatures direkt für eine Bibliothek deaktivieren. Wenn das Festlegen von Richtlinienfeatures für eine Bibliothek eingeschränkt ist, können Inhaltstypdesigner nur Richtlinien aus der Sammlung der Websitesammlungsrichtlinien mit Inhaltstypen verknüpfen.

Integration von Informationsverwaltungsrichtlinien in Office-Systemanwendungen

SharePoint Server-Informationsverwaltungsrichtlinien werden in Office-Clientanwendungen verfügbar gemacht. Wenn Sie auf dem Server eine Informationsverwaltungsrichtlinie konfigurieren, können Sie eine Richtlinienanweisung schreiben, die Information Worker über die Richtlinien informiert, die bei Dokumenten durchgesetzt werden. Die Richtlinienanweisung kann z. B. angeben, dass ein Dokument nach einer bestimmten Zeit gelöscht wird oder dass es vertrauliche Informationen enthält, die nicht an Externe weitergegeben werden sollten. In der Anweisung kann sogar ein Kontaktname angegeben sein, wenn der Information Worker mehr Informationen zur Richtlinie benötigt.

Benutzerdefinierte Richtlinienfeatures können in Office-Clientanwendungen integriert werden. Sie müssen allerdings richtlinienspezifisches Verhalten implementieren, das in Office-Clientanwendungen verfügbar sein soll, und Sie müssen Benutzern eine Möglichkeit bieten, diese Verhaltensweisen mithilfe von Mechanismen wie Add-Ins auf ihren Clientcomputern zu installieren, sodas Sie in Office-Clientanwendungen verfügbar sind. Wenn Sie z. B. ein benutzerdefiniertes Richtlinienfeature implementieren, das die Drucker einschränkt, die zum Ausdrucken eines bestimmten Inhaltstyps verwendet werden können, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Add-In für Microsoft Office-Clientanwendungen angeben, um die Einschränkungen in diesen Anwendungen durchzusetzen.

In SharePoint Server verfügbare Richtlinienfeatures

Dieser Abschnitt beschreibt die in SharePoint Server enthaltenen Richtlinien.

  • Speicherung Mit dem Feature "Aufbewahrungsrichtlinie" können Sie Aufbewahrungsphasen mit einer Aktion definieren, die am Ende jeder Phase ausgeführt wird. Sie könnten z. B. eine zweiphasige Aufbewahrungsrichtlinie für alle Dokumente in einer bestimmten Bibliothek definieren, die ein Jahr nach der Dokumenterstellung alle früheren Versionen des Dokuments löscht und das Dokument fünf Jahre nach dessen Erstellung zu einem Datensatz erklärt.

    Zu den Aktionen, die am Ende einer Phase erfolgen können, zählen folgende:

    • Verschieben des Elements in den Papierkorb

    • Endgültiges Löschen des Elements

    • Übertragen des Elements an einen anderen Speicherort

    • Starten eines Workflows

    • Springen zur nächsten Phase

    • Erklären des Elements zu einem Datensatz

    • Löschen aller früheren Entwürfe des Elements

    • Löschen aller früheren Versionen des Elements

  • Überwachung Das Richtlinienfeature "Überwachung" protokolliert Ereignisse und Vorgänge, die für Dokumente und Listenelemente durchgeführt werden. Sie können "Überwachung" konfigurieren, um Ereignisse wie die folgenden zu protokollieren:

    • Bearbeiten eines Dokuments oder Elements

    • Anzeigen eines Dokuments oder Elements

    • Ein- und Auschecken eines Dokuments

    • Ändern der Berechtigungen für ein Dokument oder Element

    • Löschen eines Dokuments oder Elements

  • Bezeichnung Das Richtlinienfeature „Bezeichnung" gibt eine Bezeichnung an, die mit einer bestimmten Art von Dokument oder Listenelement verknüpft wird. Bezeichnungen sind durchsuchbare Suchbereiche, die SharePoint Server auf Basis von Eigenschaften und Formatierungen generiert, die Sie angeben. So könnte in einer Anwaltskanzlei etwa ein Dokument, das sich auf einen rechtlichen Sachverhalt bezieht, eine Bezeichnung enthalten, die den Namen des Mandanten, die Fallnummer und den Anwalt enthält, der dem Fall zugeordnet ist. Bezeichnungen sind in gedruckten Versionen von Dokumenten besonders hilfreich, um Dokumenteigenschaften in einer gedruckten Version anzuzeigen. Im Rahmen der Verwendung von Bezeichnungen für Dokumente können Sie einem Listenelement eine Bezeichnung zuordnen und diese Bezeichnung in Ansichten der Liste einfügen.

    Hinweis

    Das Richtlinienfeature „Bezeichnung" ist veraltet und sollte in SharePoint Server 2013 oder SharePoint Server 2016 nicht verwendet werden.

  • Barcode Mit dem Richtlinienfeature "Barcode" können Sie physische Kopien eines Dokuments verfolgen, indem Sie für ein Dokument einen eindeutigen Bezeichner erstellen und ein Barcodebild dieses Werts in das Dokument einfügen. Barcodes sind standardmäßig mit dem gängigen Kodierungsstandard 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) kompatibel, und Sie können mit dem Richtlinienobjektmodells andere Barcodeanbieter einbinden.

Planen von Dokumentrichtlinien

Wenn Sie die Richtlinien Ihrer Lösung planen, ermitteln Sie zuerst organisationsweite Richtlinienanforderungen, und entwerfen Sie dann Websitesammlungsrichtlinien, um diese Anforderungen zu erfüllen und diese Richtlinien zu verteilen, sodass sie in die Sammlungen der Websitesammlungsrichtlinien aller relevanten Websitesammlungen aufgenommen werden. Dazu kann eine Planung benutzerdefinierter Richtlinienfeatures erforderlich sein. Beachten Sie, dass benutzerdefinierte Richtlinienfeatures und Ressourcen, die Ihre Richtlinie möglicherweise benötigt, auf allen Serverfarmen installiert und aktiviert werden müssen, auf denen Ihre Lösung verwendet wird.

Ein typisches Beispiel für eine organisationsweite Richtlinie ist eine Richtlinie, welche bewährte Methoden für die Überwachung und Aufbewahrung von Produktspezifikationen in den einzelnen Abteilungen einer Organisation fördert. Eine einzelne Websitesammlungsrichtlinie wird entworfen und auf alle Produktspezifikationen angewendet, sodass sie einheitlich überwacht und aufbewahrt werden. Nachdem die Websitesammlungsrichtlinie entworfen und getestet wurde, wird sie exportiert und dann in die Sammlungen der Websitesammlungsrichtlinien anderer Websitesammlungen importiert, in der Produktspezifikationen gespeichert werden. Sie wird dann allen Inhaltstypen von Produktionspezifikationen in den verschiedenen Websitesammlungen zugeordnet, um die Richtlinie auf alle Produktspezifikationen anzuwenden.

Siehe auch

Informationen zur SharePoint in Microsoft 365-Version dieses Artikels finden Sie unter Erstellen und Anwenden von Informationsverwaltungsrichtlinien.