Mobilappen for udgifter (ældre)

Gælder for: Project Operations for scenarier baseret på ressource/ikke-lager, lille udrulning - aftale til håndtering af proformafakturering

Denne artikel indeholder oplysninger om arbejdsområdet Udgiftsstyring på mobilenheder. I dette arbejdsområde kan brugerne oprette og overføre en kvittering, så de kan knytte den til en udgiftsrapport senere. Brugerne kan også hurtigt oprette en udgiftslinje ved hjælp af en tilknyttet kvittering og oprette og administrere deres udgiftsrapporter. Derudover kan godkendere bruge det mobile arbejdsområde for Udgiftsstyring til at få vist udgiftsrapporter, der er tildelt til dem, og enten godkende eller afvise disse udgiftsrapporter.

Dette mobile arbejdsområde er beregnet til at blive brugt sammen med Dynamics 365 Unified Ops-mobilappen.

Mange organisationer kræver, at der er knyttet en kopi af en kvittering til en rejserelateret eller forretningsrelateret udgiftsrapport, som medarbejderen indsender med henblik på refusion. Det mobile arbejdsområde for Udgiftsstyring gør det muligt for brugere hurtigt at oprette nye udgiftslinjer på den ønskede mobilenhed ved hjælp af et vedhæftet billede af en kvittering. Brugerne kan også tage et billede af en kvittering og derefter knytte det til en udgiftsrapport senere hen. Medarbejderne kan også oprette og administrere deres udgiftsrapporter og derefter indsende dem til godkendelse og refusion ved hjælp af deres mobilenhed.

Det mobile arbejdsområde for Udgiftsstyring gør det navnligt muligt for brugere at udføre disse opgaver:

• Tage et billede af en kvittering. Overføre billedet af kvitteringen og tilknytte det til en udgiftsrapport senere hen.
• Overføre en fil som en modtaget kvittering. Du kan derefter vedhæfte filen til en udgiftsrapport senere hen.
• Oprette en ny udgiftslinje ved hjælp af en tilknyttet kvittering. Du kan derefter tilføje linjeelementet til en udgiftsrapport senere hen og indsende det til godkendelse og refusion.

Du kan også bruge disse funktioner:

• Oprette en ny udgiftsrapport.
• Vedhæfte kreditkorttransaktioner og andre tidligere oprettede udgifter til en udgiftsrapport.
• Oprette nye udgifter til en udgiftsrapport.
• Vedhæfte en kvittering for en udgift for en udgiftsrapport ved enten at tage et billede af kvitteringen eller ved at overføre en fil som en modtaget kvittering.
• Afhængigt af virksomhedens udgiftspolitik skal du tilføje listen over gæster til en udgift.
• Specificere udgifter afhængigt af virksomhedens udgiftspolitik.
• Indsende en udgiftsrapport til godkendelse og refusion.
• Godkende eller afvise udgiftsrapporter, som du er den tildelte godkender af.

Forudsætninger, hvis du bruger Dynamics 365 Finance

Hvis Finance er blevet udrullet i din organisation, skal systemadministrator publicere det mobile arbejdsområde for Udgiftsstyring.

Hent og installer mobil-appen Dynamics 365 Unified Ops

Hent og installer mobil-appen Dynamics 365 Unified Ops:

• Til Android-telefoner
• Til iPhones

Log på mobilappen

1. Start mobilappen på din mobilenhed.
2. Angiv din URL-adresse til Dynamics 365.
3. Første gang, du logger på, bliver du bedt om at angive dit brugernavn og din adgangskode. Angiv dine legitimationsoplysninger.
4. Når du har logget på, vises de tilgængelige arbejdsområder for virksomheden. Hvis din systemadministrator udgiver et nyt arbejdsområde på et senere tidspunkt, skal du opdatere listen over mobile arbejdsområder.

Registrer en kvittering ved hjælp af det mobile arbejdsområde for Udgiftsstyring

1. Åbn arbejdsområdet for Udgiftsstyring på din mobilenhed.

2. Vælg Registrer kvittering.

3. Vælg Tag et billede eller Vælg et billede.

4. Følg et af disse trin:

   • Hvis du valgte Tag et billede, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

     1. Du føres til kameraet på din mobilenhed, så du kan tage et billede af kvitteringen.
     2. Når du er færdig med at tage et billede, skal du vælge OK for at acceptere billedet.
     3. Valgfrit: Angiv et navn til billedet, og angiv eventuelle noter.

   • Hvis du valgte Vælg et billede, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

     1. Vælg et billede på listen.
     2. Valgfrit: Angiv et navn til billedet, og angiv eventuelle noter.

5. Vælg Udført.

Angiv hurtigt udgifter ved hjælp af det mobile arbejdsområde for Udgiftsstyring

1. Åbn arbejdsområdet for Udgiftsstyring på din mobilenhed.

2. Vælg Hurtig udgiftsregistrering.

3. Vælg udgiftskategorien. Du får vist en liste over de udgiftskategorier, der er indlæst i din app til offlinebrug. Som standard indlæses 50 elementer, men en udvikler kan ændre dette nummer. Du kan som udvikler finde flere oplysninger i Mobilplatform. Hvis din kategori ikke findes på listen, skal du vælge Søg for at foretage en online søgning. Søg efter udgiftskategori, eller skift til at søge efter udgiftstype.

4. Angiv transaktionsdatoen for udgiften.

5. Valgfrit: Angiv forhandleren for udgiften.

6. Angiv udgiftsbeløbet.

7. Vælg udgiftsvalutaen. Du får vist en liste over de valutakoder, der er indlæst i din app til offlinebrug. Som standard indlæses 400 valutaer, men en udvikler kan ændre dette nummer. Du kan som udvikler finde flere oplysninger i Mobilplatform. Hvis din valuta ikke findes på listen, skal du vælge Søg for at foretage en online søgning. Søg efter valuta, eller skift til at søge efter navn.

8. Vælg Tag et billede eller Vælg et billede.

9. Følg et af disse trin:

   • Hvis du valgte Tag et billede føres du til kameraet på din mobilenhed, så du kan tage et billede af kvitteringen. Når du er færdig med at tage et billede, skal du vælge OK for at acceptere billedet.
   • Hvis du har valgt Vælg et billede, skal du vælge et billede på listen.

10. Vælg Udført.

Godkend en udgiftsrapport ved hjælp af arbejdsområdet Udgiftsstyring på mobilenheder

1. Åbn arbejdsområdet for Udgiftsstyring på din mobilenhed.

2. Godkendelse af udgifter viser antallet af udgiftsrapporter, som du har fået tildelt til godkendelse. Tallet opdateres ca. hvert 30. minut. Vælg Udgiftsgodkendelser.

   Du får vist listen med udgiftsrapporter, som du har fået tildelt til godkendelse.

3. Vælg en udgiftsrapport for at få vist dens udgiftsdetaljer.

4. Vælg en udgift for at få vist dens detaljer. De oplysninger, der vises for udgiften, omfatter oplysninger om kvittering, gæst og specifikation.

5. Tilbage på siden Udgiftsrapport skal du vælge den for at godkende eller afvise udgiftsrapporten.

6. Skriv eventuelle kommentarer til godkendelseshandlingen.

7. Vælg Udført.

Oprette en ny en udgiftsrapport og sende den til godkendelse ved hjælp af arbejdsområdet Udgiftsstyring på mobilenheder

1. Åbn arbejdsområdet for Udgiftsstyring på din mobilenhed.

2. Vælg Udgiftsregistrering.

3. Vælg Ny rapport, eller vælg en eksisterende udgiftsrapport på listen.

4. I forbindelse med nye udgiftsrapporter skal du angive formålet og eventuelle yderligere oplysninger, der er tilgængelige. Oplysningerne kan variere, afhængigt af hvordan udgiftsstyring er konfigureret for din virksomhed.

5. Vælg Udført.

6. Hvis du vil tilføje eksisterende udgifter, f.eks. kreditkorttransaktioner, skal du vælge Vedhæft til udgiftsrapporten.

7. Vælg en eller flere udgifter på listen.

8. Vælg Udført.

9. Hvis du vil tilføje en ny udgift til udgiftsrapporten, skal du vælge Ny udgift.

10. Vælg udgiftskategorien. Du får vist en liste over de udgiftskategorier, der er indlæst i din app til offlinebrug. Som standard indlæses 50 elementer, men en udvikler kan ændre dette nummer. Du kan som udvikler finde flere oplysninger i Mobilplatform. Hvis din kategori ikke findes på listen, skal du vælge Søg for at foretage en online søgning. Søg efter udgiftskategori, eller skift til at søge efter udgiftstype.

11. Valgfrit: Angiv forhandleren for udgiften.

12. Angiv transaktionsdatoen for udgiften.

13. Angiv udgiftsbeløbet.

14. Vælg udgiftsvalutaen. Du får vist en liste over de valutakoder, der er indlæst i din app til offlinebrug. Som standard indlæses 400 valutaer, men en udvikler kan ændre dette nummer. Du kan som udvikler finde flere oplysninger i Mobilplatform. Hvis din valuta ikke findes på listen, skal du vælge Søg for at foretage en online søgning. Søg efter valuta, eller skift til at søge efter navn.

15. Vælg Udført.

16. Hvis du vil tilføje flere detaljer til udgiften, skal du vælge Tilføj flere detaljer. Hvilke felter der er tilgængelige, afhænger af konfigurationen af udgiftsstyring for din virksomhed.

17. Hvis virksomhedens politik er at kræve en kvittering for udgiften, skal du vælge Kvitteringer og derefter følge disse trin:

    1. Vælg Registrer kvittering eller Vedhæft kvittering.

    2. Følg et af disse trin:

       • Hvis du valgte Registrer kvittering, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

         1. Vælg Tag et billede eller Vælg et billede.

         2. Følg et af disse trin:

            • Hvis du valgte Tag et billede, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

              1. Du føres til kameraet på din mobilenhed, så du kan tage et billede af kvitteringen. Når du er færdig med at tage et billede, skal du vælge OK for at acceptere billedet.
              2. Valgfrit: Angiv et navn til billedet, og angiv eventuelle noter.

            • Hvis du valgte Vælg et billede, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

              1. Vælg et billede på listen.
              2. Valgfrit: Angiv et navn til billedet, og angiv eventuelle noter.

         3. Vælg Udført.

       • Hvis du valgte Vedhæft kvittering, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

         1. Vælg et eller flere billeder på listen.
         2. Vælg Udført.

    3. Vælg knappen Tilbage for at vende tilbage til udgiftsdetaljerne.

18. Hvis virksomhedens politik er at kræve gæster for udgiften, skal du vælge Gæster og derefter følge disse trin:

    1. Vælg Gæst, Tidligere gæster eller Kollegaer.

    2. Følg et af disse trin:

       • Hvis du valgte Gæst, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

         1. Angiv navnet på gæsten.
         2. Valgfrit: Angiv gæstens organisation og/eller land/område.
         3. Valgfrit: Angiv gæstens titel.
         4. Vælg Udført.

       • Hvis du valgte Tidligere gæster, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

         1. Vælg en eller flere tidligere gæster på listen. Du får vist en liste over tidligere gæster, som du har tilføjet til de forrige udgiftsrapporter, der er indlæst i din app til offlinebrug. Som standard indlæses 50 elementer, men en udvikler kan ændre dette nummer. Du kan som udvikler finde flere oplysninger i Mobilplatform. Hvis din tidligere gæst findes på listen, skal du vælge Søg for at foretage en online søgning. Søg efter navn, eller skift for at søge efter organisation, land eller titel.
         2. Vælg Udført.

       • Hvis du valgte Kollegaer, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

         1. Vælg en eller flere kollegaer på listen. Du får vist en liste over de kollegaer, der er indlæst i din app til offlinebrug. Som standard indlæses 50 elementer, men en udvikler kan ændre dette nummer. Du kan som udvikler finde flere oplysninger i Mobilplatform. Hvis din kollega ikke findes på listen, skal du vælge Søg for at foretage en online søgning. Søg efter navn, eller skift for at søge efter virksomhed eller titel.
         2. Vælg Udført.

    3. Vælg knappen Tilbage for at vende tilbage til udgiftsdetaljerne.

19. Hvis virksomhedens politik kræver, at udgiften specificeres, skal du vælge Specificer og derefter følge disse trin:

    1. Vælg den første dato, der skal specificeres.
    2. Vælg Tilføj specifikation.
    3. Vælg underkategorien for udgiftsspecifikationen. Du får vist en liste over de underkategorier for udgiften, der er indlæst i din app til offlinebrug. Som standard indlæses 50 elementer, men en udvikler kan ændre dette nummer. Du kan som udvikler finde flere oplysninger i Mobilplatform. Hvis din underkategori ikke findes på listen, skal du vælge Søg for at foretage en online søgning. Søg efter underkategorien for udgiftens navn.
    4. Angiv transaktionsbeløbet for specifikationen.
    5. Rediger posteringsdatoen, hvis det er nødvendigt.
    6. Vælg Udført.
    7. Gentag de foregående trin, indtil du er færdig med at tilføje alle specifikationer for den valgte dato.
    8. Hvis du vil tilføje flere dage, kan du vælge Kopier til næste dag for at kopiere specifikationerne til den næste dag. Du kan også vælge datoen, der skal specificeres, og derefter tilføje specifikationerne, som du gjorde for den første dato.
    9. Når du er færdig med at specificere udgiften, skal du vælge knappen Tilbage for at vende tilbage til udgiftsdetaljerne.

20. Vælg knappen Tilbage for at vende tilbage til siden Udgiftsrapport.

21. Gentag de foregående trin, indtil du er færdig med at tilføje alle udgifter.

22. Vælg Send.

23. Skriv eventuelle kommentarer til godkenderen.

24. Vælg Udført.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor angiver Expense Mobile-appen ikke betalingsmetoden som standard?

Organisationer kan tilpasse indstillingen for Standardbetalingsmetode for hver udgiftskategori, når den oprettes. Når du konfigurerer betalingsmetoder, kan du desuden angive feltet Standardbetalingsmetode til Kun import.

Når kun import er aktiveret for en betalingsmetode, angives betalingsmetoden ikke som standard. Den er tom i udgiftskategorier, hvor denne betalingsmetode er konfigureret. Denne funktionsmåde er konsekvent i både weboplevelsen og mobiloplevelsen.

Når Kun import ikke er aktiveret for en betalingsmetode, angives den fastsatte værdi som standard for udgiftskategorier, hvor denne betalingsmetode er konfigureret. Der er dog et kendt problem, hvor standardværdien ikke er angivet i Expense Mobile-appen. Du kan løse dette problem ved manuelt at vælge en betalingsmetode, før du gemmer udgiftsrapporten.

Hvorfor kan jeg ikke tilføje eller redigere økonomiske dimensioner i Expense Mobile-appen?

Indtastning af dimensioner og distributioner understøttes ikke. For at løse problemet med denne begrænsning kan disse felter angives som standard i mobilappen ved at konfigurere de økonomiske dimensioner for hvert projekt eller hver medarbejder.

Hvorfor kan jeg nogle gange se en synkroniseringsfejl i Expense Mobile-appen?

Hvis udgiftslinjerne ikke overholder de gældende politikkrav, og brugeren indsender udgiftsrapporten uden at imødegå advarslen om politikken, synkroniseres mobildataene med serveren, og der opstår en synkroniseringsfejl. Alle udgiftsrapporter, der indsendes, efter at der er opstået en synkroniseringsfejl, vil fortsat have en tilstand som mislykket og medføre flere synkroniseringsfejl. Den eneste måde, du kan løse denne situation på, er at slette synkroniseringsmeddelelserne manuelt. Dette problem er blevet løst ved at stoppe indsendelsen af udgiftsrapporter, når politikadvarslerne ikke er blevet imødegået, således at synkroniseringsfejlene undgås.

Hvorfor afspejles projekt- og kategorivalidering ikke korrekt i Expense Mobile-appen?

Denne validering understøttes ikke i øjeblikket. Understøttelse kan dog blive tilføjet på et senere tidspunkt.

Hvilke dokumenttyper understøttes i Expense Mobile-appen?

Mobilappen Udgift understøtter kun billeder. Den understøtter i øjeblikket ikke PDF-filer eller andre dokumenter.