Opdel flows i mindre automatiserede processer
Når du konfigurerer en automatisering, kan du prøve at designe dine flow, så du ikke har en enkelt automatisering, der dækker hele processen. Der er flere årsager til, at du skal lave flere mindre flows:
Vedligeholdelse er nemmere.
Fejlhåndtering behøver ikke at være så avanceret.
Flere personer kan arbejde med automatiseringen.
Det er ikke nødvendigt at genstarte automatiseringen fra begyndelsen, hvis der opstår fejl i et trin.
I eksemplet nedenfor er der konfigureret én automatisering for en godkendelsesproces, der dækker flere processer med en enkelt automatisering.
Diagram, der viser en forretningsproces, hvor der er oprettet en udgiftsrapport. Hele forretningsprocessen konfigureres som en enkelt lang automatisering, hvor der skal udføres ti trin.
Hvis f.eks. processen til tilbagebetaling mislykkes, opfattes hele automatiseringen som en fejl. Hvis et krav eller en specifikation til søgning efter medarbejderens bankdetaljer ændres, skal hele processen sættes på pause, indtil opdateringerne er på plads.
Du kan i stedet opdele automatiseringen i moduler som vist på følgende billede.
Den anden automatisering starter, når status er opdateret til Overholdelseskontrol fuldført. Hvis den godkendes, sendes resultatet via mail, og statussen angives til Godkendt. Hvis anmodningen afvises, kræves der rettelser. Den tredje automatisering starter, når status er opdateret til Godkendt. I systemet søges der automatisk efter medarbejderens bankoplysninger, og der tilbagebetales kontanter til medarbejderen, samtidig med at udgiftsrapporten arkiveres.
I dette eksempel afhænger Automatisering #2 af den tidligere automatisering for at angive statussen for udgiftsrapporten til "Kontrol af overholdelse er fuldført". Men hvis der opstår problemer med postsystemet, og automatisering #2 går ned, vil opgaverne i Automatisering #1 stadig være udført. Det er kun opgaver i automatisering #2, der skal genstartes.