Om distribution af post i tildelingsregler
I Dynamics 365 Sales-tildelingsregler distribueres eller tildeles nye og opdaterede kundeemner, salgsmuligheder og indsigt til dit salgsteam automatisk. Den automatiserede proces sparer dig tid og kræfter og optimerer arbejdsbelastningen på tværs af salgsteamet.
Tildelingsregler kan distribuere disse poster på en af to måder: round robin eller justering af belastning.
- I round robin-distribution er det primære hensyn, når sælgere sidst blev tildelt en post.
- I distribution af justering af belastning er den primære overvejelse deres kapacitet, eller hvor mange aktive poster de arbejder på.
Afhængigt af definitionen kan en regel, der prioriterer justering af belastning, stadig bruge round robin-kriterier til at tildele poster til sælgere.
Det er vigtigt at forstå både forskellene mellem dem, og hvordan andre kriterier – f.eks. sælgers arbejdsbelastning og planer – påvirker, hvordan poster tildeles.
Segmenter og tildelingsregler er del af funktionen Arbejdstildeling. Arbejdstildelingen er tilgængelig i Salgsaccelerator version 9.1.23074.10021 og udrulles i faser til forskellige områder. Få mere at vide om arbejdstildeling.
Round robin-distribution
Round robin-tildeling distribuerer en ny eller opdateret post ligeligt mellem de sælgere, der opfylder reglens kriterier. Posten tildeles den sælger, der har ventet på et nyt kundeemne, en ny salgsmulighed eller indsigt, herunder poster, der blev tildelt manuelt eller via et tilføjelsesprogram.
Bemærk
Rækkefølgen af sælgeres tildeling ved hjælp af round robin-algoritme gemmes på organisationsniveau og ikke på regelniveau.
Lad os tage et kig på scenarier for at forstå distribution til round robin.
Scenarie1
Et kundeemne kommer ind i systemet kl. 13:33. På baggrund af de udvælgelseskriterier, der er defineret i tildelingsreglen, kan tre sælgere potentielt arbejde på kundeemnet:
| Sælger | Senest tildelt kundeemne |
|---|---|
| Miriam | 10:02 |
| Sanjay | 10:31 |
| Susana | 11:17 |
Miriams sidste opgave er ældre end Sanjays og Andermands. Hun har ventet længst, så kundeemnet er tildelt til hende, og hendes sidste tildelingstid opdateres.
Et andet kundeemne kommer ind i systemet kl. 13:50. Denne gang er det kun Miriam og Sanjay, der har de nødvendige attributter til at arbejde med det:
| Sælger | Senest tildelt kundeemne |
|---|---|
| Miriam | 13:33 |
| Sanjay | 10:31 |
Men denne gang har Sanjay ventet længere end Miriam. Sanjay får kundeemnet.
Scenarie 2
Antag, at du har tre sælgere – Miriam, Sanjay og Susana Der oprettes et sæt regler for tildeling af poster til dem. Den første ordre er Miriam, Sanjay og Susana.
- Regel 1 tildeler et indgående kundeemne 1 til Miriam Den første ordre er Sanjay, Susana og Miriam.
- Regel 2 tildeler det næste indgående kundeemne 2 til Sanjay. Den første ordre er Susana, Miriam og Sanjay.
- Regel 3 tildeler kundeemne 3 til Susana. Den sidste ordre er Miriam, Sanjay og Susana.
- Nu kommer der et nyt kundeemne ind i programmet – Regel 1 tildeler kundeemnet 4 til Miriam.
Du har dog måske bemærket, at det kun er regel 1, der tildeler posten til Miriam to gange efter hinanden. Det skyldes, at rækkefølgen af tildeling af poster gemmes på organisationsniveau og ikke på regelniveau.
Scenarie 3
Antag, at du har to sælgere – Miriam og Sanjay. En regel oprettes ved tildeling af poster til dem. Den første ordre er Miriam og Sanjay.
Hvis Kundeemne 1 genereres af Miriam, bliver hun automatisk ejer af kundeemnet. Så når reglen køres, tildeles kundeemnet til Sanjay, da Miriam allerede er ejer og en del af distributionslisten. Den nye tildelingsordre ændres til Miriram og Sanjay.
Det skyldes, at når en sælger opretter en ny post, medtages de automatisk på distributionslisten. Dette påvirker tildelingsrækkefølgen for fremtidige poster.
Distribution med Justering af belastning
Justering af belastning finder de sælgere, der opfylder reglens kriterier, og giver posten til den, der kan udføre mere arbejde. Denne metode sikrer, at alle sælgere har en rimelig del af arbejdet og reducerer arbejdsbelastninger, der ikke er lige fordelt.
Lad os se på et eksempel for at forstå distribution af justering af belastning.
Et kundeemne kommer ind i systemet. På baggrund af de udvælgelseskriterier, der er defineret i tildelingsreglen, kan tre sælgere potentielt arbejde på kundeemnet:
| Sælger | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana kan håndtere mere arbejde i øjeblikket end Miriam eller Sanjay. Susana får kundeemnet, og hendes ledige kapacitet er nu 14.
Hvis vi fortsætter med dette eksempel, skal vi antage, at Miriam, Sanjay og Susana alle potentielt kan arbejde på de næste par indgående kundeemner.
To nye kundeemner kommer ind i systemet. Susana har stadig den mest tilgængelige kapacitet, så kundeemnerne tildeles til hende. Derefter ser deres tilgængelige kapacitet således ud:
| Sælger | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Der kommer endnu et kundeemne ind i systemet. Sanjay og Susana er lige tilgængelige. Susana fik et kundeemne for nylig, så det nye kundeemne tildeles Sanjay baseret på kriterier for round robin. Nu ser deres tilgængelige kapacitet således ud:
| Sælger | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam lukker tre kundeemner og øger hendes tilgængelige kapacitet til 13. Et nyt kundeemne kommer ind i systemet. Miriam har nu den største kapacitet, så det er tildelt til hende.
Andre distributionskriterier
Tildelingsregler prioriterer forskellige metoder, afhængigt af om du vælger round robin-distribution eller distribution med justering af belastning. Men fairness er ikke den eneste overvejelse, når der skal tildeles poster. De kan også overveje, om sælgere kan tage mere arbejde – dvs. sælgers arbejdsbelastning og arbejdsplan.
Overvej sælgers arbejdsbelastning
I definitionerne af tildelingsreglen kan du vælge Tildel posttype baseret på sælgers kapacitet. Denne indstilling distribuerer kun poster til sælgere, der har kapacitet til at arbejde på dem. Hvis der ikke er nogen, er tildeles posterne ikke.
Lad os se på salgsgruppen igen lidt senere på samme dag.
Et nyt kundeemne kommer ind i systemet. På baggrund af de udvælgelseskriterier, der er defineret i tildelingsreglen, kan fire sælgere potentielt arbejde på det:
| Sælger | Sidste tildeling | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|---|
| Sanjay | 14:37 | 0 |
| Susana | 14:57 | 4 |
| David | 15:02 | 1 |
| Miriam | 14:35 | –2 |
Alene med round robin-distribution ville Miriam få kundeemnet, fordi hun har ventet længere på en tildeling end de andre. Imidlertid fortalte du, at reglen for tildeling af kundeemner er baseret på sælgerkapacitet, og Miriams ledige kapacitet er i øjeblikket –2. Sanjay har ventet længst, men hans ledige kapacitet er 0. Kundeemnet går til Susana.
Hvis ingen af de sælgere, der opfyldte kriterierne, havde ledig kapacitet på mere end nul, ville kundeemnet ikke blive tildelt.
Overvej sælgers arbejdsplan
I definitionerne af tildelingsreglen kan du vælge Tildel, hvis en sælger er tilgængelig inden for N timer, hvor N er et heltal fra 1 til 120. Med denne indstilling distribueres kun poster til sælgere, hvis arbejdsplan viser, at de er tilgængelige inden for den tid, du vælger. Hvis der ikke er nogen, er tildeles posterne ikke. Få mere at vide om, hvordan du angiver sælgers tilgængelighed.
Reglen anser matchede sælgere først efter tildelingsprioritet (justering af belastning eller round robin) og derefter efter, hvem der er tilgængelig, fra nu af og til den maksimalt tilladte tid.
Som vist i følgende diagram er matchede sælgere opdelt i seks buckets á 24 timer hver baseret på deres arbejdsplaner. Hvis ingen sælgere falder inden for den første bucket, erstatter round robin-distribution justering af belastning, også selvom distribution af justering af belastning prioriteres. Reglen fortsætter med at evaluere bucket fortsat fra top til bund. Når den finder en ikke-tom bucket, tildeler reglen kundeemnet til sælgerne på basis af round-robin-kriterier.
Lad os se på et eksempel for at forstå, hvordan sælgers arbejdsplaner påvirker tildelingen af poster.
I dine tildelingsregler skal du prioritere round robin-distribution og angive en tidsbegrænsning på 48 timer.
Der kommer et nyt kundeemne ind i systemet en fredag aften fra en forespørgselsformular på dit websted. Flere sælgere overholder kriterierne i en tildelingsregel, men ingen af dem arbejder nu. Derefter overvejer reglen tilsvarende sælgere, der er tilgængelige inden for de næste 24 timer. Denne dag er lørdag. Normalt arbejder Sanjay, men i kalenderen står der, at han er på ferie. Ingen andre sælgere er tilgængelige, så reglen ser på de næste 24 timer. Ingen arbejder om søndagen. Reglen har nået grænsen på 48 timer, så kundeemnet ikke er tildelt. Hvis tidsbegrænsningen havde været 60 timer, ville kundeemnet være tildelt den første sælger, der var ledig mandag morgen.
Eksempler
Lad os se på et par flere eksempler i detaljer for at forstå, hvordan sælgers tilgængelighed og arbejdsbelastning påvirker round robin-distribution og distributionen af justering af belastning. Vi bruger følgende notation om sælgers tilgængelighed på distributionstidspunktet:
- 0D - Er tilgængelig i øjeblikket
- 1D - Tidligst tilgængelig inden for 24 timer
- 2D - Tidligst tilgængelig inden for 24 - 48 timer
- 3D - Tidligst tilgængelig inden for 48 - 72 timer
- 4D - Tidligst tilgængelig inden for 72 - 96 timer
- 5D - Tidligst tilgængelig inden for 96 - 120 timer
Eksempel 1: Round robin, overvej kun sælgers tilgængelighed
Reglen matchede følgende sælgere:
| Sælger | Tilgængelighed | Senest tildelt kundeemne |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14:37 |
| Maya | 1D | 14:15 |
| Vivek | 0D | 15:02 |
| Maria | 2D | 15:10 |
| Sal | 0D | 14:29 |
To sælgere, Vivek og Sal, er først tilgængelige. Vivek har fået et kundeemne i forhold til Sal for nylig, så reglen distribuerer kundeemnet til Sal.
De næste kundeemner, der kommer ind, tildeles Vivek, derefter Sal osv., indtil tilgængeligheden af de matchede sælgere ændres. Sælgerens kapacitet er ikke en overvejelse.
Eksempel 2: Justering af belastning, overvej kun sælgers tilgængelighed
Reglen matchede igen følgende sælgere:
| Sælger | Tilgængelighed | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Igen er Vivek og Sal først tilgængelige. Denne gang har Vivek den højeste kapacitet, så reglen distribuerer kundeemnet til ham.
De næste kundeemner, der kommer ind, tildeles Vivek, indtil hans kapacitet kommer under Sals. Følgende kundeemner går til Sal, indtil hans kapacitet kommer under Vivek osv., indtil tilgængeligheden af de matchede sælgere ændres. I dette scenarie er sælgerens kapacitet er ikke en overvejelse. Viveks og Sals kapacitet kan komme under nul, hvis de er ledige før de andre.
Eksempel 3: Justering af belastning, overvej sælgers tilgængelighed og kapacitet
Reglen matchede igen følgende sælgere:
| Sælger | Tilgængelighed | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Da Tildel kundeemner baseret på sælgerkapacitet er valgt i definitionen af tildelingsreglen, ignorerer reglen Vivek og Sal, selvom de er tilgængelige først. Det efterlader Burt, Maya og Maria:
| Sælger | Tilgængelighed | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt og Maya er tilgængelige før Maria, så Maria overvejes ikke:
| Sælger | Tilgængelighed | Tilgængelig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
Reglen er konfigureret til at prioritere justering af belastning. Distribution af justering af belastning fungerer dog kun sammen med sælgere, der er tilgængelige på distributionstidspunktet. Da Burt og Maya ikke er tilgængelige nu, anvendes der i stedet round robin-kriterier i reglen.
Da kapaciteten ikke længere er en overvejelse, overvejer reglen, hvem der har ventet på et kundeemne længst:
| Sælger | Senest tildelt kundeemne |
|---|---|
| Burt | 14:37 |
| Maya | 14:15 |
Reglen tildeler kundeemnet til Maya. De næste kundeemner, der kommer ind, tildeles Burt, derefter Maya osv., indtil tilgængeligheden af de matchede sælgere ændres.