Erstellen einer Change Management-Strategie für Microsoft Teams
Eine Change Management-Strategie für das Informieren der Endbenutzer und die Akzeptanz neuer Technologien ist ausschlaggebend für den erfolgreichen Rollout jeder neuen Technologie in einer Organisation. Mit der erfolgreichen Durchführung dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die Benutzer die neuen Funktionen akzeptieren und mit ihnen zufrieden sind. Die unten aufgeführten Schritte können abhängig von der Größe Ihrer Organisation geändert werden, stellen sie jedoch sicher, dass ein anhaltendes Maß an Kommunikation mit Projektbeteiligten, Experten, IT-Administratoren und Benutzern der Schlüssel für eine erfolgreiche Änderung ist.
Bewährte Methoden für Change Management für Microsoft Teams:
Identifizieren Ihrer wichtigsten Beteiligten, Pioniere und Benutzerprofile
Identifizieren und Auswählen Ihrer Geschäftsszenarien
Durchführen eines Pilotprojekts mit Geschäftsbenutzern, Pionieren und IT-Spezialisten
Entwerfen, starten und verwalten Sie Ihre Einführungskampagne. Laden Sie als Ausgangspunkt unser Customer Success Kit herunter. Eine sinnvolle Einführungsinitiative umfasst Folgendes:
a. Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und Veranstaltungen
b. Zentral verfügbare Selbsthilfe- und Schulungsinformationen
c. Einen definierten Feedbackmechanismus
d. Vordefinierte Erfolgsmaßnahmen (Lösungsakzeptanz, Ansichten wichtiger Materialien, Teilnahme an Kursen)
Einrichten eines Pionierprogramms parallel zur Bereitstellung des Diensts
Bereitstellen einer Standardmethode für Feedback
Messen und Teilen des Erfolgs
Anpassen Ihrer Kommunikation und Ihrer Methoden auf der Grundlage des Feedbacks, Wiederholen
Identifizieren der wichtigsten Beteiligten, Pioniere und Benutzerprofile
Die erste Regel für eine erfolgreiche Einführung ist die Bildung eines dynamischen Teams, das sich aus den wichtigsten Beteiligten und den richtigen Personen zusammensetzt, und die Änderungen bei anderen vorantreiben und bewirken können. Eine erfolgreiche Einführungsstrategie beginnt mit einem Team aus engagierten Einzelpersonen, die einen Querschnitt Ihrer Organisation darstellen. Wichtige Rollen von Beteiligten sind unter anderem Befürworter aus der Führungsebene, Dienstbesitzer, IT-Spezialisten und Pioniere.
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
 |
Executive Sponsoren sind wichtige Führungskräfte innerhalb der Organisation, und ihre Teilnahme ist unerlässlich, um die Einführung von Mitarbeitern zu fördern. Sie haben den größten Einfluss auf die Unternehmenskultur und können den Wert und Nutzen einer neuen Technologie und Art aktiv kommunizieren. |
 |
Dienstbesitzer sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Benutzer den Dienst nutzen und daraus Einen Nutzen ziehen. Das Festlegen von Dienstbesitzern in Ihrer Organisation ist wichtig, um sicherzustellen, dass die für Microsoft 365 oder Office 365 festgelegten Geschäftsziele erreicht werden. |
 |
Das Gewinnen von Buy-Ins von jedem Benutzer in einer Organisation ist eine Herausforderung. Champions können dazu beitragen, diese Herausforderung zu lösen und eine wichtige Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 oder Office 365 zu spielen. Sie sind sachkundig, engagieren sich für die Förderung ihres Fachwissens und sind bereit, Peer-Coaching und Unterstützung anzubieten. Sie helfen dabei, Microsoft 365 oder Office 365 in die Realität ihrer Abteilung oder ihres Teams zu übersetzen. |
Wir empfehlen ihnen ein regelmäßiges Treffen dieser Projektbeteiligten, um sie über den Fortschritt Ihres Programms auf dem laufenden zu halten. Die Initiierung eines "Collaboration Council", um Feedback und Diskussionen zu ermöglichen, kann je nach Unternehmenskultur ein nützliches Tool sein.
Tipp
Diejenigen Personen, die möglicherweise die größten Hindernisse für Änderungen darstellen, können in einer solchen Bereitstellung zu Ihren besten Verbündeten werden. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit diesen Mitgliedern Ihrer Organisation in Verbindung zu setzen, um ihre Bedenken und Probleme zu hören. Häufig erhalten sie wertvolles Feedback, das Ihre Kampagne erfolgreicher macht.
Benutzerprofile
Ebenso wichtig ist es, die Benutzertypen in Ihrer Umgebung zu verstehen. Haben Sie Benutzer, die in erster Linie mobil sind? Einige, die in ständigen Besprechungen oder Präsentationen sind? Wissen Sie, welche Ihrer Benutzer die größten Schwierigkeiten mit Ihren vorhandenen Lösungen für die Zusammenarbeit haben? Die Segmentierung Ihrer Benutzercommunity kann Ihnen helfen, Gruppen zu finden, die am offensten für Änderungen sind. Sie sind häufig die besten Ziele für Ihre frühen Geschäftspiloten, und ihr Feedback ist wertvoll.
Wenn Sie verstehen, wie der Arbeitsalltag Ihrer Benutzer aussieht, können Sie Ihre Geschäftsergebnisse priorisieren, für die Bereitstellung geeignete Einführungsziele erarbeiten und die Nutzung im Lauf der Zeit unterstützen.
Pioniere
Wenn Sie die Personen identifizieren, die zu Ihren Champions für die Zusammenarbeit werden können, erhalten Sie ein erweitertes Supportteam für Ihre Implementierung. Erstellen Sie eine Community, indem Sie ihnen frühzeitig Einblicke und Feedback zu Ihren Plänen geben. Jede Investition, die Sie in diese Gemeinschaft tätigen, sei es Zeit, Aufmerksamkeit oder Belohnungen, wird durch ihre Unterstützung und Evangelisation an Ihre Implementierung zurückgegeben.
Weitere Informationen zum Einrichten eines Pionierprogramms finden Sie unter Einrichten eines Pionierprogramms.
Identifizieren und Auswählen Ihrer Geschäftsszenarien
Nachdem Sie Ihre wichtigsten Projektbeteiligten und Benutzersegmente identifiziert haben, ist es so einfacher, Ihre Geschäftsszenarien zu identifizieren. Hier sind ein paar Beispiele für Geschäftsergebnisse:
Vereinfachter Vertriebsprozess
Schnellere Behebung von Kundenproblemen
Stärkeres Engagement der Mitarbeiter
Kürzere Produktentwicklungszyklen
Haben Ihre Vertriebsmitarbeiter Probleme damit, durch Koordinierung effektiv zu arbeiten? Benötigen Sie bessere Koordinierung bei der Bereitstellung Ihres Produkts oder Diensts? Was ist mit der Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und Ihren eigenen Mitarbeitern? Jede Organisation wird ihre eigenen Prioritäten finden. Wir empfehlen, nicht mehr als drei Prioritäten auszuwählen, die in Ihren anfänglichen Pilotprojekten berücksichtigt werden sollen, und Benutzer und Fachleute aus den jeweiligen Organisationen einzubeziehen.
Außerdem ist es ratsam, die Benutzer zu berücksichtigen, die in diese Szenarien eingebettet sind. Sind sie Veränderungen gegenüber aufgeschlossen? Arbeiten die Benutzer mobil oder vor Ort bei Ihnen? Wie nah befinden sie sich beim Hub der Befürworter aus der Führungsebene und Pioniere, die sie unterstützen? Haben sie eine vorhandene Community und Kommunikationsmethoden, die Sie nutzen können, um andere für diese Veränderung zu begeistern?
Technologieprojekte werden herausfordernd, wenn den Anforderungen des menschlichen Change Managements wenig oder gar keine Aufmerksamkeit geschenkt wird. Indem Sie diese Empfehlungen befolgen, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen!
Entwerfen, Starten und Verwalten Ihrer Einführungsinitiative
Sowohl für Ihre anfänglichen Pilotversuche als auch für den späteren unternehmensweiten Rollout sollte Ihre interne Kommunikation Priorität haben. Dazu gehören:
Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und Veranstaltungen
Integrieren von Selbsthilfe- und Schulungsinformationen an einem einzigen Ort
Zu erfolgreichen Pilotphasen gehören mindestens diese Schritte:
Halten Sie die Projektbeteiligten mit regelmäßigen geplanten Besprechungen auf dem Laufenden.
Entscheiden Sie sich für eine Feedbackmethode, um Informationen von den am Pilotprojekt teilnehmenden Personen zu sammeln. Kleinere Organisationen können einen öffentlichen Kanal in Microsoft Teams verwenden, über den die Benutzer teilnehmen und Feedback geben können. In größeren Organisationen sollten Sie erwägen, eine Viva Engage-Community zu starten, um Produktsupport zu bieten.
Stellen Sie eine Dokumentation zur Selbsthilfe zur Verfügung, die auch Produktvideos umfasst.
Halten Sie eine Kick-off-Besprechung mit den Pilotbenutzern ab, um sie positiv auf ihre Teilnahme einzustimmen. So erhalten die Teilnehmer auch die Möglichkeit, sich auszutauschen oder neue Ideen zu entwickeln.
Nachdem Sie die ersten Pilotphasen durchgearbeitet haben, können die oben genannten Schritte erweitert werden, um Ihre gesamte Organisation zu erreichen. Je nach Größe kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen und in Phasen nach Region, Benutzerprofil oder Organisation angegangen werden. Bei diesem umfangreicheren Rollout ist es äußerst hilfreich, das professionelle Talent der Kommunikatoren in Ihrer Organisation zu nutzen. Wir empfehlen, dass diese Personen frühzeitig und häufig einbezogen werden, da Sie die verfügbaren Einführungsmaterialien nutzen oder Ihre eigenen entwerfen.
Wenn Ihr Unternehmen über ein zentrales Intranetportal für Neuigkeiten, Informationen oder Support verfügt, können Sie dieses als Hub für Informationen zu diesem Rollout nutzen. Die Bereitstellung von allgemein verfügbaren Selbsthilfeinformationen, Schulungen und schriftlichen Anleitungen ermöglicht benutzern das schnelle Onboarding in das Produkt. Viele Benutzer springen einfach ein, sobald es verfügbar ist, und wir empfehlen dies. Wir wissen auch, dass jeder Einzelne auf unterschiedliche Weise lernt – ein zentrales Informationsportal unterstützt also alle Lernstile in Ihrer Organisation.
Wie bei jeder Kommunikation & Einführungskampagne sollten Sie Ihre Erfolgsmaßnahmen im Voraus identifizieren. Berücksichtigen Sie Measures wie die folgenden:
Aktive Benutzer im Produkt
Zugriffe auf Ihre Informationswebseiten
Fragen in Ihrer Benutzercommunity
Zugriffe auf Ihre Schulungsvideos
Teilnahme an Schulungsveranstaltungen
Messen und Teilen des Erfolgs
Dem Projektteam sollten IT-Administratoren aus Ihrer Organisation angehören. Diese Personen haben Zugriff auf die Microsoft 365- oder Office 365 Microsoft Teams-Nutzungsberichte, die in das Microsoft 365 Admin Center integriert sind. Diese Informationen können Aufschluss über die Nutzung von Microsoft Teams in Ihrer Firma geben. Wir empfehlen auch, direktes Feedback von den Benutzern einzuholen: Wie beurteilen sie ihre Erfahrungen mit Microsoft Teams? Haben sie Ideen für weitere Verwendungsmöglichkeiten? Die Weitergabe dieser Beispiele aus der Praxis in Ihrer eigenen Firma ist äußerst wertvoll, um im Lauf der Zeit nachhaltige Veränderungen in Ihrer Benutzercommunity zu erreichen.
Erfahren Sie mehr über die Microsoft Teams-Nutzungsberichte in den Microsoft 365 Admin Center Microsoft Teams-Nutzungsberichten im Microsoft 365 Admin Center.
Tipp
Verwenden Sie Ihr öffentliches Team oder Ihre Viva Engage-Community, um Nutzungserkenntnisse zu sammeln. Teilen Sie sie mit dem Tag #TeamsStories, sodass sie leicht abgerufen werden können. Machen Sie jeden Monat mit #TeamsStories in Ihrem Intranet auf Mitarbeiter aufmerksam, die die Veränderungen annehmen, um die Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrer Umgebung zu verbessern.
Kontinuierliche Einführung
Veränderungen in einer Organisation voranzutreiben, ist kein einzelnes Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Ihre Kick-off-Besprechung bildet nur den Anfang dabei, Benutzern effektivere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Es ist wichtig, Momente auf dieser Reise zu planen, die Ihre Erfolge hervorheben, neue Features einführen und sich mit Ihrer allgemeinen Microsoft 365- oder Office 365-Dienststrategie verbinden , die Ihre IT-Abteilung entwickeln wird. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Benutzer nicht überfordert, sondern engagiert sind, verringern Sie ihre Veränderungsmüdigkeit und unterstützen sie dabei, von alten Gewohnheiten – beispielsweise dem Senden von E-Mail-Anlagen – zu lassen und stattdessen etwas Neues zu akzeptieren, zum Beispiel das Speichern von Dokumenten in der Cloud.
Teilen Sie Ihre Fragen zur Diensteinführung von Teams und Microsoft 365 oder Office 365 in der Community zur Förderung der Einführung auf der Microsoft Technical Community-Website mit. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören und Sie bei Ihrer Einführung zu unterstützen.