Grenzen für unfertige Erzeugnisse festlegen
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Grenzwerte für den Arbeitsfortschritt (WIP), eine wichtige Kanban-Praxis, begrenzen die Arbeit, die Ihr Team in jeder Phase übernimmt. Durch die Betonung der Fertigstellung vor dem Beginn einer neuen Arbeit erleben Teams oft eine höhere Produktivität und eine bessere Softwarequalität.
Das Festlegen von Grenzwerten für die WIP-Phase fügt weiche Beschränkungen für die Anzahl der Elemente hinzu, die in den entsprechenden Spalten erlaubt sind. Eine Überschreitung dieser Grenzwerte ist möglich, aber Ihr Board zeigt die Anzahl der Elemente neben den jeweiligen Grenzwerten an. Verwenden Sie diesen Artikel als Leitfaden für die Festlegung und Umsetzung von WIP-Grenzwerten.
Voraussetzungen
| Kategorie | Anforderungen |
|---|---|
| Zugriffsebenen | Mindestens Basic-Zugriff. |
| Berechtigungen | Zum Konfigureren der Teameinstellungen: Mitglied der Sicherheitsgruppe Projektadministratoren oder die Rolle Teamadministrator. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern von Berechtigungen auf Projektebene. |
Bestimmen der anfänglichen WIP-Grenzwerte
Führen Sie die folgenden Aktionen durch, um die anfänglichen WIP-Grenzwerte zu bestimmen.
- Bewertung der aktuellen Arbeit: Zählt die Elemente in Ihren vorhandenen Spalten, um die anfänglichen Grenzwerte für WIP festzulegen.
- Festlegen von Grenzwerten im Team: Legt Grenzwerte fest, die zwei oder drei Elemente pro Teammitglied in einer Phase nicht überschreiten. Bei drei Teammitgliedern liegt der Grenzwert für den WIP beispielsweise bei sechs, drei Entwickler x zwei Aufgaben/Entwickler.
- Niedriger Einstieg: Beginnen Sie mit niedrigen Grenzwerten, um Engpässe zu erkennen und Prozessprobleme umgehend anzugehen.
Einhalten der WIP-Grenzwerte
Nachdem Sie Ihre WIP-Grenzwerte festgelegt haben, verfolgen Sie, wie gut Ihr Team die Grenzwerte einhält.
Das Einhalten von WIP-Grenzwerten bedeutet, dass Teams keine Elemente in eine Spalte ziehen, wenn dies zu einer Überschreitung des Spaltengrenzwerts führen würde. Wenn sie das tun, gibt Ihr Board sofortiges Feedback. Dieses Feedback sollte das Team als Signal nutzen, sich umgehend auf spezifische Aktivitäten zu konzentrieren, um die Anzahl der Elemente in der Spalte zu reduzieren.
Auch wenn die Einhaltung von WIP-Grenzwerten in der Theorie einfach ist, kann sie Einzelpersonen, Teams und Organisationen dazu zwingen, ihre Komfortzone zu verlassen. Teammitglieder, die gerne mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, könnten sich eingeengt fühlen. Andere Teammitglieder haben möglicherweise nichts zu tun, weil sie auf den Abschluss von Arbeiten in einer vorgelagerten Phase warten.
Um von den Vorteilen der Festlegung von WIP-Grenzwerten zu profitieren, sollte Ihr Team regelmäßig zusammenkommen, um die Prozessänderungen zu besprechen.
Identifizieren von Engpässen
Um den Wertstrom zu optimieren, möchten Sie in der Regel Engpässe identifizieren und beseitigen. Engpässe deuten auf Waste im Workflowprozess insgesamt hin.
Indem Sie Ihr Board im zeitlichen Verlauf überwachen, können Sie ermitteln, wo es zu Engpässen kommt. Wenn verschiedene Arbeitselemente mehrere Tage lang unbearbeitet in einer Spalte verbleiben, ist ein Engpass aufgetreten. Engpässe treten typischerweise auf, wenn die WIP-Grenzwerte zu hoch sind. Wenn allerdings keine Engpässe auftreten, kann dies auf zu niedrige WIP-Grenzwerte hindeuten.
Wenn Sie regelmäßig Momentaufnahmen Ihres Boards machen, können Sie visuell katalogisieren, wo die Arbeit reibungslos verläuft und wo es Engpässe gibt.
Solche Momentaufnahmen können Ihrem Team die folgenden Informationen liefern:
- Durchschnittliche Anzahl von Elementen innerhalb einer Workflow-Stufe oder Spalte
- Das Verhältnis zwischen den Elementen, an denen gearbeitet wird, und der Anzahl der Teammitglieder innerhalb einer Workflow-Stufe oder Spalte
- Anzahl der Elemente, die über einen längeren Zeitraum in einer Workflow-Stufe oder Spalte verblieben sind
- Anzahl der abgeschlossenen Elemente und durchschnittliche Durchsatzrate über einen bestimmten Zeitraum
Beseitigen von Waste
Um Engpässe in Ihrem Workflow-Prozess zu beseitigen, müssen Sie die Quellen der Zeitverschwendung identifizieren. Verschwendung bezieht sich auf alles, was nicht unbedingt notwendig ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. In der Software-Entwicklung gibt es viele Formen von Verschwendung:
- Nicht verwendeter Code oder ungenutzte Features
- Mängel, die Nacharbeit erfordern
- Verzögerungen oder Wartezeiten
- Übergaben zwischen Teams oder Prozessen
- Unzureichende Anforderungen
- Unzureichende Kommunikation
Um Verschwendung zu vermeiden, sollten Sie in Teamgesprächen die Ursachen ermitteln und gemeinsam nach akzeptablen Lösungen suchen.
Festlegen von WIP-Grenzwerten
Wenn Sie wissen, wie Sie die WIP-Limits verwenden wollen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie festzulegen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams bereits den Spalten zugeordnet haben.
Wählen Sie das Zahnradsymbol
aus, um das Board zu konfigurieren und allgemeine Teameinstellungen festzulegen.
Wählen Sie Spalten und dann eine Spaltenregisterkarte aus, um den WIP-Grenzwert für diese Spalte festzulegen.
Hinweis
Je nach dem Prozess, der zur Erstellung Ihres Projekts verwendet wurde, und je nachdem, ob Ihr Team sich dafür entschieden hat, Fehler wie Anforderungen oder wie Aufgaben zu behandeln, stehen unterschiedliche Spaltentitel und Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
Wählen Sie Speichern aus, wenn Sie fertig sind.
WIP-Grenzwerte, Herausforderungen und Lösungen
Teams überschreiten die WIP-Grenzwerte gelegentlich um ein oder zwei Elemente. Wenn Sie die Grenzwerte häufig um drei oder mehr Elemente überschreiten, sollten Sie die Prozesse überprüfen oder die Grenzwerte anpassen.
Ihr Team sollte nach einigen Wochen der Verwendung von WIP-Grenzwerten ein Gespräch führen. Erkennen Sie Herausforderungen, entscheiden Sie gemeinsam über Lösungen und passen Sie Grenzwerte nach Bedarf an. Die folgende Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern deckt häufige Herausforderungen für Teams und bewährte Lösungen ab.
WIP-Herausforderungen
Soziale Dynamik: Teammitglieder haben vielleicht Schwierigkeiten, Regeln zu befolgen. Einige empören sich, andere missverstehen die Anwendbarkeit, und wieder andere nehmen zusätzliche Arbeit über die vereinbarten Grenzwerte hinaus an. Auch Multitasking kann die Einhaltung der Vorschriften behindern.
Variabilität der Arbeit: Ungleiche Größen von Elementen, z. B. Benutzer-Stories und Bugs, wirken sich auf den Workflow aus. Unterschiedliche Schätzungen, wie Stunden, Tage und Story Points, erfordern maßgeschneiderte WIP-Einschränkungen.
Ignorieren von systemischen Problemen: Teams verharren oft in Engpässen, anstatt die zugrunde liegenden Workflow-Probleme anzugehen.
Kulturwandel: Die Einführung von Grenzwerten für WIP erfordert System-, Kultur- und Teamanpassungen.
Lösungen für die Verwaltung von WIP
Aufbau einer Kultur der Teamproduktivität: Sprechen Sie das Spannungsverhältnis zwischen individueller und Team-Produktivität an. Fördern Sie Praktiken, die die Effizienz des Workflows insgesamt verbessern.
Arbeit in angemessenem Umfang: Besprechen Sie den Arbeitsumfang, bevor Sie mit den Aufgaben beginnen. Splitten Sie große Elemente in kleinere Aufgaben auf.
Priorisieren Sie die wichtigsten Elemente: Wenn Sie im Leerlauf sind, konzentrieren Sie sich darauf, vorgelagerte Elemente voranzubringen. Suchen Sie Hilfe, wenn Sie blockiert sind oder Probleme mit der Bereitstellung haben.
Zuweisung von Ressourcen an das Team: Sorgen Sie dafür, dass in jedem Arbeitsschritt genügend Spezialisten zur Verfügung stehen, um Engpässe zu vermeiden.
Gemeinsames Verständnis aufbauen: Fördern Sie das Verständnis des Teams für die Kanban-Praktiken. Halten Sie regelmäßige Feedbackgespräche ab und dokumentieren Sie Richtlinien.
Nehmen Sie metrikbasierte Anpassungen vor: Überwachen Sie WIP- und Durchlaufzeit-Metriken für Prozessanpassungen.
Verwalten des Kulturwandels: Wenden Sie die Grundsätze des Änderungsmanagements an und fördern Sie die Eigenverantwortung des Teams bei der Umsetzung der Grenzwerte für den WIP.