Dynamiske abonnementer pr. modtager for sideinddelte rapporter

GÆLDER FOR: Power BI Desktop Power BI-tjeneste

Dynamiske abonnementer pr. modtager er designet til at forenkle distributionen af en tilpasset kopi af en rapport til hver modtager af et mailabonnement. Du definerer, hvilken visning af rapporten en person modtager, ved at angive, hvilke parametre der anvendes på deres version af rapporten.

Dynamiske abonnementer pr. modtager er tilgængelige for sideinddelte rapporter og Power BI-rapporter. Denne artikel handler om sideinddelte rapporter. Hvis du vil vide mere om dynamiske abonnementer til Power BI-rapporter, skal du se Dynamiske abonnementer pr. modtager for Power BI-rapporter.

Parametrene for det dynamiske abonnement gemmes i en separat semantisk Power BI-model. Den semantiske model definerer tilknytningen mellem modtagere og de respektive parametre. Når det er tid til at sende rapporten, bestemmer de nyeste data, der er tilgængelige i din semantiske model, hvem der modtager et abonnement, og med hvilken parameter der er anvendt.

Forudsætninger

• En sideinddelt rapport med parametre, der skal deles, og som gemmes i et arbejdsområde, der understøttes af en kapacitet (Power BI Premium-kapacitet, Microsoft Fabric-prøveversion eller Microsoft Fabric-kapacitet).
• Opret tilladelser til en semantisk Power BI-model, der indeholder mailadresserne på dine modtagere og parameterværdier, der skal anvendes for hver enkelt modtager.
• Rollen Bidragyder, Medlem eller Administrator i dette arbejdsområde. Du ved, at du har rollen Bidragyder, Medlem eller Administrator i et arbejdsområde, hvis du kan redigere rapporter eller dashboards i det pågældende arbejdsområde. Læs mere om roller i arbejdsområder.
• En semantisk Power BI-model, der indeholder modtagerdata. Modtagerdata indeholder modtagermailadresser og de parametre, du er interesseret i at tildele for hver modtager.

Opret et dynamisk abonnement

Vil du oprette ét abonnement, der sender brugerdefinerede visninger af en rapport til dine abonnenter baseret på parametre, som du har angivet? Måske er du uddannelsesdirektør og ønsker at sende en rapport til forskellige ledere, der hver især er interesseret i fuldførelsesstatus for deres medarbejdere. Nu kan du oprette et abonnement og tilpasse rapporten, så hver chef kun får vist data, der er relateret til deres egne medarbejdere. For at gøre dette opretter Power BI forbindelse til en semantisk model, der definerer tilknytningen mellem modtagere og parametre. Når det er tid til at sende rapporten, bestemmer de nyeste data, der er tilgængelige i denne semantiske model, hvilken leder der modtager en rapport i deres indbakke, og hvilke parametre der anvendes på den pågældende rapport.

For brugere, der kender SQL Server Reporting Services (SSRS), svarer denne funktion til datadrevne abonnementer.

Start med en sideinddelt rapport, der har parametre. Du ved, at rapporten har parametre, hvis du vælger Parametre og får vist rullemenuindstillinger i overskriften. Denne rapport har en parameter for ledernavn og en parameter for Employee.

Opret forbindelse til modtagerdata

1. Vælg Abonner på rapport.

   

2. Vinduet Abonnementer åbnes, og der er endnu ingen abonnementer. Vælg Opret et abonnement.

   

3. Vælg Dynamisk pr. modtager.

   

4. Fremhæv den semantiske Power BI-model, der indeholder dine modtagerdata. Modtagerdata indeholder kolonner til mailadresse, parametre, der kan varieres pr. modtager og eventuelt typen af vedhæftet fil og mailemnet.

   I nogle organisationer kan der være en power BI-semantisk model til virksomhedsmedarbejdere, der passer til formålet. Eller du skal muligvis oprette en ny semantisk model, der indeholder mailadresser og værdier for rapportparametre. Den kritiske datadel er mailadresserne. Hvis du vil angive parametrene pr. modtager, skal den semantiske model indeholde mailadresserne på alle potentielle modtagere. Vælg Næste. I dette eksempel hedder vores semantiske model til parametertilknytning oplæringsdata.

   

Vælg og filtrer data

I vinduet Vælg og filtrer data vises de felter, der kan angives dynamisk. I dette eksempel har vi et felt til mailadresse, og vi har flere parametre. Vælg de kolonner i din semantiske model, som du vil variere for hver modtager. Mailadresse og parametre kan angives dynamisk baseret på data i den semantiske Power BI-model.

1. I vinduet Vælg og filtrer data vises listen over felter fra semantisk model for oplæringsdata , der kan bruges til dynamisk at filtrere abonnementet på din chefs oplæringsrapport . I dette eksempel har vi filtypen Mailadresse, Mailemne, Rapportparametre og Vedhæftet fil. Disse felter fra den semantiske model Oplæringsdata kan knyttes til abonnementet.

   Vælg de relevante felter, der skal ændres pr. modtager. Her har vi Mail og to felter til parametre: Medarbejdernavn og Ledernavn. Du kan også tilføje filtre og ændre sammenlægningsmetoden ved at udvide ruderne Filter og Build . Når du tilføjer data, opretter Power BI en tabel. I dette vindue skal du indsnævre, hvem der skal modtage rapporten. I vores eksempel vælger vi kun de medarbejdere, der også er ledere.

   

2. Vælg Næste , når du er tilfreds med dine valg.

Angiv mailoplysninger

I vinduet Mailoplysninger skal du navngive abonnementet, tilføje modtagere adskilt af kommaer eller semikolon og et emne og vælge den type vedhæftet fil, der skal bruges. Mange af disse felter giver mulighed for at bruge de dynamiske parametre. I dette eksempel tilføjes modtagere dynamisk fra semantisk model for oplæringsdata ved hjælp af feltet Mail . Og mailemnet angives dynamisk ved hjælp af parameteren Navn på leder. Linkikonet giver dig besked om, at dynamisk indhold bruges.

1. Navngiv dit abonnement.

2. Angiv modtagermailadresser manuelt, eller brug rullelisten til at vælge en værdi, der dynamisk vælger modtagere fra semantikmodellen Oplæringsdata .

3. Tilføj et emne i en mail manuelt, eller brug rullelisten til dynamisk at oprette individuelle emner ved hjælp af feltet Navn på leder fra semantisk model for oplæringsdata .

   

4. Tilføj valgfrie oplysninger. Skriv en meddelelse til modtagerne. Brug til/fra-knappen til at tilføje et link til rapporten i Power BI og til at inkludere et eksempelbillede af rapporten i mailen. Eksempelbilledet er den første side i rapporten. På eksempelbilledet vises rapporten med modtagerens entydige parametre anvendt.

5. Vælg rullelisten Vedhæft hele rapporten for at få vist listen over indstillinger. Vælg et format. Følsomhedsmærkater anvendes på den vedhæftede fil i mailen, og den vedhæftede fil respekterer alle mærkater for beskyttelse af personlige oplysninger for rapporten. Størrelsen på den vedhæftede fil er begrænset til mindre end 25 MB.

6. Vælg Næste.

Vælg parametrene

Vinduet Parametre viser alle dine rapportparametre, og du vælger, hvilke der skal angives dynamisk baseret på en kolonne i den semantiske Power BI-model. Sideinddelte rapporter giver dig mulighed for at angive visningen af den rapport, som personer modtager i abonnementet, ved at angive parametrene i vinduet Parametre . For hver parameter skal du beslutte, om du vil bruge den aktuelle værdi, standardværdien eller den dynamiske værdi. I vores scenarie, hvor der sendes rapporter om fuldførelse af oplæring til ledere, er det fornuftigt at bruge den dynamiske parameter Ledernavn og den dynamiske parameter Medarbejdernavn. Men der er andre scenarier, hvor du måske vil bruge en blanding af statiske og dynamiske parametre. Hvis din rapport f.eks. havde data om kontinent og land/område, kan det være en god idé at angive kontinentet som Sydamerika og bruge dynamiske parametre for landeområderne.

• Current bruger værdien fra den aktuelt valgte aktive version af rapporten. Hvis du vil opdatere de aktuelle værdier, skal du gengive den sideinddelte rapport igen med forskellige værdier, åbne guiden Abonner på rapport og vælge Aktuel.
• Standard bruger den værdi, der er angivet af rapportforfatteren. Hvis rapportforfatteren f.eks. angiver udtryksbaserede parametre (f.eks. er standarden altid dags dato), bruger abonnementet dette som standardværdi.
• Med Hent fra data kan du vælge en kolonne fra din semantiske model for at definere en anden parameter for hver modtager.

Angiv tidsplanen

I vinduet Angiv tidsplan skal du oprette en tidsplan for dit dynamiske abonnement.

1. Vælg en startdato og eventuelt en slutdato for dit abonnement. Startdatoen er som standard den dato, hvor du oprettede abonnementet, og slutdatoen er et år senere. Du kan ændre den til en hvilken som helst dato i fremtiden når som helst, før abonnementet slutter. Når et abonnement når en slutdato, stopper det, indtil du aktiverer det igen. Du modtager meddelelser før den planlagte slutdato for at spørge, om du vil forlænge den.

2. Brug rullelisten Gentag til at vælge en hyppighed for dit abonnement. Du kan vælge dagligt, ugentligt eller månedligt. Du kan også justere din tidszone.

   Tip

   Hvis du kun vil modtage en abonnementsmail på bestemte dage, skal du vælge Ugentligt og derefter markere afkrydsningsfeltet ugedag. Hvis du vælger Månedligt, skal du angive den eller de dage i måneden, du vil modtage abonnementsmailen.

3. Vælg et planlagt tidspunkt for abonnementet. Du kan få den kørt på timen eller ved 15, 30 eller 45 minutter for en angivet tidszone.

   

4. Ved at slå Aktivt abonnement fra har du mulighed for at udløse dette abonnement manuelt i stedet for at få det kørt på tilbagevendende basis.

Gennemse og afslut oprettelsen af det dynamiske abonnement

I vinduet Gennemse og afslut skal du vælge en overskrift for at gennemse dine indstillinger. Hvis alle indstillingerne ser korrekte ud, skal du vælge Gem og luk. Hvis der er behov for ændringer, skal du vælge blyantsikonet for at foretage ændringer.

Ruden Abonnementer viser de nye abonnementer. Linkikonet giver dig besked om, at dynamisk indhold bruges.

En anden måde at gennemse dit abonnement på er ved at vælge pilen i ruden Abonnementer .

Som med andre abonnementer kan du redigere, slette, aktivere og deaktivere abonnementet.

Overvejelser og begrænsninger

• Din semantiske modtagermodel har en grænse på 1000 rækker med modtagere. Hvis modtagerlisten når som helst overstiger 1000 rækker, er det kun de første 1000 modtagere, der modtager abonnementsmailen, og opretteren af abonnementet modtager en fejlmail.
• Modtagelse af abonnementsmailen garanterer ikke adgang til rapporten. Rapportadgang skal angives separat.
• Parameterværdier forsøger at knytte til værdien og ikke til etiketten.

Relateret indhold

• Foretag fejlfinding af Power BI-abonnementer.
• Søg efter og sortér indhold.