Administrer kontrakter ved hjælp af en Microsoft 365-løsning

I denne artikel beskrives det, hvordan du opretter en løsning til administration af kontrakter for din organisation ved hjælp af Microsoft Syntex og komponenter i Microsoft 365. Den giver dig en struktur, der kan hjælpe dig med at planlægge og oprette en løsning, der passer til dine unikke forretningsbehov. Selvom denne løsning taler om kontraktstyring, kan du tilpasse den til at oprette andre løsninger til dokumenthåndtering, f.eks. arbejdsopgørelser eller fakturaer.

Identificer forretningsproblemet

Det første trin i planlægningen af dit kontraktstyringssystem er at forstå det problem, du forsøger at løse. I forbindelse med denne løsning skal der tages fat på fire vigtige problemer:

• Identificer kontrakter. Din organisation arbejder med mange dokumenter, f.eks. fakturaer, kontrakter, arbejdsopgørelser osv. Nogle er digitale aktiver, der sendes via mail, og nogle er papiraktiver, der sendes via traditionel post. Du skal bruge en metode til at identificere alle kundekontrakter fra alle andre dokumenter og derefter klassificere dem som sådanne.

• Spor historikken for kontraktgodkendelser. Din organisation har brug for en pålidelig måde at finde ud af, om kontrakter er blevet godkendt eller afvist, og om betalingen er blevet behandlet.

• Websted til administration af kontraktgodkendelser. Din organisation skal konfigurere et samarbejdswebsted, hvor alle påkrævede interessenter nemt kan gennemse kontrakter. Interessenter skal kunne gennemgå hele kontrakten, hvis det er nødvendigt, men de er mest interesserede i at få vist flere nøglefelter fra hver kontrakt (f.eks. kundenavn, nummer på indkøbsordre og samlede omkostninger). Interessenter skal nemt kunne godkende eller afvise indgående kontrakter.

• Distribuer gennemsede kontrakter. Godkendte og afviste kontrakter skal dirigeres gennem en bestemt arbejdsproces. Godkendte kontrakter skal sendes til en partneransøgning til betalingsbehandling. Afviste kontrakter skal distribueres til yderligere gennemgang.

Oversigt over løsningen

Denne vejledning til kontraktstyringsløsning omfatter fire komponenter i Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: Opret modeller for at identificere og klassificere dine kontraktfiler og derefter udtrække de relevante data fra dem.

• Microsoft SharePoint-lister: Brug den tilgængelige formatering på moderne SharePoint-lister til at præsentere kontrakter i et brugervenligt format.

• Microsoft Teams: Brug funktionaliteten af en Teams-kanal og tilknyttede faner til at give dine interessenter mulighed for at gennemse og administrere kontrakter.

• Power Automate: Brug flow til at guide kontrakter gennem godkendelsesprocessen og derefter til et tredjepartsprogram til betaling.

Sådan fungerer det hele

1. Dokumenter overføres til et SharePoint-dokumentbibliotek. Der er anvendt en Microsoft Syntex ustruktureret dokumentbehandlingsmodel på dokumentbiblioteket. Den kontrollerer hver fil for at se, om nogen stemmer overens med en indholdstype af typen "kontrakt", som den er oplært til at søge efter. Hvis der findes et match, klassificeres filen som en "kontrakt", og dokumentets indholdstype opdateres.

2. Modellen henter også specifikke data fra hver kontraktfil, som interessenter er interesseret i at se, f.eks . kunden, underleverandøren og gebyrbeløbet.

   Følgende side er et eksempel på en kontrakt, som modellen er oplært til at identificere.

   

3. I Microsoft Teams er alle interessenter medlemmer af en sikker Teams-kanal, hvor alle kontrakter i dokumentbiblioteket er synlige til godkendelse eller afvisning. Når du bruger Teams-funktionalitet, får alle interessenter besked, når nye kontrakter skal gennemses.

4. Når du bruger Power Automate, flyttes kontrakter gennem godkendelsesprocessen i Teams-kanalen. Når et medlem godkender en kontrakt, ændres kontraktstatussen til godkendt, alle medlemmer får besked via en Teams-meddelelse, og der oprettes et linjeelement for at vise, at kontrakten er klar til betaling. Denne proces kan udvides til at skrive direkte til en tredjeparts finansielle ansøgning om betaling.

5. Når et medlem afviser en kontrakt, ændres status til afvist, og alle medlemmer får besked via et Teams-indlæg.

6. Slutresultatet af denne løsning er en automatiseret forretningsproces for din organisation. Medarbejdere kan nemt bruge visningen af brugerdefinerede felter i Teams til at starte og overvåge godkendelsesarbejdsprocessen for dine dokumenter.

   

Licenskrav

Denne løsning er afhængig af følgende funktionalitet, der alle er tilgængelig som en del af en Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) eller Business (Basic, Standard eller Premium) licens:

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Få mere at vide om, hvordan du bruger Microsoft Syntex

Er du ny Microsoft Syntex? Få mere at vide om, hvordan du bruger Microsoft Syntex til at administrere indhold ved hjælp af kunstig intelligens.

I læringsforløbet Introduktion til Microsoft Syntex lærer du, hvordan du kan bruge ustrukturerede, kombinationstegninger og ustrukturerede modeller til dokumentbehandling til at klassificere dokumenter, udtrække tekst og forsyne dine dokumenter med mærkater, så du hurtigt og nemt kan administrere din viden.

Opret løsningen

De næste afsnit går i detaljer om, hvordan du konfigurerer din løsning til administration af kontrakter. Den er opdelt i tre trin:

• Trin 1. Brug Microsoft Syntex til at identificere kontraktfiler og udtrække data
• Trin 2. Brug Microsoft Teams til at oprette din kontraktadministrationskanal
• Trin 3. Brug Power Automate til at oprette flowet til at behandle dine kontrakter