Svar på leverandørspørgsmål i forbindelse med tilbudsanmodninger
Når dit kontor har sendt en tilbudsanmodning, har leverandørerne nogle gange spørgsmål, der vedrører anmodningen. Leverandører, der har spørgsmål til en RFP, kan sende deres spørgsmål og læse svarene på siden til Kreditorsamarbejde, når du gør siden tilgængelig for dem. Når leverandørspørgsmål er accepteret, er Spørgsmål og svar tilgængelige på siden Bud på tilbudsanmodning i Kreditorsamarbejde og for dit kontor via siden Tilbudsanmodning i Spørgsmål og svar.
Brugerne kan udgive svar på leverandørspørgsmål mere end én gang. Kreditorer kan ikke længere postere spørgsmål, når en leverandør er valgt, og tilbudsanmodningen er tildelt, eller når skæringsdatoen for spørgsmål er nået.
Aktivere eller deaktivere denne funktion
Før du kan bruge denne funktion, skal den være aktiveret i dit system. Fra og med Supply Chain Management version 10.0.21 er den som standard aktiveret. Fra og med Supply Chain Management version 10.0.32 er denne funktion obligatorisk og kan ikke deaktiveres. Hvis du kører en version, der er ældre end 10.0.32, kan administratorer slå denne funktion til eller fra ved at søge efter funktionen Spørgsmål og svar om tilbudsanmodning i Funktionsstyring-arbejdsområdet.
Tillad, at spørgsmål og svar bruges i tilbudsanmodninger
- Gå til Indkøb og forsyning > Opsætning > Indkøbs- og forsyningsparametre.
- Åbn fanen Tilbudsanmodning.
- Angiv følgende indstillinger efter behov:
- Tillad kreditorspørgsmål: Aktiverer eller deaktiverer kreditorspørgsmål for tilbudsanmodningssager. Du skal indstille denne til Ja, hvis du vil bruge de funktioner, der er beskrevet i denne artikel.
- Direkte standard svar: Når du svarer på et spørgsmål, kan du vælge at svare alle leverandører, der har modtaget tilbudsanmodningen, eller kun svare den bestemte leverandør, der har sendt spørgsmålet. Du kan vælge denne indstilling, hver gang du svarer, men denne indstilling styrer standardindstillingen. Hvis du normalt besvarer alle leverandører, skal du vælge Nej. Hvis du normalt besvarer leverandører hver for sig, skal du vælge Ja.
Opsætning af leverandørspørgsmål
Når du opretter en tilbudsanmodning, bestemmer du, om leverandører kan stille spørgsmål til tilbudsanmodningen.
- Gå til Indkøb og forsyning > Tilbudsanmodninger, og klik på Ny > Tilbudsanmodning.
- På siden Ny tilbudsanmodning skal Hoved angives til Indstillinger for leverandørspørgsmål for at tillade spørgsmål før en bestemt dato.
- Angiv indstillingen Tillad leverandørspørgsmål til Ja, så leverandørerne kan skrive spørgsmål. Brugerne kan angive og besvare spørgsmål og udpege ofte stillede spørgsmål til udgivelse for leverandører, når tilbudsanmodningen er sendt til leverandørerne.
- Valgfrit: Definer feltet Skæringsdato, hvor spørgsmål senest skal indsendes. Hvis der ikke angives en skæringsdato, accepteres spørgsmålene, så længe tilbudsanmodningen er åben og accepterer bud.
- Klik på Gem for at gemme tilbudsanmodningen.
- Klik på Send for at sende tilbudsanmodningen til leverandører.
Angive og besvare leverandørspørgsmål
Leverandører skriver spørgsmål i Kreditorsamarbejde > Bud på tilbudsanmodning, oversigtspanelet Leverandørspørgsmål. Spørgsmålet er kun synligt for leverandøren og brugerne.
Angive et leverandørspørgsmål
I Kreditorsamarbejde skal du på siden Bud på tilbudsanmodning klikke på Spørgsmål og svar og derefter klikke på + Stil et spørgsmål.
Bemærk!
Alternativt kan en bruger skrive spørgsmål til en leverandør på siden Tilbudsanmodning ved at klikke Administrer svar, Rediger svar på tilbudsanmodning og derefter klikke på Spørgsmål og svar.
Skriv teksten til spørgsmålet i feltet Spørgsmål.
Klik på Send. Gentag trin 1-3 for at tilføje et spørgsmål.
Når du er færdig, skal du klikke på Gem for at gemme dine spørgsmål.
Besvare en enkelt leverandør
Spørgsmål og svar er kun synlige for leverandøren og brugerne.
- På siden Tilbudsanmodning skal du klikke på Spørgsmål og svar for at åbne siden Spørgsmål og svar.
- Klik på Rediger.
- Indtast tekst i Svar-feltet for at svare på leverandørspørgsmålet.
- Markér feltet Direkte svar.
- Klik på Gem for at gemme svarene.
- Klik på Send svar for at sende svarene til leverandøren.
Besvare alle leverandører
Hvis du modtager samme spørgsmål fra flere leverandører, kan du gruppere spørgsmålene og reagere med det samme svar. Alle leverandører modtager en besked, når de ofte stillede spørgsmål og svar udgives. Leverandørerne og alle, der har adgang til tilbudsanmodningen, kan få vist oversigten over spørgsmål og svar.
- På siden Tilbudsanmodning skal du klikke på Spørgsmål og svar for at åbne siden Spørgsmål og svar.
- Klik på Rediger.
- Vælg en kode for det almindelige spørgsmål, f.eks. bogstavet 'a'.
- For hver linje, der stiller et lignende spørgsmål, skal du angive koden i feltet Gruppekode. For hver linje, der spørger til varens farve, skal du f.eks. angive 'a'.
- Vælg en af linjerne med kodeværdien, og angiv det spørgsmål og svar, som de skal læse i oversigten, og som skal være tilgængeligt, når spørgsmålene og svarene publiceres (Gruppespørgsmål, Gruppesvar som felter).
- Valgfrit: Du kan markere afkrydsningsfeltet Direkte svar for kun at sende svarene til de valgte leverandører.
- Klik på Gem for at gemme svarene.
- Valgfrit: Du kan ændre spørgsmålene og svarene til de tidligere udgivne værdier, hvis du vil fortryde dine ændringer.
- Klik på Send svar for at sende svarene til leverandørerne.
Ændre tilbudsanmodning for at tillade eller forbyde spørgsmål
Du kan foretage ændringer for at tillade eller ikke tillade spørgsmål til tilbudsanmodninger, indtil tilbudsanmodningen er belønnet. Du kan også udvide eller forkorte den tidsramme, som leverandørerne kan indsende spørgsmål i. I forbindelse med publicerede tilbudsanmodninger skal du redigere en tilbudsanmodning for at tillade eller ikke tillade leverandørspørgsmål eller justere tidsrammen for spørgsmål.
Vigtig
Hvis du ændrer en eksisterende tilbudsanmodning med det formål at tillade leverandørspørgsmål, rydder systemet alle eksisterende svar, når du sender tilbudsanmodningen igen.