Anbefalinger til identifikation og bedømmelse flows
Gælder for denne Power Platform anbefaling af tjekliste for velstruktureret pålidelighed:
| RE:02 | Identificer og vurder bruger- og systemflows. Brug en kritisk skala, der er baseret på dine forretningskrav, til at prioritere flowet. |
|---|
I denne vejledning beskrives anbefalingerne til identifikation og prioritering af arbejdsbelastningsflows. Identifikation og prioritering af arbejdsbelastningsflows indebærer tilknytning af brugerflows og systemflows for at fastlægge, hvor kritiske de er for organisationen. Denne praksis sikrer, at du identificerer og prioriterer de mest kritiske arbejdsbelastningsfunktioner for at reducere risikoen for ødelæggende fejl. Hvis arbejdsbelastningen ikke identificeres og prioriteres, kan der ske nedbrud i systemet, og pålideligheden af arbejdsbelastningen svækkes.
Definitioner
| Begreb | Definition |
|---|---|
| Brugerflow | Stierne eller sekvenserne for handlinger, som brugere udføre i en applikation eller et system. |
| Systemflow | Flowet af Information og processer i et system. Systemet følger automatisk dette flow for at aktivere funktionerne i brugerflows eller arbejdsbelastning. |
Vigtigste designstrategier
Når du designer arbejdsbelastningen, er det vigtigt at definere brugerflows og systemflows.
Brugerflows udstikker bevægelsen af en bruger gennem din applikation. De fokuserer på brugergrænsefladen, interaktioner, beslutninger og de trin, der kræves for at fuldføre en opgave. Brugerflows giver et brugerfokuseret perspektiv på brugeroplevelsen og grænsefladedesign.
Systemflows viser det interne arbejde i dine arbejdsbelastninger. De fokuserer på dataflytninger, inputbehandling, outputbehandling og interaktion mellem arbejdsbelastningskomponenter, back end-services og eksterne API'er. Systemflows angiver de indviklede detaljer om, hvordan arbejdsbelastningen fungerer internt.
Du skal identificere og definere flows tidligt i designfasen af arbejdsbelastningen. Det giver dig en mere klar forståelse af, hvad der påvirker pålideligheden af din arbejdsbelastning. Det tilpasser dine arkitekturmæssige beslutninger med pålidelighedsmålene for arbejdsbelastningen.
Identificer alle bruger- og systemflows
Outputtet til identifikation af alle bruger- og systemflows er et katalog over alle flows i arbejdsbelastningen. Denne identifikationsproces kræver, at du tilknytter alle brugerinteraktioner og processer i et system fra start til slut. Denne tilknytning er en forudsætning for identifikation af vigtige flows. Her er anbefalinger til identifikation af alle bruger- og systemflows i en arbejdsbelastning:
Identificer vigtige bidragydere. Tænk over alle de personer, der bidrager til processen. Dette omfatter personer i din afdeling og andre afdelinger, hvor alle arbejder sammen om problemet. Forstå, hvad deres funktion er i forbindelse med løsningen af virksomhedens problem.
Interview interessenter. Interessenter kan levere værdifulde oplysninger til identifikation af flows, og de kan endda hjælpe dig med at tilknytte og prioritere flows. Du kan også interviewe brugere, forretningsanalytikere og tekniske teams for at indsamle indsigt i brugerinteraktioner og afhængigheder i arbejdsbelastningen.
Opdag processer, der kan forbedres ved hjælp af procesmining. Hvis din opgave udføres fuldt ud på skrivebordet, kan du bruge procesmining til at opdage de trin, som personer i din organisation udfører for at fuldføre opgaven. Procesminig visualiserer din proces i et proceskort og viser flaskehalse og målepunkter for din proces i en analytisk rapport.
Gennemse dokumentationen. I designfasen har du muligvis ikke dokumentation at gennemse. Hvis der imidlertid findes dokumentation, skal du bruge den. Bed om systemarkitekturdiagrammer, brugervejledninger og procesbeskrivelser. Disse dokumenter kan hjælpe dig med at forstå de tilsigtet funktionalitet for arbejdsbelastningen og de enkelte flows.
Observer, hvilke aktiviteter der udføres. Hvis opgaven udføres i dag på en anden måde, skal du overvåge den opgave, der bruges. Noter de aktiviteter, som brugeren udfører for at fuldføre opgaverne i dette trin af forretningsprocessen. Gå i detaljer om aktiviteterne. Når du beslutter dig for aktiviteterne, skal du overveje årsag og virkning for de enkelt, hvordan de er relateret til hinanden, og hvordan de fører dig tættere på den ønskede målsætning. Identificer processens udgangspunkt, og udfyld de aktiviteter, som fører til målsætningen. Aktiviteter kan være sekventielle, hvilket betyder, at én aktivitet ikke kan forekomme, før den anden er fuldført, eller parallelle, hvilket betyder, at to aktiviteter kan opstå samtidigt i processen.
Identificer, hvilke data der er brug for, og hvor de kommer fra. Lav en liste over alle datakilder, og observer, hvor dataene kommer fra. Er det fra et internt system eller en ekstern datakilde? Hvordan godkendes brugere, når de henter dataene? Er der forskellige tilladelsesniveauer? Ændres dataene, afhængigt af hvem der bruger systemet?
Identificer, hvilke data der oprettes eller redigeres. Bruges en papirformular eller elektronisk formular til at registrere dataene i dag? En sådan formular kan være et startpunkt, når du overvejer layoutet af skærmbilleder, og hvordan dataene indsamles. Hvad er det for nogle data, der indsamles? Hvad hedder de? Er dette det rigtige navn fra datakilden eller et almindeligt navn, der bruges i denne del af virksomheden? Det kan være nødvendigt at knytte navnet i datakilden til det "brugervenlige" navn, dine brugere kender.
Bestem de beslutninger, der er truffet som en del af bruger- eller systemflowet. Når denne aktivitet under processen er afsluttet, træffes der så en beslutning? Er der en måde, som løsningen kan foretage beslutningen på automatisk på baggrund af dataene? Findes der et hierarki for dataene? De enkelte udgiftsrapporter kan f.eks. have flere udgifter, og visse udgiftstyper kræver flere oplysninger. Meddeles denne beslutning til nogen? Hvordan meddeles den? Kræves der godkendelser, før næste trin af processen kan begynde? Hvordan indhentes disse godkendelser? Er der en bestemt bruger eller rolle, der kan godkende det næste trin i processen?
Angiv identificerede flows. Interviews, dokumentationen og observationen vil gøre det muligt at identificere alle flows i arbejdsbelastningen. Udarbejd en liste over alle de flows, du identificerer og kategoriserer dem i brugerflows (med fokus på brugerinteraktioner) og systemflows (med fokus på back end-processer og dataflytning).
Definer start- og slutpunkter for flow. For hvert identificeret flow skal det klart defineres, hvor flowet starter, og hvor det slutter. I forbindelse med brugerflows skal du dokumentere hver brugerinteraktion og det forventede resultat. Fokus på brugeroplevelsen og design af grænsefladen. I forbindelse med systemflows skal du identificere underliggende udløsere og de forventede udfald.
Opdel hvert flow. Opbryd hver enkelt flow i individuelle trin, der beskriver de handlinger, beslutninger eller processer, som skal udføres på hvert punkt. Bemærk, hvordan de enkelte trin kommunikerer med andre dele af systemet, herunder afhængigheder af andre flows eller eksterne systemer. Du bør kunne fastslå, hvordan flows integreres med og påvirker arbejdsbelastningen og brugeroplevelsen. Denne dobbelte fremgangsmåde giver et overblik over hele arbejdsbelastningen.
Dokumenter unikke output. Identificer eventuelle alternative stier eller undtagelser i de enkelte flow, f.eks. fejlbehandling eller betinget forgrening. Hvis et flow kan have flere forskellige muligheder, skal du føje dem til kataloget som separate poster. I forbindelse med brugerflows skal du identificere interaktionens tilsigtet funktionsmåde. I forbindelse med systemflows skal du identificere processens tilsigtet funktionsmåde.
Visualiser med diagrammer. Opret flowdiagrammer eller diagrammer, der visuelt repræsenterer flowet og dets trin. Du kan bruge værktøjer som Microsoft Visio, UML-sekvensdiagrammer (Unified Modeling Language), use-case-diagrammer, enkle tegneværktøjer eller en beskrivende liste i tekstformat (se Eksempel på flowkatalog).
Opdater flow-tilknytning iterativt. Flowtilknytning er en iterativ proces. Flows kan ændres, opdeles eller kombineres, især i designfasen. Efterhånden som arbejdsbelastningsflowsbliver mere klart defineret, bør du opdatere kataloget over flows, så de matcher. Valider og begræns flowdiagrammerne med feedback fra interessenter for at sikre, at de er nøjagtige og fuldstændige.
Identificere forretningsprocesser for de enkelte flow
Forretningsprocesser er en række opgaver, der skal udføres for at opnå et output, f.eks. udgiftsrapportering, årlig feriestyring, ordreopfyldning eller lagerstyring. Identifikationen af forretningsprocesser for hvert flow indebærer tilknytning af flow til en eller flere forretningsprocesser. Denne tilknytning hjælper dig med at forstå betydningen af de enkelte flow for virksomheden.
Du kan have eksisterende dokumentation eller forretningsplaner, der kan indeholde en tilknytning af flow til forretningsprocesser. Undertiden kan brugermanualer, undervisningsmaterialer eller systemspecifikationer give et indblik i den tilsigtet brug af og formålet med arbejdsbelastningen og dens flows. Hvis ikke, skal du knytte flows til de forretningsprocesser, de understøtter. Her er anbefalinger til identifikation af forretningsprocesser for hvert flow:
Brug output fra arbejdsbelastninger. Du kan bruge arbejdsbelastningsoutput og flowopdelinger til at sammenligne flows med de forretningsprocesser, de understøtter. Først skal du gennemse de output, som arbejdsbelastningen genererer. Outputtet kan være salgsrapporter, datafiler eller fuldførte opgaver.
Gennemfør interviews. Tal med teammedlemmer og interessenter, der kommunikerer med arbejdsbelastningen. Du skal stille specifikke spørgsmål om deres daglige opgaver, hvordan de bruger arbejdsbelastningen, og hvilke mål de opnår med den. Tekniske teams har ofte en uddybende forståelse af strukturen for arbejdsbelastning og kan give indsigt i de forretningsprocesser, de understøtter.
Overvåg brugen af arbejdsbelastninger. I forbindelse med eksisterende arbejdsbelastninger skal du overvåge arbejdsbelastningen og søge efter mønstre i brug, der angiver underliggende forretningsprocesser, f.eks. dataindtastning, ordrebehandling eller kundekontakt.
Forbind outputtet til en forretningsproces. Opret forbindelse fra flowoutputtet og den overordnede forretningsproces, de understøtter. Hvis et flowtrin f.eks. omfatter behandling af kundeordrer, understøtter det direkte forretningsprocessen for indfrielse af ordrer. Opfyldelse af ordrer bidrager til forretningsmålene om at bevare kundetilfredsheden og generere omsætning. Til sidst kan du bruge flowet som hjælp til at bestemme, hvilket flow der oprettede salgsrapporten.
Identificer procesejere og interessenter for hvert flow
Procesejeren for et flow er den person, der er ansvarlig for en vellykket udførelse af en bestemt proces. De er ansvarlige for denne proces og de flows, der understøtter den. Du skal identificere procesejeren for hver flow i arbejdsbelastningen. Du skal også identificere interessenterne for hvert flow. Interessenter kan involveres i arbejdsbelastningen, have afhængigheder af et flow eller administrere en afhængighed, som flowet har.
Du kan have en RAM (Responsibility Assignment Matrix) eller en RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed), der allerede identificerer procesejere og interessenter. Procesejerne er som regel ansvarlige for en proces, og du konsulterer eller informerer interessenterne.
Identificere eskaleringsstier for hvert flow
Identifikationen af eskaleringsstier handler om at fastlægge kanaler til eskalering af problemer, der vedrører et flow. Problemer, der skal eskaleres, kan være vigtige opdateringer, sikkerhedsmæssige problemer, forringelser eller tekniske hændelser. Målet med at identificere en eskaleringssti er at sikre en rettidig og effektiv løsning af problemer.
Den eskaleringssti, du tilknytter, skal starte med den person eller gruppe, der med størst sandsynlighed vil løse et bestemt problem. Hvis denne person eller gruppe ikke kan løse problemet, skal eskaleringsstien identificere det næste kontaktpunkt. Det næste kontaktpunkt har et større ansvarsområde og kan koordinere afhjælpningsstrategier med flere dele af organisationen. Antallet af personer, der er på en eskaleringssti, varierer efter flow og organisation. For mange personer på en eskaleringssti kan gøre løsningsindsatsen langsommere.
Identificere de forretningsmæssige indvirkninger af de enkelte flow
Det er vigtigt at identificere de forretningsmæssige indvirkninger af hvert flow for at forstå, hvordan de enkelte flow bidrager til vigtige forretningsmål. Forretningsmæssig indvirkning kan omfatte forbedring af ydeevnen, direkte eller indirekte omkostningsbesparelser, afhjælpning af risici eller forretningsmæssig transformering. Ved at forstå både de positive og negative indvirkninger af hvert enkelt flow kan du prioritere indsatsen for at sikre, at de flows, der betyder mest for din virksomhed, er pålidelige. Det er vigtigt at tage højde for den direkte indvirkning af flowfejl og dens indvirkning på andre forbundne processer. Her er trinene til at identificere de forretningsmæssige indvirkninger af hvert flow:
Identificer positiv indvirkning. Find ud af, hvilke fordele der forventes, når et flow kører som forventet. De forventede fordele kunne være forbedret driftseffektivitet og -effektivitet, øget kunde- eller medarbejdertilfredshed, forbedret datasikkerhed, sikring af overholdelse af angivne lovgivningskrav eller andre positive indvirkninger på virksomheden.
Identificer negativ indvirkning. Vurdere de potentielle negative indvirkninger, hvis en proces mislykkes eller ikke fungerer som forventet. Overvej at beregne bestemte tal, f.eks. indtægtsfald. Inkluder subjektive effekter som f.eks. skade af omdømme, tab af kundetillid eller negative indvirkninger på andre relaterede forretningsprocesser.
Definer antagelser om kapacitet og tilgængelighed. Etablere antagelser om den forventede kapacitet og tilgængelighed af de enkelte processer. Overvej faktorer som forventet arbejdstid og målprocent i oppetid. Hvis der er forventninger til RTO (Recovery Time Objective) eller RPO'er (Recovery Point Objective), skal du medtage disse forventninger. Disse antagelser gør det lettere at forstå pålidelighedskravene til hvert flow.
Ved systematisk at evaluere disse aspekter kan du få et omfattende overblik over, hvordan hvert flow indvirker virksomheden, og træffe strategiske beslutninger om optimering af stabilitet.
Tildele en kritisk bedømmelse til hvert flow
En detaljeret evaluering af flowets vigtighed i forhold til den overordnede indvirkning af virksomheden giver dig mulighed for at tildele en kritisk bedømmelse til hvert flow. Formålet er at sortere flows efter prioritet og tildele et navn, der giver dig mulighed for at identificere de vigtige flows. Denne proces er en logisk hjælp til identifikation, tilknytning og tilpasning til forretningsprocesser og indvirkning. Brug følgende kritiske beskrivelser til at tildele dine kritiske bedømmelser:
Kritisk (høj kritikalitet): Kritiske flows er en integreret del af kerneforretningsfunktioner. De har direkte indvirkning på vigtige aspekter af en virksomhed, f.eks. kundeoplevelse, økonomiske transaktioner, sikkerhedsprotokoller, medarbejdernes sundhed og sikkerhed. Hvis disse flows går ned eller afbrydes, kan det medføre en betydelig øjeblikkelig eller negativ effekt på den lange bane. Af eksempler på negative følger kan nævnes tab af indtægter og tillidsforhold samt juridiske problemer. Med prioriteringen af disse flows sikres, at de vigtigste aspekter af arbejdsbelastningen er robuste og fleksible.
Vigtigt (middel kritikalitet): Vigtige flow opfylder en del af en forretningsfunktion, men har ikke direkte grænseflade med eller påvirker kritiske forretningsaktiviteter. Hvis et problem f.eks. forstyrrer en intern databehandling, kan du prøve at behandle dataene igen uden øjeblikkelige eksterne konsekvenser. Disse flows er vigtige for en problemfri drift, men giver mulighed for hurtig kundeafdrift eller økonomisk effekt, hvilket giver mulighed for administrerede svar på problemer.
Produktivitet (lav kritikalitet): Produktivitetsflow har ikke en direkte eller væsentlig effekt på kerneforretningsfunktionerne eller kundeoplevelsen. Af eksempler kan nævnes ekstraprocesser og sager, hvor mindre grupper bruger sager som f.eks. at overføre filer jævnligt for at sikkerhedskopiere lagerplads eller behandle feedbackundersøgelser. Selvom disse flows bidrager til det overordnede system, er det ikke sandsynligt, at forstyrrelsen af dem medfører alvorlige forretningsmæssige eller driftsmæssige problemer, og der findes ofte en manuel løsning.
Ved at følge denne strukturerede fremgangsmåde til kritisk tildeling kan du effektivt prioritere ressourcer og fokusere på at vedligeholde og forbedre pålideligheden og effektiviteten af de mest kritiske flows.
Afvejning: Højere forventninger til pålidelighed falder nogle gange sammen med højere driftsomkostninger og ledelsesbyrde for operatørerne. Sørg for, at interessenter forstår de potentielle omkostningsstigninger ved at forbedre pålideligheden af vigtige flows.
Eksempel på flowkatalog
Følgende eksempel indeholder et komplet scenario og illustrerer vigtige punkter, der hjælper dig med at identificere, tilknytte og prioritere dine flows. Arbejdsbelastningen er et eksempel på en line-of-business-app til udgifter, der bruges til rapportering af udgifter, som gør det muligt for medarbejdere at udfylde udgiftsformularer, ledere at gennemse og godkende udgifterne og gennemgå ugentlige rapporter.
Brugerflow 1: Udfyld formularen Udgifter
Flowbeskrivelse: Medarbejdere bruger applikationen til at udfylde udgiftsformularen.
Forretningsprocesser: Dette flow understøtter udfyldning og indsendelse af udgiftsformularen, men det er asynkront, hvilket gør det mindre kritisk.
Procesejer: Virksomhedsadministrator
Interessenter: Medarbejdere, linjeleder, forretningsadministrator
Eskaleringsstier: Applikationsteam, platformsteam
Forretningspåvirkning: Dette flow er vigtigt for, at medarbejderne kan gøre krav på udgifter, men det påvirker ikke direkte virksomhedens primære indtægtskilde eller har en direkte indvirkning på kunderne. Når medarbejdere ikke kan oprette udgiftskrav pga. utilgængelighed i dette flow, har det ingen negativ indvirkning på virksomhedens omsætning eller omdømme. Medarbejdere kan arkivere udgifter på et senere tidspunkt. En forlænget nedetid kan medføre, at du bruger kreditkort, hvis du ikke kan betale for udgifter. Høj tilgængelighed er imidlertid ikke vigtig for denne proces. Virksomhedsadministratorerne har angivet et krav om 90 % tilgængelighed til denne proces og kan acceptere nedetid uden for åbningstiden i forbindelse med vedligeholdelse.
Kritikalitet bedømmelse: Produktivitet (Lav)
Brugerflow 2: Gennemgang og godkendelse af udgifter
Flowbeskrivelse: Linjeledere for medarbejderen gennemgår og godkender udgiftsafregningen.
Forretningsprocesser: Dette flow understøtter gennemgang og godkendelse af udgiftsafregninger, men det er en asynkron proces.
Procesejer: Virksomhedsadministrator
Interessenter: Medarbejdere, linjeleder, forretningsadministrator
Eskaleringssti: Applikationsteam, platformsteam
Forretningspåvirkning: Dette flow giver linjeledere mulighed for at gennemgå og godkende udgiftsafregninger og anmode om flere detaljer. Høj tilgængelighed af dette flow er ikke vigtig, da linjeledere har syv dage til at godkende udgiftskrav. Når medarbejdere ikke kan oprette udgiftskrav pga. utilgængelighed i dette flow, har det ingen negativ indvirkning på virksomhedens omsætning eller omdømme. Medarbejdere kan arkivere udgifter på et senere tidspunkt. En forlænget nedetid kan medføre, at du bruger kreditkort, hvis du ikke kan betale for udgifter. Høj tilgængelighed er imidlertid ikke vigtig for denne proces. Virksomhedsadministratorerne har angivet et krav om 90 % tilgængelighed til denne proces og kan acceptere nedetid uden for åbningstiden i forbindelse med vedligeholdelse.
Kritikalitet bedømmelse: Produktivitet (Lav)
Brugerflow 3: Angiv og bogfør transaktioner
Beskrivelse af flow: Virksomhedsadministratorer skal gennemgå udgifter og bogføre transaktioner, for at kredit Kort kan betales.
Forretningsprocesser: Dette flow understøtter betaling af kredit kort gebyrer.
Procesejer: Virksomhedsadministrator
Interessenter: Forretningsadministrator, platformsteam, datateam
Eskaleringssti: Platformsteam, datateam, platformsteam, tilkaldetekniker
Forretningspåvirkning: Dette flow er integreret i betalingen af udgifter, og manglende betalinger kan føre til kredit kort gebyrer. Der er imidlerrtid som regel tilstrækkelig tid mellem, at en betaling registreres, og den bliver betalt. Virksomhedsadministratorerne har angivet et krav om 90 % tilgængelighed til denne proces og kan acceptere nedetid uden for åbningstiden i forbindelse med vedligeholdelse.
Kritikalitet bedømmelse: Mellem
Systemflow 4: Opret ugentlig udgiftsrapport
Flowbeskrivelse: Der oprettes en ugentlig rapport over udgifter, som økonomichefen kan gennemse. Rapporten oprettes og publiceres til Power BI, og der sendes en meddelelse til CFO'en.
Forretningsprocesser: Dette flow understøtter gennemgang af udgifter.
Procesejer: CFO
Interessenter: Virksomhedsadministrator, alle tekniske teams
Eskaleringssti: Applikationsteamets vagtingeniør, platformsteamets vagtingeniør, datateamets vagtingeniør
Forretningspåvirkning: Utilgængelighed af dette flow påvirker ikke virksomhedens omsætning eller omdømme. Virksomhedsadministratorerne har angivet et krav om 90 % tilgængelighed til denne proces og kan acceptere nedetid uden for åbningstiden i forbindelse med vedligeholdelse.
Kritikalitet bedømmelse: Mellem
Brugerflow 5: Udgifter til overvågning
Flowbeskrivelse: Eksterne revisorer udfører just-in-time-revisioner af udgifter for at kontrollere, om rapporterne opfylder overholdelseskravene.
Forretningsprocesser: Dette flow understøtter direkte overholdelses- og overvågningsprocesserne . Uden denne funktionalitet kan virksomheden blive udsat for bøder fra eksterne revisorer.
Procesejer: Platformsteam
Interessenter: Platformteam, driftsteam, forretningsadministratorer
Eskaleringssti: Vagtingeniør til platformsteam
Forretningspåvirkning: Dette flow kræver høj tilgængelighed, fordi eksterne revisorer kan anmode om rapportering af udgifter uden advarsel eller meddelelse. Hvis dette flow ikke er tilgængeligt, kan det medføre bøder. Det er en nøgleproces, at virksomheden forventer 99,9 % oppetid i forbindelse med, herunder i udvidede arbejdstider.
Kritikalitet bedømmelse: Høj
Power Platform-processtyring
Overvej at bruge procesmining og opgavemining i Power Automate, herunder en procestilknytning, som er et effektivt værktøj, der kan hjælpe dig med at visualisere og analysere dine forretningsprocesser.
Få mere at vide om, hvordan du konverterer dine ideer til en fuldt funktionel løsning ved at planlægge et Power Apps-projekt.
Kontrolliste for bæredygtighed
Se det fuldstændige sæt anbefalinger.