Udarbejde processer og optagelser
Før du kan bruge opgave-mining-funktioner til at visualisere og analysere dine processer, skal du:
- Opret processen i Process Mining-funktionaliteten i Power Automate.
- Registrer de aktiviteter, der udgør processen, ved hjælp af Power Automate-optageren.
- Forberede optagelsen til analyse.
- (Valgfrit) Opret anbefalede aktivitetsnavne for at gøre det nemmere for dig og andre at forberede optagelsen til analyse.
Få mere at vide om processer i følgende video.
Opret en proces
Generelt er processer, du mener, er ineffektive eller tilbagevendende, gode kandidater til analyse.
Log på Power Automate.
Vælg Process mining i navigationsruden til venstre.
Vælg feltet Start her i sektionen Opret en ny proces.
Angiv et navn til processen og beskrivelsen, og vælg derefter Optagelser.
Vælg Opret.
Optage din proces
Opret en optagelse på en af to måder:
Oprette en optagelse direkte efter oprettelse af en proces
Når du har oprettet en proces, kan du se et skærmbillede med to muligheder som næste trin.
- Vælg Tilføj en optagelse.
Oprette en optagelse fra skærmbilledet med procesdetaljer
Oprette en optagelse fra skærmbilledet med procesdetalje, finde og vælge din proces.
Vælg Process mining>Alle processer under felterne til højre.
Vælg navnet på processen for at gå til skærmbilledet med detaljer om processen.
Vælg Ny optagelse i menuen øverst.
Vælg Åbn optager.
Starte optageren i Power Automate
Hvis du bruger en af de metoder, der er beskrevet tidligere, vil du modtage meddelelsen Starter optageren i Power Automate.
Du skulle have hentet Power Automate, før du startede den. Men du kan også vælge Hent appen for at installere den.
Hvis du har installeret Power Automate, kan du se et Åbn Power Automate-pop op-vindue i browseren. Vælg den for at åbne appen.
Hvis Power Automate er installeret, men ikke blev åbnet korrekt, skal du vælge Åbn igen.
Brug Power Automate-optageren
Begynd at registrere processen i et enkelt trin.
Vælg Post på skærmbilledet Optager til skrivebord.
Udfør de handlinger, du vil registrere, og vælg derefter Udfør nederst på skærmbilledet med optageren.
Når posten er gemt korrekt, skal du vælge Vis optagelse for at få vist de trin, der er optaget, og forberede optagelsen til analyse.
Bemærk
Afhængigt af optagelsens varighed kan det tage et stykke tid, før handlingerne er tilgængelige.
Optagerfunktioner
Når du optager dine handlinger, vises handlingsbeskrivelserne på skærmen i optageren.
Hvis du vil slette en handling fra din optagelse, skal du vælge ikonet for papirkurv.
Hvis du vil afbryde optagelsen midlertidigt, kan du når som helst vælge Afbryd optagelse midlertidigt.
Hvis du vil fortsætte med at optage fra det sted, du var kommet til, skal du vælge Start optagelse igen.
Hvis du vil slette alle de registrerede handlinger og starte forfra, skal du vælge Nulstil optagelse.
Optagelsestip
Brug disse tip til at forbedre optagelsesoplevelsen.
Vær metodisk i dine handlinger. Der er en lille forsinkelse, så vent på, at det røde felt har fokus på det element, du forsøger at interagere med, før du vælger det.
Hvis du kommer til at vælge noget ved en fejltagelse, skal du slette handlingen på optagerskærmen.
Hvis du registrerer et trin, der ikke er ment som en del af processen, skal du slette trinnet med ikonet for ikon for overensstemmelse.
Forberede en optagelse til analyse
Når optagelsen er færdig, kan du se de optagede handlinger på skærmbilledet med optagelsesdetaljer. Det er vigtigt at forberede optagelsen til analyse, før du fortsætter.
De handlinger, der blev registreret under processen, kan være meget detaljerede og specifikke. Hvis der skal være en mening med dem, og der skal oprettes et klart proceskort, skal disse handlinger grupperes i større aktiviteter. Funktionerne til Process Mining kan nu automatisk gruppere lignende handlinger i aktiviteter.
Sørg for, at følsomme oplysninger fjernes fra optagelsen før analyse. Dette kan gøres for at beskytte personlige oplysninger og sikkerhed. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du beskytter dine data, ved at gå til Beskyt dine data.
Her er en kort video om, hvordan du forbereder en optagelse til analyse.
Gruppering af handlinger i aktiviteter
Når du har fuldført optagelsesprocessen, vil du muligvis se, at der allerede er oprettet aktiviteter for dig automatisk. Du har mulighed for at bevare aktiviteterne, som de er, eller du kan ændre dem efter behov.
Redigere en eksisterende aktivitet
Her er nogle tip til redigering af en eksisterende aktivitet.
Hvis du vil ændre starthandlingen for en aktivitet, skal du trække overskriften for aktiviteten op eller ned på listen over handlinger til det ønskede udgangspunkt.
Hvis du vil ændre navnet på en aktivitet, skal du markere den, og der vises et kombinationsfelt til højre.
Du kan vælge mellem eksisterende aktivitetsnavne i rullemenuen eller oprette dine egne, hvis det er nødvendigt.
Tilføje en ny aktivitet
Du kan føje en aktivitet til en proces, efter at du har registreret den.
Vælg Tilføj aktivitet for at tilføje en aktivitetsoverskrift. Alle handlinger under overskriften og før næste aktivitetsoverskrift er en del af gruppen.
Flyt aktivitetsheaderen op eller ned på handlingslisten til det sted, hvor aktiviteten skal starte.
Navngive aktiviteten til højre ved at bruge rullemenuen til at søge efter eksisterende aktivitetsnavne eller oprette en ny.
Slette en aktivitet
Hvis du vil analysere, skal du have mindst to aktiviteter. Ellers vil procestilknytningen ikke give mening.
Hvis du ikke vil have en automatisk oprettet aktivitet eller har lavet en fejl og vil slette en aktivitet, skal du vælge Slet aktivitet på kommandolinjen.
Hvis du ikke vil have nogen af de aktiviteter, der er oprettet automatisk, eller bare vil starte forfra, skal du vælge Slet alle aktiviteter på kommandolinjen.
Du kan når som helst vælge Gem øverst til højre for at gemme dit arbejde.
Gem og analysér
Når du er færdig med at gruppere, skal du vælge Gem og analysér øverst til højre.
Når du har analyseret, skal du vælge Vis analyser på meddelelseslinjen for at gå til analysesiden.
Gå til Analyser processer for at få mere at vide.
Du kan også gemme uden at analysere ved at vælge cirkumfleks ud for Gem og analysér og derefter vælge Gem.
Vælg Luk for at vende tilbage til skærmbilledet med procesdetaljer.
Tip til gruppering
Her er nogle tip til gruppering af handlinger i aktiviteter, som kan være nyttige i dit tilfælde.
Brug eksisterende aktivitetsnavn: Derved oprettes der et mere ensartet og nøjagtigt proceskort. Aktivitetsnavne er tilgængelige på rullelisten, når en optagelse gemmes. Hvis du vil fjerne et aktivitetsnavn fra menuen, efter at det er fjernet fra alle optagelser, der har brugt det pågældende navn, skal du analysere optagelsen.
Søg efter mønstre: Analysér de registrerede handlinger for de mønstre, der optræder ofte, f.eks. lignende trin, der er udført for at fuldføre en opgave, eller ofte benyttede programmer. Ved at gruppere disse handlinger kan du identificere almindelige aktiviteter.
Vær forsigtig: Gruppér handlinger sammen, der giver mening for dig, og som er relateret til den overordnede proces. Hvis du f.eks. analyserer en salgsproces, kan du gruppere handlinger, der er relateret til oprettelse af kundeemne, kontakt og lukning af handler.
Overvej hyppighed: Du kan gruppere handlinger, der forekommer ofte sammen. Dette kan gøre det lettere at identificere flaskehalse i processen eller områder, hvor automatisering kan være nyttig.
Tænk på afhængigheder: Overvej at gruppere handlinger, der har afhængigheder af hinanden. Hvis du f.eks. skal downloade en fil, før du uploader den, kan disse to aktiviteter grupperes sammen.
Brug feedback: Samarbejd med andre interessenter i processen, f.eks. medarbejdere, der udfører opgaverne, eller vejledere, som tilser processen, for at få feedback om gruppering af handlinger. Deres indsigt kan være med til at gøre proceskortet mere nøjagtigt og nyttigt.
Oprette anbefalede aktivitetsnavne
Som procesejer eller medejer kan du oprette anbefalede aktivitetsnavne for en proces. Derved sikres, at navngivning på tværs af optagelser bliver mere ensartet.
Vælg Opret aktivitetsnavne på skærmbilledet med procesdetaljer.
Vælg Nyt navn for at føje en ny post med aktivitetsnavnet til den anbefalede liste.
Når du er færdig, skal du vælge Gem.
De aktivitetsnavne, du har tilføjet, vises nu under Anbefalede navne på rullemenuen, når du grupperer handlinger for en optagelse. De aktiviteter, der ikke er defineret på den anbefalede liste, vises under Brugerdefinerede navne.