Del via

Anbefalinger til formalisering af rutineopgaver og opgaver, der ikke er rutineopgaver

  • Artikel

Gælder for denne Power Platform anbefaling af Well-Architected Operational Excellence-tjekliste:

OE:02 Formaliser den måde, du kører rutine-, efter behov og nøddriftsopgaver på ved hjælp af dokumentation, tjeklister eller automatisering. Stræb efter konsistens og forudsigelighed for teamprocesser og leverancer ved at indføre brancheførende praksis og tilgange, såsom en "skift til venstre"-tilgang.

I denne vejledning beskrives anbefalingerne til formalisering af rutineopgaver og opgaver, der ikke er rutineprægede. Det er vigtigt at formalisere rutineopgaver og opgaver, der ikke er rutineprægede, for at opnå en effektiv styring af arbejdsbelastningen. Gennemprøvede værktøjer og fremgangsmåder i branchen hjælper arbejdsbelastningsteams med at optimere effektiviteten og ensartetheden og automatisere processer, når det er praktisk. Denne praksis er med til at minimere risikoen for at blive overrasket, når der opstår problemer, og sikrer, at understøttelse af arbejdsbelastning er effektiv. Ved at være konsekvent med at håndtere rutineprægede, improviserede og nødopgaver kan teammedlemmer minimere risikoen for fejl og undgå at skulle forstærke et fornuftigt ejerskab.

Vigtigste designstrategier

Ensartede processer gør arbejdskvaliteten forudsigelig, og forudsigelig arbejdskvalitet gør understøttelse af arbejdsbelastning mere problemfri. Hvis du vil opnå ensartethed i processerne, skal du standardisere processer og dokumentere standardprocedurer for drift. Ved hjælp af standardisering kan arbejdsbelastningsteams vedligeholde og løbende forbedre deres arbejdsbelastning under organisationens overordnede styring. Brug strategier som automatisering og skift til venstre-fremgangsmåder for at minimere potentielle områder med uforudsigelighed.

Processtandardisering tager mange former. Her er nogle generelle anbefalinger:

  • De processer, du standardiserer, skal omfatte alle aspekter af administration af arbejdsbelastning: pålidelighed, sikkerhed, ydeevne, erfaring og driftsprocesser. Arbejdsbelastningsteamet bør have så meget ejerskab over processerne, som det har brug for for at vedligeholde og løbende forbedre arbejdsbyrden under organisationens overordnede styring.

  • I den dokumentation, du udarbejder, registreres standardprocedurerne for betjening, og det bestemmes, hvordan tingene skal udføres, men dokumentationen er aldrig endelig. Procedurerne skal udvikle sig i forhold til arbejdsbelastningen og teamets udvikling. Gennemgå og udfordr jævnligt standarder for at sikre, at de er de rette standarder for dit team i øjeblikket. Din dokumentation skal være skabeloniseret og versionskontrolleret for at sikre ensartethed i dokumentationsformaterne, og at der er en oversigt over gennemgange og opdateringer.

  • Inddel rutineprægede, improviserede og nødopgaver i kontrollisteelementer, der er nemme at forstå, så arbejdsbelastningsteams kan opnå ensartede processer og minimere potentielle områder med uforudsigelighed.

Et eksempel på en rutineopgave er processen til anvendelse af en opgradering på en løsning i produktionsmiljøet. Når du beslutter, at du skal udføre en løsningsopgradering, kan arbejdsbelastningsteamet oprette en kontrolliste, der indeholder elementer som:

  • Test opdateringen i testmiljøer og midlertidige miljøer.

  • Opret en anmodning om ændringsstyring for at udrulle opgraderingen i produktionen.

  • Opdater dokumentationen, f.eks. en wiki eller vidensbase, så den afspejler de seneste oplysninger.

  • Gennemse afbrydelsesvinduet for at minimere forstyrrelser for brugerne.

    Fokusér hvert kontrollisteelement på en separat opgave, der er klart defineret.

  • Improviserede opgaver og nødopgaver er scenariespecifikke, men operatørerne skal stadig have en klar forståelse af deres roller og ansvarsområder. De skal vide, hvordan de kan arbejde sammen med arbejdsbelastningsteamet og andre teams i organisationen for at kunne gennemgå de pågældende typer opgaver effektivt.

    En improviseret opgave kan f.eks. omfatte aktivering af en ny miljøindstilling eller -funktion eller brug af kodekomponenter til udvikleroplevelser. Der findes muligvis ikke en fuldstændig kontrolliste til test af denne type ressource. Der bør dog være generelle kontrollister ved tilføjelse af nye ressourcer eller funktioner i dine miljøer og standarder, der omfatter test af ydeevne, sikkerhed og pålidelighed i hver fase.

    På samme måde skal responsplanen klart definere roller og ansvarsområder samt generelle processer og procedurer. Du skal overholde denne plan i nødsituationer, så du er sikker på at håndtere dem effektivt.

    Improviserede og nødaktiviteter er også gode muligheder for at få mere at vide om, hvordan du kan forbedre standarddriftsprocedurer. Bed arbejdsbelastningsteamet om at overveje, hvordan driften kan være gået mere problemfrit, og find ud af, om en opdatering af eksisterende processer kan være en fordel fremadrettet.

  • Indfør gennemprøvede fremgangsmåder i branchen for at minimere den tid, dit team bruger på at finde på processer og standarder. Når du følger Agile-fremgangsmåder med Scrum, organiserer dit arbejde gennem Kanban og vælger et skift til venstre-etos, er det alle eksempler på fremgangsmåder, der er effektive for organisationer i alle størrelser. Mange modne organisationer bruger versionskontrollerede standardprocedurer for betjening, wiki'er, nye medarbejdermanualer og driftsmanualer for at gennemtvinge ensartethed.

    Stol på dit teams erfaring for at beslutte, hvilke praksisser der passer til din styring af arbejdsbelastningens livscyklus. Lær af andre teams om de standarder, de har implementeret med succes, for at forstå, hvordan bestemte praksisser passer ind i din organisationsstruktur.

  • Indarbejd organisatoriske krav og tværgående funktioner i standardprocedurerne for driften. Organisationen kan have standarder for nogle processer, du bør anvende, f.eks. ændringsstyring og support. Du kan dog også udvikle dine egne standarder for andre processer, så du skal se efter måder, du kan indarbejde de påkrævede standarder på i dine processer. De processer, du ejer, vil sandsynligvis være i overensstemmelse med andre teams processer, så gå efter at tilpasse standarder i et realistisk omfang.

    Dokumenter, hvor arbejdsbelastningsteamets og andre teams processer adskiller sig for at sikre, at arbejdsbelastningsteamet kan arbejde bedre sammen med andre teams, når der er skæringspunkter. De centrale sikkerhedsteams kan bruge andre værktøjer og procedurer end arbejdsbelastningsteamet, og teams kan lettere samarbejde, hvis de er opmærksomme på disse forskelle.

  • Brug automatisering til at opnå ensartethed. Du kan automatisere opgaver, der gentages og kan være udsat for brugerfejl, så administrationen bliver mindre belastet i dit team. Hold udkig efter muligheder for at automatisere processer, f.eks. generere IT Service Management-anmodninger. Få mere at vide i Anbefalinger til implementering af automatisering.

Afvejning: Kodificering af standardprocedurer kan medføre risiko for stagnation eller selvtilfredshed. Standarder skal overholdes, men de skal ikke være strenge eller statiske. Du skal finde en balance mellem streng overholdelse og tilladt innovation, så dine processer kan udvikle sig sikkert over tid.

Power Platform-processtyring

Selvom der ikke er nogen Power Platform produkter, der direkte letter formaliseringen af processer og procedurer,offentliggør Microsoft omfattende vejledning om dette emne. Brug denne vejledning til at få en forståelse af gennemprøvede og anbefalede fremgangsmåder i branchen og til at overveje, hvordan de kan anvendes på din arbejdsbelastning.

Power Platform Well-Architected giver også detaljeret vejledning om de processer og procedurer, der skal kodificeres for at sikre, at dit arbejdsbyrde- og arbejdsbelastningsteam kører i henhold til branchestandarder:

Næste trin

Tjekliste for operationel ekspertise