Angive og sammenligne bud på tilbudsanmodninger og tildeler kontrakter

Denne artikel viser, hvordan du indtaster svar på en tilbudsanmodning (RFQ), angiver score og sammenligner bud og derefter tildeler kontrakten en af leverandørerne. Du kan bruge denne procedure i USMF-demodatafirmaet.

Før du starter proceduren, skal du have en tilbudsanmodning, der har to linjer og er blevet sendt til mindst to leverandører. Hvis du vil oprette denne tilbudsanmodning, skal du Oprette en tilbudsanmodningsprocedure. Der skal også være oprettet scorekriterier, før du kan fuldføre denne procedure.

Du kan sende buddet som enten leverandør eller indkøber. Du kan finde flere oplysninger under Konfigurere og vedligeholde kreditorsamarbejde.

Angive et svar som leverandør

1. Gå til Leverandørsamarbejde > Arbejdsområder > Leverandørtilbud.
2. Find en tilbudsanmodning, der lige er blevet sendt, på listen Invitationer til nyt bud. Vælg tilbudsanmodningen for at gennemse, hvad der blev anmodet om.
3. Vælg Tilbudsanmodning i vedhæftede filer for at gennemse evt. vedhæftede filer, der er tilføjet.
4. Vælg Bud for at gøre felterne redigerbare. Bemærk, at Status for bud feltet er indstillet til Leverandør opdaterer.
5. Angiv værdierne fra budsvaret i hovedet og på linjerne.
6. Hvis der skal føjes vedhæftede filer til buddet, skal du vælge Bud i vedhæftede filer.
7. Vælg oversigtspanelet Budvejledningselementer for at få vist, om dokumenter er påkrævet.
8. Vælg oversigtspanelet Ændringer for at få vist, om tilbudsanmodningen er blevet ændret.
9. Vælg oversigtspanelet Spørgeskema. Eventuelle spørgeskemaer, der vises her, skal besvares.
10. Vælg oversigtspanelet Linjedetaljer for at få vist udvidede oplysninger om linjen.
11. Vælg kun Nulstil fra tilbudsanmodning, hvis du skal nulstille de værdier, der er angivet i de oprindelige tilbudsanmodningsværdier.
12. Du kan gemme tilbuddet når som helst og foretage yderligere behandling på et senere tidspunkt, hvis udløbsdatoen og -tidspunktet ikke er overskredet. I dette tilfælde kan du finde listen Igangværende bud i arbejdsområdet Kreditorbud.
13. Vælg Send, når buddet er klar til at blive afsendt. Vælg Afvis, hvis du ikke vil byde. Afsendte bud er tilgængelige på listen Sendte bud i arbejdsområdet Kreditorbud.
14. Når tilbuddet er sendt, kan du altid tilbagekalde det før udløbsdatoen og -tidspunktet. Bemærk, at når et tilbud tilbagekaldes, behandles det ikke som sendt. Når buddet accepteres eller afvises af indkøbsafdelingen, vises det enten på listen Tildelte tilbud eller Tabte bud i arbejdsområdet Kreditorbud.

Angive et svar fra en leverandør som indkøber

1. Kontroller, at rettigheden til at redigere tilbud fra leverandører er konfigureret. Gå til Indkøb og forsyning > Opsætning > Indkøbs- og forsyningsparametre. Under fanen Tilbudsanmodninger kan du vælge Ja i indstillingen Indkøber kan redigere kreditors bud.
2. Gå til Indkøb og forsyning > Tilbudsanmodninger > Alle tilbudsanmodninger.
3. Vælg en tilbudsanmodning, der har statussen Afsendt, og vælg derefter linket i feltet Tilbudsanmodningssag.
4. Vælg Administrer svar. Den side, der åbnes, viser en tilbudsanmodning for hver leverandør, der er inviteret til at give et bud.
5. Vælg en tilbudsanmodning, der ikke er besvaret. (Feltet Status for svar skal være indstillet til Ikke startet).
6. Vælg Rediger > Rediger svar på tilbudsanmodning. Følgende Svar på tilbudsanmodning-side vises. Som indkøber kan du nu angive svaret på vegne af leverandøren. Bemærk, at Status for bud feltet er indstillet til Indkøber opdaterer.
7. Angiv buddataene. Vælg Send, når du er færdig.

Give score til buddene

1. På siden Alle tilbudsanmodninger skal du vælge den tilbudsanmodningssag, som du vil angive scorer for svar på.
2. Vælg Administrer svar.
3. Vælg det svar, du vil tildele score.
4. Vælg Hoved, så du kan få vist scoren for buddet.
5. I oversigtspanelet Budscore skal du skrive et tal i feltet Resultat for et af scorekriterierne. Hvis du placerer markøren over et scorekriterie, viser et værktøjstip det interval, som scoren skal være inden for. Du kan angive et tal mellem 1 og 5 for et af scorekriterierne i denne demo.
6. Gentag trin 5 for et andet scorekriterium.
7. Hvis tilbudsanmodningssagen har et spørgeskema, der blev sendt til kreditorerne, kan du angive kreditorsvar i oversigtspanelet Spørgeskemaer.
8. Luk siden.
9. Gentag trin 1 til 8 for alle andre bud.

Sammenligne svarene

1. I handlingsruden skal du under fanen Generelt vælge Sammenlign svar.
2. Angiv et tal i feltet Rang.
   • Denne side viser buddene sammen med hoved- og linjeoplysninger og også den samlede score på hovedniveau. Du kan sammenligne linjerne ved at sortere i gitteret, så sammenlignelige linjer er placeret ved siden af hinanden. Der er også medtaget følgende oplysninger:
   • Antal – Det antal, som leverandøren har angivet. Dette antal er muligvis ikke det samme som det antal, der er angivet i tilbudsanmodningen.
   • Nettobeløb – Den pris, som leverandøren har angivet for varerne på linjen, minus eventuelle rabatter.
   • Afvigelse – Det antal dage, hvor tilgangsdatoen på tilbudshovedet eller -linjen afviger fra den ønskede modtagelsesdato på tilbudsanmodningens hoved eller linje. Du kan angive en rangering for hvert bud.
3. Vælg overskriftslinjen for det andet bud, du vil rangere.
4. Angiv et tal i feltet Rang.
5. Vælg Gem.

Afvise et bud

1. Vælg overskriftslinjen for det bud, du vil afvise. Du kan kun acceptere, afvise eller returnere ét bud eller linjerne i ét bud ad gangen.
2. Marker afkrydsningsfeltet Marker.
   • Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Marker i hovedet på et bud, markeres alle linjer også. Hvis du kun vil afvise eller acceptere nogle af linjerne i buddet, kan du markere netop disse linjer. Du kan desuden acceptere én kreditors tilbud på nogle linjer i en tilbudsanmodning, og derefter tildele andre linjer i en tilbudsanmodning til en anden kreditor. Du skal dog fuldføre ét tilbud ad gangen.
   • Hvis der findes alternative linjer, kan du acceptere den oprindelige budlinje eller dens alternativ, men ikke begge.
3. Vælg Afvis.
4. Vælg Parametre, og angiv eller vælg derefter i feltet Årsag til afvisning din grund til at afvise buddet. Årsagen gemmes i svaret.
5. Vælg OK.
6. Vælg OK.

Acceptere et bud

1. Vælg det bud, du vil acceptere, og vælg derefter linket i feltet Tilbudsanmodning. Hvis du arbejder på siden Sammenlign tilbudsanmodningssvar, er det fremhævede bud, der er i fokus, være det bud, som systemet tager i betragtning under accepten. Du kan kun acceptere linjer fra ét tilbud ad gangen.
2. Vælg Svar i handlingsruden.
3. Vælg Accepter. Hvis du kun har markeret bestemte linjer, omfatter accepthandlingen kun disse linjer. Hvis du vil acceptere alle linjerne i et bud, behøver du ikke at markere linjerne.
4. Vælg Parametre, og angiv eller vælg derefter i feltet Årsag til godkendelse din grund til at acceptere buddet. Årsagen gemmes i buddet.
5. Vælg OK.
6. Vælg OK. Når du vælger OK, genereres en indkøbsordre ud fra de linjer, der er inkluderet i accepten af tilbudsanmodningen. Hvis der er andre bud, der ikke er blevet behandlet (accepteret, afvist eller returneret), bliver du bedt om at afvise dem.

Få vist den indkøbsordre, der blev genereret

I handlingsruden skal du under fanen Generelt vælge Indkøbsordre. På den side, der åbnes, vises den indkøbsordre, der blev genereret, da du accepterede buddet.