Administration af handelsrabat

Administration af handelsrabat hjælper virksomheder med at håndtere kampagneprogrammer, der tilbyder monetære belønninger i form af "præstationsløn" til de kunder, som når mængde- og funktionsmæssige mål. Funktionens egenskaber er udviklet til virksomheder, der fokuserer på omfattende processer til fremme af fortjeneste, fra budgettering og fordeling af kampagnemidler til opsætning af rabatkontrakt, kravoprettelse og -behandling, betalingsprocesser og endelig til analyse af kampagneeffektivitet.

Denne artikel giver en bred oversigt over funktionen til administration af handelsrabat, så du kan få et indblik i de opgaver, der typisk skal udføres ved administration af et kampagneprogram. Forskellige typer brugere, der har ansvaret for drift og beslutningstagning, forventes at bruge denne funktion til at opnå deres respektive mål:

• Tildele skønsmæssige midler til valgte konti og konfigurere handelsrabataftaler for kampagner, baseret på tilbagefaktureringer og betalinger af engangsbeløb (for en aftalt tjeneste)
• Køre de aftalte kampagnekontrakter via igangværende salg og generering af tilbagefaktureringskrav
• Beregning, godkendelse og behandling af de genererede krav og overførsel af dem til Debitor som fradrag for udligning af betaling
• Afstemning af kundens delbetalinger med det fradrag, der er forfaldent
• Registrere brugen af markedsføringsmidlerne og rentabilitet og effektivitet af evalueringsprogram

Målgruppe og formål

Oplysningerne i dette dokument er beregnet til forretningsbeslutningstagere i større virksomheder, f.eks. i stillinger som indkøbschef, regnskabsdirektør (CFO) og regnskabschef, der har følgende ansvarsområder:

• Budgetter på højt niveau og fordelingen af midler
• Planlægge og analysere salgskampagner
• Administration af personale, der behandler tilbagefaktureringskrav, kører betalinger på baggrund af merchandizinghændelser og udligner delbetalinger og fradrag

Personer i disse roller har brug for måder til at nå disse mål:

• Forbedret anvendelse af markedsføringsmidler.
• Fleksibel tilpasning af forskellige typer kampagneprogrammer og rabatter.
• Reducer den administrative byrde og de fejl, der er knyttet til overvågningen af ydeevnen for kampagner og behandlingen af krav.
• Forbedre likviditetsbudgetteringen ved at periodisere fremtidige passiver.
• Få et kvantificeret grundlag for løbende og fremtidige forhandlinger med kunder om kampagner.

Markedsføringsmidler og handelsrabataftale

En handelsrabat er et incitamentsprogram, hvor der tilbydes monetære belønninger i form af præstationsløn til kunder, der når målene for bestemte mængder og/eller funktionsmæssige mål. Markedsføringsmidler er budgetterede udgifter. På denne måde kan salgsfremmende kampagner hentes.

Markedsføringsmidler

Midler, der er fordelt på handelsrabataftaler, registreres på siden Midler. Du kan åbne siden Midler ved at vælge Salgs og marketing>Handelsrabatter>Midler>Midler.

På siden Midler kan du få vist detaljer om markedsføringsmidler.

Oversigtspanelet Generelt viser den periode, midlet gælder i, og det budgetterede beløb. Når midlerne skal fordeles til markedsføringsaftalen, skal feltet Status have værdien Godkendt.

Oversigtspanelet kunder viser kundehierarkiet. Du kan vælge de kunder, som er mål for midlerne, ved at trække dem, så de er under Fondskunder. Dette oversigtspanel viser også, hvordan det samlede beløb i midlerne er fordelt.

Oversigtspanelet Varer viser de varer, der er inkluderet i markedsføringen.

Aftale om handelsrabat

Når definitionen af midler er på plads, er næste trin i planlægning af markedsføringen at registrere markedsføringskontrakter (som kaldes handelsrabataftale), tildele midler og definere præstationsmål for hver merchandizinghændelse.

Rabathandelsaftaler registreres på siden Aftaler om handelsrabat. Du kan åbne siden Aftaler om handelsrabat ved at vælge Salg og marketing>Handelsrabatter>Aftaler om handelsrabat.

Overskrift

Vælg Hoved for at skifte til Overskriftsvisning.

Felterne Ordre til og Ordre fra i oversigtspanelet Generelt definerer den periode, hvor aftalen er gyldig. Godkendelsesstatus Godkendt internt for aftalen angiver, at aftalen endnu ikke er gyldig og ikke kan anvendes under behandling af salgsordrer.

Sektionen Analyse i oversigtspanelet Generelt indeholder vigtige felter, der definerer de mængder og omkostninger, der bruges til evaluering af markedsføringen:

• Feltet Basisenheder angiver antallet af produkter, der skal sælges til de valgte kunder, før kampagnen anvendes.
• Værdien Beregnet afsendelsesantal beregnes ud fra værdien Løft i procent, der er en stigning i planlagte mål for kampagnen.
• Feltet Handelsrabatomkostninger beregnes baseret på antallet af de forskellige hændelser i handelsrabataftalen.

I oversigtspanelet Kunder kan du på listen til venstre vælge og få vist kundegrupper, der er konfigureret som foruddefinerede hierarkier. Du kan derefter vælge hele hierarkiet eller bestemte konti som mål for rabataftalen.

I oversigtspanelet Varer, f.eks. oversigtspanelet Varer på siden Midler, føjes produkter til aftalen for at tilknytte dens salg med den rabat, der blev aftalt.

Du kan se de markedsføringsmidler, der er tilknyttet denne kontrakt, i oversigtspanelet Midler. Du kan også få vist kontraktens hændelsesomkostningsfordeling. En hændelsesomkostningsfordeling på 100 % betyder, at denne kampagne vil blive finansieret udelukkende fra én finansieringskilde. En kampagne kan også udnytte flere midler og kan bruge identisk eller differentieret procentvis fordeling.

Linjer

Vælg derefter Linjer for at skifte til visningen Linjer.

Fanen Merchandizinghændelser viser de typer af hændelser, der er omfattet af en aftale. Der er tre typer: tilbagefakturering, engangsbeløb og uden for faktura.

Når du vælger merchandizinghændelsen og derefter vælge fanen Beløb, findes oplysninger om hændelsen.

I sektionen Handelsrabatlinjer skal du angive antal- eller beløbsområder, som kunden skal opnå, for at definitioner kan opnå belønninger.

Hvis merchandizinghændelsen er af typen Tilbagefakturer, definerer den øverste sektion under fanen Beløb de regler, som tilbagefaktureringen skal anvendes, genereres og betales under. Reglerne kan for eksempel angive følgende betingelser for tilbagefaktureringskravet:

• Det er baseret på oprettelsesdatoen for salgsordren (værdien i Beregningsdatotype er Oprettet).
• Det beregnes ud fra salgsordrelinjens beløb før rabatter, ikke nettobeløbet, som omfatter rabatter (værdien Taget fra er Brutto).
• Det er baseret på mængden af de solgte varer, ikke beløbet (værdien Linjeskifttype for rabat er Antal).
• Det beregnes for hver periode i en måned (værdien Opsaml salg efter er Måned).
• Det udlignes som et fradrag, ikke ved hjælp af Kreditor (værdien Betalingstype er Debitorfradrag).

Hvad angår merchandizinghændelsen af typen Engangsbeløb viser fanen Beløb det antal, der skal udbetales til kunden i form af et fradrag, når kunden opnår specifikke mål. Godkendelsesstatus Åben angiver, at engangsbeløbet endnu ikke er betalt.

Hvis du vil anvende aftalen på salgsordrer, der opfylder betingelserne i aftalen, skal aftalens status være Bekræftet.

Foretage salg efter den planlagte merchandisinghændelse og generere tilbagefaktureringskrav

Når du opretter en salgsordre, der indeholder linjer, der opfylder kravene i aftalen, kan du få vist relaterede oplysninger på siden Salgsordre ved at vælge Salgsordrelinje>Visning>Prisdetaljer.

På siden Prisdetaljer i oversigtspanelet Rabatter kan salgsassistenten se en tilbagefakturering fra den gyldige handelsrabataftale (rabatprogram-id'et er vist) og det samlede beløb, der anvendes på linjen. Beløbet vises også i feltet Rabatbeløb i sektionen Forkalkulation af avance på siden Prisdetaljer.

Når salgsfakturaen bogføres, oprettes der et tilsvarende tilbagefaktureringskrav for hver fakturalinje.

Bemærk!

Hvis du vil se siden Prisdetaljer, skal du på siden Debitorparametre under fanen Priser markere afkrydsningsfeltet Aktiver prisdetaljer. I

Behandle krav og sende dem som fradrag til debitor

De næste trin i processen til håndtering af tilbagefaktureringer er at gennemse, beregne, godkende krav og derefter konvertere dem til fradrag.

Tilbagefaktureringspanelet er der, hvor ejeren af kampagneaftalen med jævne mellemrum gennemgår og behandler de krav, der genereres. Det er også der, hvor debitoradministratoren konverterer de godkendte krav til fradrag eller egentlige betalinger, afhængigt af betalingsmetoden for kravet.

På siden Tilbagefaktureringspanel kan du gennemse kravlinjerne. Hvis kravene har status Skal genberegnes, skal de genberegnes for eventuelle kumulative virkninger.

Genberegne krav

Hvis du vil genberegne krav, skal du i handlingsruden vælge Opsaml. Derefter skal du i dialogboksen Opsaml rabatter vælge debitoren.

Som følge af genberegningen genererer programmet nye krav i forbindelse med beløbene for at regulere de oprindelige krav til de kvalificerende beløb pr. enhed. Der genereres et reguleringskrav for hver enkelt kombination af en kunde, en vare, en valuta, en måleenhed, lagerdimensioner, økonomiske dimensioner og en momsgruppe. Disse reguleringskrav har samme reference til salgsordren og fakturanummeret som de krav, der skal reguleres (dvs. de krav, der oprindeligt blev oprettet fra salgsdokumentet). I modsætning til de oprindelige krav har reguleringskravet ikke værdier i de felter, der beskriver den oprindelige salgsordrelinjes beløb og antal.

Når genberegningen er fuldført, ændres status for kravene til Beregnet. Hvis du vil godkende kravene, skal du i handlingsruden vælge Godkend.

Behandle krav og sende dem til Debitor

Kravene er nu klar til Debitor-behandling. For at behandle dem skal du i handlingsruden vælge Behandl.

Under behandlingen af kravene ændres status til Marker, hvilket angiver, at en kladdepost (den kladde, der bogføres, er rabatperiodiseringskladden, som angivet i Debitor-parametrene) har forårsaget, at følgende hændelser er opstået:

• Kravene er blevet overført til den midlertidige debitorsaldo som fradrag.
• Rabatperiodiseringskontoen er blevet krediteret som en repræsentation af det fremtidige passiv for kunden.
• Rabatudgiftskontoen er blevet debiteret, så du kan genkende de omkostninger, der er påløbet i forbindelse med salg.

For at fuldføre processen skal medarbejder nu håndtere de periodiserede fradrag i Debitor ved at overføre dem til kundesaldoen som en kreditnota (passiv).

Start opgaven ved at vælge Indsaml>Udlign posteringer på siden Kunde i handlingsruden. Vælg derefter Funktioner>Tilbagefaktureringsprogram på siden Udlign transaktioner. Denne rabatside viser alle tilbagefaktureringskrav, der tidligere er blevet behandlet.

Hvis du vil oprette en kreditnota, skal du markere afkrydsningsfeltet Marker for alle linjer og derefter vælge Funktioner>Opret kreditnota.

Ved oprettelse af kreditnota bogføres en kladde. (Den kladde, der bogføres, er debitorforbrugskladden, som angivet i Debitor-parametre). Derfor er det reelle passivbeløb (kredit) blevet flyttet til debitorsaldoen. Fra et økonomisk perspektiv indebærer denne situation, at følgende hændelser er opstået:

• Kundens debitorkonto er blevet krediteret.
• Rabatperiodiseringskontoen er blevet debiteret.

For at godkende merchandisinghændelsen af typen Engangsbeløb skal du vælge hændelsen på siden Aftaler om handelsrabat, og derefter under fanen Beløb skal du vælge Godkend.

Udligne det fradrag, der skal betales, og kundedelbetalingen ved hjælp af fradragspanelet

Ofte vælge kunderne delbetalinger af valgte fakturaer i forventning om tilbagefaktureringer. For at forhindre problemer med afstemningen af betalinger i fremtiden registrerer medarbejderen i Debitor disse delbetalinger som fradrag, når medarbejderen registrerer de faktiske debitorbetalinger. Derefter kan disse debitorfradrag nemt udlignes i fradragspanelet mod de kravbeløb, som er forfaldne fra firmaet.

Hvis du vil registrere en kundes delbetaling i betalingskladden, skal du vælge Debitor>Betalinger>Betalingskladde og oprette en ny betalingskladde. Derefter skal du i handlingsruden vælge Fradrag. På siden Fradrag kan du oprette og spore det beløb, der blev betalt som delbetaling.

Den ansvarlige for indsamlingen bliver nu også ansvarlig for udligning af den åbne kreditnotapostering og delbetalingsposteringen mod hinanden i fradragspanelet.

For at administrere fradrag skal du vælge Salg og marketing>Handelsrabatter>Fradrag>Fradragspanel. Den øverste del af siden indeholder linjer, der repræsenterer delbetalingerne fra kunden. Den nederste del af siden indeholder kundens åbne kreditposteringer.

Markér fradragslinjen, hvis du vil udligne fradrag i forhold til den åbne postering, og markér derefter linjen under fanen Åbne posteringer. Klik på Vedligehold > Afstem i handlingsruden.

Status for de oprindelige krav er nu indstillet til Fuldført.

Analysere effektiviteten af kampagnen og forbruget af midler

For at få et overblik over programmets vigtigste statistikker og brug af midler kan du bruge flere rapporter og analytiske visninger, der er tilgængelige i Administration af handelsrabat.

På siden Handelsrabataktivitet viser fanen Oversigt de vigtigste oplysninger om handelsrabataftalen. De andre faner viser mere specifikke oplysninger om de tilknyttede dokumenter, betalinger og andre hændelser, der er knyttet til programmet.

Fanen Oversigt viser det samlede antal produkter, der er solgt under kampagnen, det salgsbeløb, der er faktureret, og de tilbagefaktureringer og beløb, der er betalt.

Fanen Kreditter for tilbagefakturering indeholder oplysninger om individuelle tilbagefaktureringer, der er blevet krediteret til kunden.

For at få en mere analytisk oversigt over de forskellige performancemålinger for kampagnen kan du bruge analysevisningen. Du kan gå til analysevisningen ved at klikke på Salg og marketing>Handelsrabatter>Aftaler om handelsrabat. Klik på fanen Analyse i handlingsruden.

For at få en mere analytisk oversigt over de forskellige performancemålinger for kampagnen kan du bruge analysevisningen. Du kan gå til analysevisningen ved at klikke på Salg og marketing>Handelsrabatter>Aftaler om handelsrabat. Klik på fanen Analyse i handlingsruden.