Anbefalinger til skrivning af indhold til brugergrænseflader
Gælder for denne anbefaling af kontrolliste til optimering af Power Platform-velstruktureret oplevelse:
| XO:09 | Indhold skal være let at forstå og give en klar vejledning. Brug en brugbar, ensartet og professionel tone, der gør det nemmere at fuldføre opgaver. |
|---|
I denne vejledning beskrives anbefalingerne til, hvordan du udformer effektivt indhold, der er skræddersyet til brugeroplevelsen. Indhold fungerer som den primære kommunikationsmåde på en brugergrænseflade, idet det giver en bedre forståelse, når der skal kommunikeres komplekse ideer, end visuelle elementer alene. De ord, vi bruger i et program, påvirker den måde, brugere navigerer og opfatter dem, uanset om vi vejleder dem gennem en proces eller deler vigtige systemoplysninger.
Vigtigste designstrategier
At skrive indhold, der er en del af brugergrænsefladedesignet, er både en kunst og en videnskab. Ved at kombinere disse metoder til oprettelse af tekst med bedste praksis for visuelt design, forbedres brugeroplevelsen.
Gøre indholdet overskueligt
Når brugere anvender et virksomhedsprogram, er de ikke interesseret i funktionerne på brugergrænsefladen eller i at blive underholdt med et blomstrende sprog. De fokuserer på fuldførelse af opgaver. Hjælp dem ved at skrive i korte, overskuelige blokke. Opdel tekst i kortere sætninger og afsnit. Undgå et alt for overstrømmende sprog. Brugere besøger ofte en brugergrænseflade med bestemte mål for øje, og indhold bør vejlede dem problemfrit i retning af at nå disse mål.
Vær præcis. Indhold skal være kort og præcist. Præcist betyder ikke begrænset – det betyder effektivt. Brug så få ord som muligt, samtidig med at betydningen bevares. Sørg for, at hvert ord i dit indhold tjener et formål. Angiv kun de nødvendige oplysninger på det rette tidspunkt. Husk, at der er mindre sandsynlighed for, at for meget indhold bliver læst. Følg Mark Twains råd: "Det er nemt at skrive. Det eneste, du skal gøre, er at strege de forkerte ord ud".
Start med den vigtigste information: værditilbuddet. Hvis der er plads, kan du tilføje et kort afsnit eller to med detaljer efter prioritet. Hvis du har brug for at sige mere, kan du bruge linket "Læs mere". Undertiden er det nemmere at skrive brødteksten i budskabet først og derefter skrive overskriften.
Brug så vidt muligt specifikke verber. Specifikke verber giver mere mening end generiske. Hjælp brugeren med hurtigt at forstå tilgængelige indstillinger eller nødvendige handlinger ved at bruge bestemte ord som "hent", "opdater", "vælg" eller "skift". Du kan undgå forvirring og reducere flertydighed ved at fjerne ord, der har flere betydninger.
Hold det kontekstafhængigt og opgavefokuseret
Fortæl folk, hvad de har brug for at vide. Indholdet skal give brugerne de vigtige oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres opgaver eller for at træffe velovervejede beslutninger på brugergrænsefladen. Indhold skal vejlede brugerne i deres interaktioner, og brugerne forventer klare, relevante oplysninger, der opfylder deres behov. Indhold må aldrig skabe forvirring eller frustration.
Segmenter i mindre dele skaber et naturlig flow. Fokuser på brugeren, den handling, der er foretaget, eller hvad de kan forvente nu. For at undgå frustration og kognitiv belastning skal du ikke inkludere oplysninger, der er irrelevante, eller som distraherer fra den umiddelbare opgave.
Fremhæv fordelen frem for handlingen eller funktionen. Denne fremgangsmåde øger brugerens mulighed for hurtigt at udføre opgaver ved først at forklare fordelen. Hvilket positivt resultat vil det medføre, når handlingen er fuldført? Forklar fordelen, før du fortæller dem, at de skal foretage en handling, og undgå at bede dem om at foretage en handling, før du forklarer hvorfor.
I forbindelse med indhold på opgaveniveau skal du ikke fokusere på at fremhæve dit firmabrand på en forstyrrende måde. Slet f.eks. "Microsoft Connector Shuttle Service ankommer på din campusplacering kl. 14:15 PM". Brug i stedet "Shuttle ankommer kl. 14:15".
Tal på et almindeligt sprog
Brug et enkelt, klart sprog, der er let forståeligt for målgruppen, publikum, uden unødvendig jargon eller tekniske termer. Brugerne skal kunne forstå indhold uden problemer, hvilket reducerer risikoen for forvirring eller fejlfortolkning og i sidste ende forbedrer engagementet. Læsefærdigheder skal ikke være højere end 10. klasses niveau. Når du bevarer et passende læseniveau, forbedres tilgængelighed og inklusivitet, og du når ud til flere brugere.
Medtag sætninger på 25 ord eller mindre. Sætninger skal være korte og tydelige. Korte sætninger med tilstrækkelige oplysninger letter forståelsen, hvilket gør det nemmere at læse og forstå indholdet.
Undgå jargoner og akronymer. Selv de fleste softwareteknikere foretrækker et simpelt, ikke-teknisk sprog. Det er især vigtigt at undgå jargoner i fejlmeddelelser. Det er også vigtigt at huske på, at mange af de almindelige udtryk er hverdagsudtryk, som måske ikke giver mening for alle.
Erstat alt for tekniske ord med mere simple ord. Ord som "konfigurer", "aktivér" eller "ugyldig" er unødvendigt tekniske. Hold det enkelt. Brug kun akronymer, som dine brugere kender. Skriv akronymer ud, første gang de nævnes på hver side, og medtag referencen i parentes, f.eks. "opfordring til handling (CTA)."
Undgå dobbelte negativer. Dobbelt negativer øger den kognitive belastning. De får folk til at bruge ekstra tid på at afkode budskabet. Fokuser på direkte, positive handlinger.
Brug en høflig og venlig tone
Vær høflig, men ikke overvenlig. Folk forventer at få vist prompter og at skulle handle. Det er ikke nødvendigt at bruge "vær så venlig" på hele brugergrænsefladen. Brug begreber som "vær så venlig" og "beklager" med måde, og gem dem til opgaver, der er krævende, der er resultatet af en fejl fra din side, eller som har alvorlige konsekvenser. Det er dog aldrig god praksis at være uforskammet, anmassende, arrogant eller kynisk med indhold på brugergrænsefladen.
Skriv, som om du taler direkte til brugeren. Brug af "du" understøtter en venlig tone ved at fokusere på brugeren og hjælper med at undgå passiv stemme. Undgå stedord og efterfølgende hjælpeverber, og start sætningen med et verbum. Igen skal du fokusere på at skabe forbindelse ved hjælp af "du" eller "din".
Undgå at blande førstepersons possessive stedord ("Mit dashboard") og sprog med anden person for at reducere den kognitive belastning.
Når produktet eller programmet henvender sig til brugeren, skal du bruge "vi" eller din organisations navn. Undgå forvirring ved at være tydelig med hensyn til, hvem der taler eller handler. Brug f.eks. "Vi har fundet disse resultater" i stedet for "Jeg har fundet disse resultater". Hvis du bruger "vi", kan du gøre brugergrænsefladen mere menneskelig og udvise ansvar for systemfejl, hvilket understreger brugerens vigtighed hele vejen. Du bør dog undgå at overbruge "vi", da det kan forstyrre brugerens behov. Hvis du vil holde fokus centreret om brugeren, skal du kun bruge "vi" i forbindelse med systemfejl, statusopdateringer og andre systemrelaterede problemer.
Brug almindelige forkortelser, såsom "f.eks.", "dvs." og "osv.", for at oprette en venlig og uformel tone. Brug aldrig din virksomheds navn i possessiv form, og undgå at bruge det i sammentrækninger. Undgå entydige sammentrækninger, f.eks. "there'd" og "what're". Undgå at blande sammentrækninger og ord, der er skrevet ud, i brugergrænsefladen, da det skaber uoverensstemmelse og reducerer tillid. Brug af ord, der er skrevet ud, i stedet for almindelige sammentrækninger medfører unødvendig formalitet.
Bevar stilistisk ensartethed
Brug konsekvent et ord eller et udtryk til at referere til en bestemt handling på tværs af oplevelsen. Hvis du f.eks. kalder processen til sikring af en reservation for "booking" i ét område af grænsefladen, skal du ikke kalde den "planlægning" andre steder. Du kan sikre ensartethed ved at kontrollere brugen af ord i hele organisationen. Opret en liste over aftalte begreber til dine retningslinjer, som dit team kan referere til.
Anvend korrekt brug af store og små bogstaver. Aftal f.eks. samme brug af store og små bogstaver i hele brugergrænsefladen, og skriv kun det første ord i en sætning med store bogstaver, og skriv altid egennavne – navne på personer, steder og visse produkter – med store bogstaver. I forbindelse med underoverskrifter, knapper og links skal du starte med stort bogstav og uden tegnsætning. Hvis du er i tvivl, skal du ikke bruge store bogstaver. Brug store bogstaver til stillingstitler (Chief Financial Officer), organisationsnavne eller afdelinger (Human Resources), brandede produkter eller programmer samt navne på personer og steder. Det anbefales under ingen omstændigheder at anvende "all caps". Hvis du har brug for at fremhæve tekst, bør du overveje at bruge en anden typografi, f.eks. størrelse, skrifttykkelse eller farve, i stedet for "all caps".
Prioriter den rette sætningsstruktur
Den måde, folk reagerer på dit program og mener om det, afhænger delvist af kvaliteten af den skrevne tekst og den overordnede stil og tone, du kommunikerer i. Når du skriver, er der generelt fire typer sætninger, eller sætningsstrukturer. Indholdet på brugergrænsefladen bruger typisk tre af de fire, afhængigt af formålet med indholdet og produktets art.
- Brug beskrivende sætninger jævnligt. En beskrivelse af funktionerne i en komponent er et eksempel på, hvornår du kan bruge en beskrivende sætning.
- Brug imperativer efter behov. Det er prompter og kommandoer, f.eks. at bede brugeren om at gennemse ændringerne og derefter sende.
- Vær forsigtig med spørgende sætninger. Det er spørgsmål. De kan accepteres i produktflow, når brugere skal træffe et valg. De kan hjælpe med at finde løsninger eller klarlægge en brugers behov.
- Begræns brugen af sætninger med udråbstegn, da deres positive effekt aftager, hvis de bruges for meget.
Vær klar over, hvornår du skal bruge aktiv form
I den aktive stemme udfører subjektet sætningens handling; f.eks. "Indtast et par bogstaver." I den passive stemme modtager subjektet handlingen; f.eks. "Et par bogstaver skal indtastes."
Passiv form slører eller fjerner aktøren, hvilket gør sætningen mindre direkte og undertiden tvetydig. Det mangler klarhed og autoritet.
Følgende tabel illustrerer aktiv vs. passiv stemme.
| Aktiv | Passiv |
|---|---|
| "Klik på knappen "Send" for at gemme dine ændringer." | "Dine ændringer gemmes, når der klikkes på knappen "Send"." |
| "Angiv din mailadresse for at modtage opdateringer." | "Opdateringer modtages, når e-mailadressen er indtastet." |
| "Vælg dit foretrukne sprog på rullelisten." | "Det foretrukne sprog kan vælges på rullelisten." |
| "Udfyld formularen med dine kontaktoplysninger." | "Formularen skal udfyldes med dine kontaktoplysninger." |
| "Gennemse vilkårene og betingelserne, før du fortsætter." | "Vilkårene og betingelserne skal gennemses, før der fortsættes." |
| "Klik på billedet for at få det vist i fuld størrelse." | "Billedet kan vises i fuld størrelse, hvis der klikkes på det." |
I hvert af disse eksempler indeholder den aktive form klare instruktioner til brugeren (subjektet) ved at angive den handling, de skal udføre. Denne klarhed hjælper brugere med at forstå, hvad de skal gøre, mere effektivt, fordi det giver en bedre vejledning. I eksemplerne med passiv form angives der ingen aktør, så det er uklart, hvem der skal udføre handlingen for subjektet. Brugerne skal være opmærksom på, hvornår de skal udføre en handling.
Passiv stemme kan bruges til at blødgøre meddelelser eller undgå at være for direkte, f.eks. når der opstår fejl; Når fokus f.eks. er på at formidle information om, hvad der skete snarere end at tildele skyld eller ansvar, brug den passive stemme. Fejl er frustrerende, uanset hvis skyld det er. Kast aldrig skylden eller mistanken på brugeren.
Følgende tabel illustrerer aktiv vs. passiv stemme i fejlmeddelelser.
| Aktiv | Passiv |
|---|---|
| "Du har ikke angivet adgangskoden korrekt." | "Adgangskoden er ikke angivet korrekt." |
| "Vi kunne ikke finde filen." | "Filen blev ikke fundet." |
| "Du har sendt formularen." | "Formularen er sendt." |
| "Vi stødte på en fejl under behandlingen af din anmodning." | "Der opstod en fejl under behandlingen af din anmodning." |
| "Vi har gemt ændringerne." | "Ændringerne blev gemt." |
I forbindelse med bedste praksis og standarder skal du bruge aktiv form. Men i forbindelse med generelle retningslinjer (især når du anbefaler ting, der skal undgås, eller fejlmeddelelser), skal du bruge passiv form.
Vær omhyggelig med indhold, der skal bruges til hjælpeteknologier
Tilgængelighed omfatter sikring af, at indhold kan opfattes, køres og forstås for alle brugere, herunder personer med handicap. Funktioner som beskrivende alternativ eller alternativ tekst til billeder sikrer, at brugergrænsefladens indhold kan tilgås og let forstås af brugere, der er afhængige af hjælpeteknologier. Mens alternativ tekst ofte bruges sammen med billeder til at give en tekstbeskrivelse til skærmlæsere, kan den også bruges til ikke-tekstlige elementer på en webside, såsom videoer, lydfiler, diagrammer, grafer og interaktive komponenter som knapper eller ikoner.
Når du skriver alt-tekst, skal du give kortfattet og beskrivende tekst, der formidler formålet og indholdet af billedet. Den skal være tydelig, informativ og relevant i forhold til billedets kontekst. Undgå alt for teknisk sprog eller unødvendige detaljer. Fokuser på at formidle de væsentlige oplysninger, såsom nøgleobjekter, handlinger eller visuelle elementer, mens du undgår subjektive fortolkninger af billedet. Hold det kortfattet for at sikre, at det læses effektivt af skærmlæsere. Husk, at standardanbefalingen for den maksimale længde af alt-tekst er omkring 125 tegn. Skriv i en neutral tone, og sørg for, at indholdet er grammatisk korrekt.
Skriv til internationale målgrupper
Når du skriver indhold til en applikation, der bruges over hele verden, skal du overveje kulturel mangfoldighed og Følsomhed for at sikre inklusivitet og relevans for brugere med forskellige baggrunde. Brug et kulturneutralt sprog, der er let forståeligt for et globalt publikum. Undgå talesprog, slang eller kulturspecifikke referencer. På denne måde kommer du ikke ved et uheld til at udelukke eller støde brugere fra forskellige områder eller med forskellige sproglige baggrunde. Levér oversatte versioner af brugergrænsefladen med oversættelser, der er skræddersyet til de enkelte målgruppers foretrukne sprog og dialekt for at forbedre brugerengagement og forståelse.
Forstå kulturelle normer, værdier og præferencer, når du designer indhold til en international målgruppe. Forskellige kulturer har forskellige kommunikationsmåder, etiketter og sociale normer, der påvirker brugernes adfærd og forventninger. For at oprette brugergrænseflader, der giver genlyd hos brugere, skal du overveje faktorer som farvesymbolik, ikonografi og præsentationsformater for indhold, der er specifikke for de enkelte kulturer. Vælg visuelle elementer som ikoner og billeder, der giver mening for brugere på tværs af forskellige kulturelle kontekster. Mens visse symboler kan have universelle betydninger, kan fortolkningen af andre variere betydeligt, afhængigt af kulturelle normer og overbevisninger. Hvis du samarbejder med lokale eksperter eller udfører brugerundersøgelser under design- og lokaliseringsprocessen, kan du få værdifuld indsigt og sikre, at grænsefladen afspejler de kulturelle nuancer og præferencer for målgruppen.