Brugervejledning til Dynamics 365 for Outlook

Vigtigt

Med virkning fra 1. oktober 2020 er det ældre Dynamics 365 for Outlook (også kaldet Outlook COM-tilføjelsesprogrammet) udgået. Microsoft vil ikke yde support eller yderligere opdateringer (herunder sikkerhedsopdateringer og vigtige opdateringer) til Outlook COM-tilføjelsesprogrammet til apps til Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing og Field Service).

• Fra 4. december 2020 er den ældre Dynamics 365 for Outlook ikke tilgængelig for apps til Customer Engagement-apps (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing og Field Service). Brug i stedet det moderne Dynamics 365 App for Outlook.
• Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-brugere kan fortsætte med at bruge den ældre Dynamics 365 for Outlook og vil fortsat modtage vigtige sikkerhedsopdateringer. Det anbefales dog, at du snarest overgår til det moderne Dynamics 365 App for Outlook.

Du kan finde flere oplysninger og trin til at foretage en gnidningsløs overgang ved at downloade Strategiplan for Dynamics 365 for Outlook (COM-tilføjelsesprogram).

• I forbindelse med december 2016-opdateringen til Dynamics 365 (online og det lokale miljø) og nyere versioner er den foretrukne måde at bruge Microsoft Dynamics 365 sammen med Outlook på at bruge Dynamics 365 App for Outlook, et Microsoft Office-tilføjelsesprogrammet. Flere oplysninger: Dynamics 365 App for Outlook Brugervejledning.
• Konfiguration af Dynamics 365 App for Outlook og Dynamics 365 for Outlook for den samme Dynamics 365-bruger understøttes ikke.
• Når du bruger Dynamics 365 online til Outlook version 9.0 i offlinetilstand, er vedhæftede filer til synkroniserede poster ikke være tilgængelige i offlinetilstand. Hvis der findes en vedhæftet fil i en post, er den vedhæftede fil kun tilgængelig, når du er online igen. Hvis du har føjet en vedhæftet fil til en post i offlinetilstand, synkroniseres den vedhæftede fil med serveren, når du igen er online. Hvis du vil bruge vedhæftede filer i offlinetilstand, skal du overveje at gemme den vedhæftede fil i enheden.
• Offlinefunktionen i Dynamics 365 for Outlook version 9.0 er ikke tilgængelig i Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

Dynamics 365 for Outlook er udgået og fjernet

Fra den 4. december 2020 fjernes den ældre Dynamics 365 for Outlook (også kaldet Outlook COM-tilføjelsesprogram), og brugerne kan ikke længere bruge Outlook COM-tilføjelsesprogrammet. Denne fjernelse sker efter geografisk placering og følger den ugentlige udgivelsesplan.

Når tjenesten er fjernet, skal brugerne fjerne tilføjelsesprogrammet manuelt. Brugerne kan starte Outlook COM-tilføjelsesprogrammet, men ingen af funktionerne fungerer.

Eksisterende brugere af Outlook COM-tilføjelsesprogrammet oplever følgende funktionsmåde:

• Dynamics 365-båndet er deaktiveret.

  

• I Dynamics 365-organisationsmapperne vises tomme sider.

  

• Du kan ikke konfigurere nye postkasser i Outlook COM-tilføjelsesprogrammet. Hvis du tilføjer en Dynamics 365-organisation, vises nedenstående meddelelse:

  

Meddelelser om beskyttelse af personlige oplysninger

Før du kan bruge Microsoft Dynamics 365 for Outlook, skal du logge på med dine legitimationsoplysninger (en mailadresse og en adgangskode). Du kan vælge at gemme disse oplysninger lokalt, så du ikke bliver bedt om at angive dem, hver gang du åbner Outlook. Hvis du vælger at gemme oplysningerne lokalt, opretter Dynamics 365 for Outlook automatisk forbindelse til Microsoft Dynamics 365 (online), hver gang du åbner Outlook.

Når du første gang har logget på Dynamics 365 for Outlook og brugt applikationen, er der altid forbindelse mellem computeren og Dynamics 365 (online), når der er adgang til internettet. Du kan vælge at afbryde forbindelsen mellem computeren og Dynamics 365 udelukkende ved hjælp af en konfigurationsindstilling, men hvis du afbryder forbindelsen, kan Dynamics 365 for Outlook fungere med forringet ydeevne.

Hvis du bruger Dynamics 365 for Outlook til at spore mail, bliver mailtråden synlig for de brugere i organisationen, der har tilladelse til at se den.

For alle mails, som du modtager, sendes afsenderens og modtagerens mailadresser samt meddelelsens emnelinje til Dynamics 365 (online) fra Dynamics 365 for Outlook. Dermed kan Dynamics 365 (online) kontrollere, om en bestemt mail skal gemmes i tjenesten Dynamics 365 (online). Når du sporer et element, gemmes der en kopi af elementet i tjenesten Dynamics 365. Kopien er synlig for alle andre brugere i organisationen, der har de relevante tilladelser. Kopien slettes automatisk fra Dynamics 365 (online), når du stopper sporingen af et element, men kun hvis du ejer det pågældende element.

Hvis du bruger Microsoft Dynamics 365 for Outlook, når du skifter til offline, oprettes der en kopi af de data, du arbejder med, hvorefter de gemmes på din lokale computer. Dataene overføres fra Dynamics 365 (online) til din computer ved hjælp af en sikker forbindelse, og der opretholdes et link mellem den lokale kopi og Dynamics 365 Online. Næste gang du logger på Dynamics 365 (online), synkroniseres de lokale data med Dynamics 365 (online).

En administrator bestemmer, om organisationens brugere skal have tilladelse til at skifte til offlinetilstand med Microsoft Dynamics 365 for Outlook ved hjælp af sikkerhedsroller.

Brugere og administratorer kan konfigurere, hvilke objekter der er hentet via offlinesynkronisering ved hjælp af indstillingen Synkroniser filtre i dialogboksen Indstillinger. Brugere og administratorer kan konfigurere, hvilke felter der hentes (og overføres) ved hjælp af Avancerede indstillinger i dialogboksen Synkroniser filtre.

Hvis du bruger Dynamics 365 (online), og du bruger funktionen Synkroniser med Outlook, eksporteres de Dynamics 365-data, du synkroniserer, til Outlook. Der opretholdes et link mellem oplysningerne i Outlook og oplysningerne i Dynamics 365 (online) for at sikre, at oplysningerne forbliver aktuelle mellem de to. Outlook Sync henter kun de relevante Dynamics 365-post-id'er, der skal bruges, når en bruger forsøger at spore og angive et Outlook-element. Virksomhedens data lagres ikke på enheden.

En administrator bestemmer, om organisationens brugere har tilladelse til at synkronisere Dynamics 365-data med Outlook ved hjælp af sikkerhedsroller.