Tilføje meddelelser for at gøre dine apps samarbejdsbaserede

Apps i Microsoft Teams er udviklet til at muliggøre samarbejde mellem personer i organisationen. Når du har en app, der har en hånd med oplysninger, f.eks. gruppe A, der gør noget, som gruppe B skal behandle, kan brugere gå glip af vigtige opdateringer, og processer kan gå i stå, hvis alt sker i appen.

Hvis du bruger beskeder til vigtige hændelser i dine apps i Teams, kan du forbedre samarbejdet ved proaktivt at fortælle brugerne, at noget kræver deres opmærksomhed, eller som skal gøres.

Grupper og Power Platform giver dig mange muligheder for at give personer besked.

• Mailmeddelelser
• Sms/tekstmeddelelser
• Meddelelser i Teams
• Tilpassede kort
• Kanalindlæg

Se denne video for at få mere at vide om, hvordan du tilføjer meddelelser for at gøre dine apps samarbejdsbaserede:

Vælg den rette meddelelsestype

Hvordan skal du beslutte, hvilken type meddelelse du vil bruge? Mange brugere bruger som standard e-mailmeddelelser, men mange klager også over, at de modtager for mange e-mails. E-mail er en acceptabel type meddelelse, men den skal bruges uden problemer. Især i forbindelse med vigtige meddelelser, da ofte afsendte e-mails først ses efter et stykke tid.

Her er nogle spørgsmål, du skal stille, når du definerer den rette type meddelelse:

1. Er meddelelsen vigtig?

   Hvis du opretter en app til sporing af sikkerhedsproblemer, og der er et presserende problem, der kræver omgående opmærksomhed, skal du bruge en meddelelse som SMS-tekst, pushmeddelelse eller team med høj prioritet, så meddelelsen registreres med det samme. Du skal dog ikke overbruge disse typer meddelelser til meddelelser, der ikke haster, eller du risikerer at irritere brugerne.

2. Kan der foretages handling i forbindelse med meddelelsesoplysningerne? Hvis du opretter en meddelelse, hvad skal meddelelsesmodtageren så gøre med meddelelsen?

   Informationsmeddelelser skal give brugerne besked, men de er kun til orientering. F.eks. viser prøveappen for Medarbejderprøveskabelon til Teams, når der oprettes en ny idé, at der slås en meddelelse på i en Teams-kanal med en meddelelse om, at der er oprettet en ny idé.

   Meddelelse, der kan ageres ud fra, gør det muligt at aktivere en eller flere opfølgningsaktiviteter fra modtagerens side. I den udvidede artikel om Medarbejderideer vises, hvordan du kan ændre meddelelsen til et tilpasset kort, så brugere kan åbne den afsendte idé og stemme på den.

   Hvis meddelelsen kræver, at brugeren kan gøre noget ved meddelelsen, f.eks. at åbne en post eller svare, skal der bruges en meddelelse, der kan bruges,—f.eks. et interaktivt kort, eller tilføje et link til et dybt link til appen.

   Teams gør også andre typer meddelelser mere handlingsbare ved at aktivere samtaler omkring meddelelsen,—når du sender en meddelelse til en teams-kanal, kan brugerne reagere på den i kanalen og derved få flere personer til at diskutere meddelelsen.

3. Er meddelelsen personlig eller til en gruppe?

   Er der en bestemt person, der skal have besked? Eller findes der en gruppe personer, som skal kende til meddelelsen? I forbindelse med personlige meddelelser kan du overveje at sende en meddelelse, en e-mail eller en tekstmeddelelse, så andre brugere ikke overbelastes med ikke-relevante meddelelser. Hvis meddelelsen skal ses af flere personer i en gruppe, er det bedre at vælge et opslag på en Teams-kanal, da brugerne i gruppen alle kan se meddelelsen og samarbejde om den.

4. Hvor ofte opdateres meddelelser?

   I skabelonen med eksempelappen Til kontrol for Teams sendes der som standard en meddelelse til en Teams-kanal, når en kontrol er udført. Men hvis der er mange eftersyn, sendes mange meddelelser til kanalen. Og når mange meddelelser sendes til en kanal, kan de enkelte meddelelser gå tabt. Tænk på dit telefonmeddelelsescenter,—når du har et par apps, der giver dig beskeder, er de nyttige, men hvis du har mange apps, der sender opdateringer, bliver beskeder nyttige. I dette tilfælde ønsker du at genaktivere meddelelserne og enten ændre meddelelsen til kun at underrette om presserende eftersyn eller problemer.

5. Hvad påvirker brugerne?

   Dine kolleger har sikkert travlt, og hver afbrydelse kan øge belastningen, især—i store mængder. Beskeder er gode, hvis de gør vigtige oplysninger mere tilgængelige. Men de kan også have en negativ indvirkning, hvis de er for ofte eller unødvendige. Beskeder med mange brugere kan desuden svække brugerens kontrol,—hvis der kommer mange meddelelser, som brugeren ikke har kontrol over. Og det kan være en frustrerende oplevelse. Overvej at give brugerne en indstilling i appen til at styre deres meddelelser,—dette kan være en indstilling, der skifter mellem at vælge meddelelser eller en indstilling, der vælger, hvilken type meddelelse der skal modtages. Se udvidelse af bulletiner for et eksempel.

Meddelelser: Power Apps eller Power Automate

Når du opretter en meddelelse, har du to muligheder:

• Få din app til at oprette meddelelsen direkte.
• Du kan også udløse et Power Apps-flow for at sende meddelelsen.

Beslutningen om, hvilken fremgangsmåde du skal bruge, afhænger af, hvilken type meddelelse du bruger, og hvordan meddelelsen skal udløses. Visse meddelelsestyper,—f.eks. kort, der kan tilpasses, kræver Power Automate. Andre, f.eks. afsendelse af mails, tekstmeddelelser eller grupper, kan bruges til at sende meddelelser via en Power Automate-formel eller et Power Automate-flow. Selvom der ikke er et "rigtigt eller forkert" svar på dette spørgsmål, er der her nogle regler, du skal overveje:

• Beskeder, der sendes direkte fra en app uden flow, vil være i konteksten af den bruger, der foretager ændringen i appen. Det betyder, at brugeren skal have adgang til den tjeneste, der sender meddelelsen, og visse typer meddelelser som e-mails kan komme fra deres personlige konto. Hvis du vil sende meddelelser fra en tjenestekonto eller en generel meddelelsespostkasse, kan et Power Automate-flow ejes af en anden brugerkonto, og du kan sende en meddelelse, når den udløses af en databetingelse (f.eks. en post, der oprettes).

• Hvis et flow sender en meddelelse og udløses direkte af appen, skal flowet deles med eller tildeles den bruger, der udløser flowet. Hvis et flow sender en meddelelse og udløses af en databetingelse (f.eks. oprettelse eller opdatering af en post), behøver flowet ikke at blive delt eller ejet af den udløsende bruger.

• Når du bruger Power Automate til at sende beskeder, kan du opdatere dine meddelelser uden at skulle udgive appen igen. Hvis dine meddelelsesoplysninger ofte ændres, eller hvis andre brugere end brugeren af appen skal ændre dem, kan en meddelelse, der er sendt af Power Automate, segmentere dine arbejdsbelastninger og gøre det muligt for andre brugere at arbejde på meddelelserne, mens du arbejder på appen.

• Power Apps-afsendelse af meddelelser bruger direkte formler til at definere meddelelseslogikken. Power Automate-flow bruger en mere grafisk brugergrænseflade til at angive egenskaberne for en meddelelse. Du kan f.eks. bruge følgende formel til at sende mail med Outlook-tilslutning fra en Power Apps-app:

Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)

I Power Automate vises i stedet handlingen Send en mail på en grafisk måde, så brugerne kan udfylde felterne på en måde, der svarer til den måde, de sender en mail på i Outlook.

Det er hurtigere for erfarne beslutningstagere at sende en mail direkte fra Power Apps, men jo flere detaljer er påkrævet, f.eks.—vedhæftede filer og formateret tekst. For de mindre erfarne beslutningstagere kan det være nemmere at sende e-mailen med Power Automate-flow.

Bemærk

Kan du fortælle os om dine sprogpræferencer for dokumentation? Tag en kort undersøgelse. (bemærk, at denne undersøgelse er på engelsk)

Undersøgelsen tager ca. syv minutter. Der indsamles ingen personlige data (erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger).