Scenarie: Generér automatisk rutinedokumenter med Microsoft Syntex
Brug funktionen indholdsassembly i Microsoft Syntex til at oprette moderne skabeloner til filer, der skal oprettes regelmæssigt. Filer kan derefter genereres på baggrund af disse skabeloner, enten via manuel anmodning eller gennem en automatisering.
Anvendte funktioner:
- Indholdssamling
- SharePoint-lister
- Power Automate
Rutinemæssige vedligeholdelsesrapporter
Du kan bruge indholdsassembly til at automatisere generering af daglige inspektions- eller vedligeholdelsesrapporter. Disse rapporter har generelt en masse standardiseret tekst med visse felter eller værdier, der angives af brugeren efter inspektion.
I dag inspicerer brugerne fysisk dele og udfylder derefter en liste eller en formular eller fysiske rapporter. Dette fører til mere arbejde med at transformere disse data til digitalt indhold, der kan bruges yderligere.
Sådan implementerer du en Microsoft Syntex løsning:
Konfigurer et dokumentbibliotek, hvor du vil gemme rapporterne.
Konfigurer en SharePoint-liste med de påkrævede kolonner, som frontlinjearbejderne skal udfylde.
Gå til dokumentbiblioteket, og opret en moderne skabelon ved hjælp af en eksisterende rapport. Opret felter for de værdier, der angives af frontlinjemedarbejderne. Knyt felterne til kolonnerne på den SharePoint-liste, du tidligere har konfigureret.
Opret nu et Power Automate-flow ved hjælp af handlingen "Generér dokument ved hjælp af Microsoft Syntex", og brug udløseren "Når der oprettes et listeelement". Denne handling sikrer, at der genereres en ny rapport, hver gang en ny post føjes af en frontlinjemedarbejder til listen.
Ved hjælp af Microsoft Forms kan du oprette en formular, hvor frontlinjemedarbejdere kan angive værdier på listen eller vise selve listen, så de kan tilføje værdier.
Du kan nu gennemse alle daglige rapporter, efterhånden som de oprettes, baseret på værdier, som frontlinjemedarbejdere angiver i formen .
Bemærk!
Selvom dette eksempel bruger en SharePoint-liste som en datakilde, kan du bruge en hvilken som helst datakilde som udløser til oprettelse af dokumenter, hvis du har adgang til den påkrævede Power Automate-connector.