Opret brugerdefinerede svarmuligheder for godkendelsesflow
Lad os sige, at du vil sende en godkendelsesanmodning, hver gang en medarbejder uploader en udgiftsrapport til SharePoint, og derefter vil tillade, at godkenderen svarer med en af følgende tre muligheder: Acceptér, Der kræves flere oplysninger eller Afvis.
Forudsætninger
- En Power Automate-konto.
- En SharePoint-liste, hvor medarbejderne kan angive deres udgiftsrapporter.
Tip
Du kan finde detaljerede oplysninger om brugen af SharePoint sammen med Power Automate ved at gå til SharePoint-dokumentationen.
Opret godkendelsesflow
Log på Power Automate.
Vælg Mine flows på navigationslinjen til venstre.
Vælg Ny>Automatiseret – fra bunden.
Angiv et navn til flowet i Flownavn på den skærm, der vises.
Søg efter SharePoint i feltet Vælg flowets udløser.
Vælg Når der oprettes et element på listen over udløsere.
Vælg Opret.
Angiv Websiteadresse og Listenavn for SharePoint.
Tip
Vælg Angiv brugerdefineret værdi i feltet Websiteadresse, før du indtaster tekst i Websiteadresse.
Vælg Nyt trin, søg efter Godkendelse, og vælg derefter Start, og vent på en godkendelse.
På kortet Start og vent på en godkendelse skal du vælge listen Godkendelsestype.
Vælg Brugerdefinerede svar – Vent på et svar.
Derefter skal du oprette de brugerdefinerede svar, som dine godkendere skal bruge, når de besvarer en godkendelsesanmodning for en medarbejderudgift.
I feltet Element for svarmuligheder skal du angive Acceptér og derefter vælge Tilføj et nyt element.
I feltet Element for svarmuligheder skal du angive Afvis og derefter vælge Tilføj et nyt element.
I feltet Element for svarmuligheder skal du angive Der kræves flere oplysninger.
Angiv en Titel, Tildelt til (mail til godkenderen) og Oplysninger (oplysningerne skal være indeholdt i godkendelsesanmodningen).
Her er et eksempel på, hvad du kan inkludere for din organisation.
Nu, hvor du har oprettet dine brugerdefinerede svar, kan det være en god idé at udføre forskellige ting i dit flow, afhængigt af svaret fra godkenderen.
Brug godkendelsessvar
Hvis svaret på anmodningen er Acceptér, kan det være en god idé at sende en mail til regnskabsafdelingen, hvor de bliver bedt om at refundere medarbejderen for udgiften.
Hvis svaret er Afvis, kan det være en god idé at sende en mail til medarbejderen, så vedkommende kan se, at anmodningen blev afvist.
Og endelig, hvis svaret fra godkenderen er Angiv flere oplysninger, kan det være en god idé at sende en mail til medarbejderen, hvor du anmoder om at få flere oplysninger.
Hvis du vil gøre noget af dette i flowet, skal du tilføje en Betingelse eller en handling af typen Skift til dit flow og derefter vælge feltet Resultat i godkendelsesanmodningen fra den dynamiske indholdsvælger. Sørg for at bekræfte, om værdien er Acceptér, Angiv flere oplysninger eller Afvis.
Besvar godkendelsesanmodninger med et brugerdefineret svar
Godkendere modtager godkendelsesanmodninger via mail. Anmodningerne vises også i godkendelsescenteret i Power Automate.
Begrænsninger
Der er en grænse på fem brugerdefinerede svar i forbindelse med meddelelser i Outlook og Outlook Web Access (OWA), der kan udføres. Det betyder, at det kun er de fem første svar, der defineres i løbet af flowet, der kan ses i sektionen med brugbare muligheder i Power Automate-godkendelsesmails. Du kan sende de resterende indstillinger via en HTML-mail, der ikke kan reageres på, Power Automate-godkendelsescenter, Power Automate-mobilprogram eller teams.
Godkendelser, der er afhængige af brugerdefinerede svar, kan mislykkes, hvis de er til mange brugere, hvor typen er angivet til Alle skal godkende. Denne fejl skyldes, at datastørrelsen i resultatfeltet er begrænset.
Bemærk
I forbindelse med godkendelser, der bruger et enkelt brugerdefineret svar, kan Outlook og OWA udvide svarfeltet, så brugerne ikke behøver at vælge en knap, før de kan svare, som når der er flere godkendelsesmuligheder.