Årsafslutning af indkøbsordrer
Denne artikel beskriver den påkrævede konfiguration og trinnene for at køre årsafslutningsprocessen for indkøbsordre.
Processen til årsafslutning for indkøbsordrer giver organisationer, der bruger modulet Budget, mulighed for at overføre åbne indkøbsordrer ved årsafslutningen. Under denne overførsel frigives (eller tilbageføres) budgettet for årsafslutningen i budgetregistre, og der oprettes nye linjer i den næste åbne periode. Regnskabsdatoerne og de økonomiske fordelingsdatoer på indkøbsordren opdateres.
Hvis du registrerer behæftelser for indkøbsordrer i finansmodulet, herunder indkøbsordrer for projekter, kan du generere ultimoposter til finansmodulet og ud fra budgetrevisioner ved regnskabsårets afslutning. Du kan oprette primoposter ved det nye regnskabsårs start for at registrere behæftelserne budgetrevisionerne korrekt. Disse poster sikrer, at reservationerne for behæftelser for indkøbsordrer i finansmodulet registreres korrekt i regnskabet ved årsafslutningen og i budgetstyring. Få mere at vide i Om behæftelser for indkøbsordrer.
I forbindelse med projekter er den konto, som fordelinger tildeles i det nye regnskabsår, den konto, der er defineret på siden Proces for indkøbsordrers årsafslutning i modulet Finans. Det er ikke den konto, der er defineret på siden Opsætning af finanskontering i modulet Projektstyring og regnskab.
For organisationer i den offentlige sektor, der bruger generelle budgetreservationer, skal du gå til Færdiggøre en generel budgetreservation (offentlig sektor) og Overføre oplysninger om generel budgetreservation til et nyt regnskabsår (offentlig sektor).
Bemærk
Generelle budgetreservationer er kun tilgængelige, hvis konfigurationsnøglen for Offentlig sektor er aktiveret.
I forbindelse med en delvist faktureret indkøbsordre, lukkes kun det beløb, der ikke er blevet faktureret, og det genåbnes derefter i næste regnskabsår.
Lukning af indkøbsordrebehæftelser og afslutning af et regnskabsår er separate processer. Behæftelser for indkøbsordrer lukkes normalt, før et regnskabsår lukkes. Få mere at vide om, hvordan du lukker et regnskabsår, i Årsafslutning.
Bemærk
(FRA) Fransk offentlig sektors enheder kan også oprette eller opdatere forpligtelser i det nye regnskabsår. Få mere at vide i (FRA) Om forpligtelser (offentlig sektor) og (FRA) Behandle indkøbsordrebehæftelser og forpligtelser ved årets udgang (offentlig sektor).
Forudsætninger
Før du starter årsafslutningen for indkøbsordren, skal følgende forudsætninger være konfigureret.
Aktivere budgetstyring
Budgetstyring er ofte aktiveret, når der oprettes behæftelser for indkøbsordrer. Du behøver ikke at aktivere budgetstyring for at bruge denne proces. Budgetregisterposter oprettes dog kun, hvis budgetstyring er aktiveret.
Indstillingen Udfør behandling af og overfør budget kan kun bruges, hvis budgetstyring er aktiveret. Få mere at vide i Oversigt over budgetstyring.
Aktivere behæftelsesprocessen
Behæftelsesprocessen skal aktiveres, før der kan registreres behæftelser for indkøbsordrer i finansmodulet, og før du kan køre årsafslutningsprocessen for indkøbsordren korrekt. Du kan finde flere oplysninger i Behæfte indkøbsordrer.
Oprette bogføringsdefinitioner
Angiv følgende bogføringsdefinitioner i modulet Køb på siden Bogføringsdefinitioner efter behov:
- Årsafslutning for indkøbsordrer – Denne bogføringsdefinition bruges til at tilbageføre behæftelser og udestående budgetrevisioner for indkøbsordrer i det regnskabsår, der afsluttes, og til at generere poster i finansmodulet ved årsafslutningen.
- Behæftelser for indkøbsordrer – Denne bogføringsdefinition definerer, hvordan behæftede beløb registreres i finansmodulet. Den bruges også i det nye regnskabsår til at tilbageføre ultimoposter ved årsafslutningen og genoprette behæftelser i finansmodulet.
Få mere at vide i Bogføringsdefinitioner.
Knytte bogføringsdefinitioner til transaktionsbogføringstyper
Brug siden Definitioner af posteringsbogføring til at knytte bogføringsdefinitioner til de posteringsbogføringsdefinitioner, der svarer til dem. Du kan også definere de kriterier, som de oprindelige posteringer skal opfylde, før en specifik bogføringsdefinition bruges.
Vælg følgende transaktionsbogføringstyper i modulet Indkøb, og følg derefter trinnene på siden Bogføringsdefinitioner:
- Årsafslutning af indkøbsordrer – Vælg den bogføringsdefinition, der blev oprettet for årsafslutning af indkøbsordre.
- Indkøbsordre – Vælg den bogføringsdefinition, der bruges til behæftelser for indkøbsordrer.
Indstillinger til behandling af årsafslutning
Vælg en af følgende indstillinger til behandling af årsafslutningen for at lukke behæftelser for indkøbsordrer i det regnskabsår, der afsluttes, og derefter behæfte dem igen i det nye regnskabsår.
Bemærk
Den indstilling for behandling af årsafslutningen, som du vælger, bruges til alle de indkøbsordrer, du vælger. Hvis konfigurationsnøglen Offentlig sektor er aktiveret, kan du tilsidesætte dit valg og erstatte med en anden indstilling for behandling af årsafslutningen med specifikke midler, som du vælger på siden Midler.
| Indstilling | Ultimo- og primotrin, der udføres for behæftelser for indkøbsordrer |
|---|---|
| Udfør behandling, men ikke overførsel af budget | Ultimotrin:
Primotrin:
|
| Udfør behandling af og overfør budget | Bemærk: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis budgetstyring er aktiveret. Ultimotrin:
Primotrin:
|
Forberede en indkøbsordrers årsafslutning
Bemærk
Før du kan køre årsafslutningen for indkøbsordren, skal parameteren Medtag overførselsbeløb være aktiveret under fanen Disponible budgetmidler i budgetstyringskonfigurationen.
Hvis du vil gøre det muligt at hente indkøbsordrer under indkøbsordrens årsafslutningsproces, skal følgende betingelser være opfyldt:
- Indkøbsordrer har tilstanden Bekræftet, eller de har reserverede budgetværdier (behæftelse).
- En indkøbsordre er åben eller delvist faktureret.
- Arbejdsprocessen for godkendelse af indkøbsordrer er fuldført.
- Der findes ingen kladdefaktura for indkøbsordren. Hvis der findes en fakturakladde, skal den slettes eller bogføres, før du starter årsafslutningsprocessen.
- Købsstatus er Restordre eller Modtaget.
- Den sidste regnskabshændelse for indkøbsordren er i det regnskabsår, der vælges ved årsafslutningen af indkøbsordren. Hvis 2023 f.eks. er valgt, skal regnskabsdatoen for den sidste regnskabshændelse være i 2023. Ellers er indkøbsordren udeladt.
- Både den aktuelle regnskabsårsperiode og den næste regnskabsårsperiode er åbne.
Vælge indkøbsordrer og køre årsafslutningsprocessen for indkøbsordrer
Gå til Finans>Periodisk>Årsafslutning>Proces for indkøbsordrers årsafslutning.
Vælg Hent indkøbsordrer i den nederste rude.
I den forespørgselsdialogboks, der vises, skal du definere kriterier for de indkøbsordrer, du vil medtage i årsafslutningsbehandlingen. Kriterierne omfatter dato, datointerval, kreditorkonto, indkøbsordretype, indkøbsordresaldo og økonomiske dimensioner. Vælg OK, når du er færdig.
På siden Proces for indkøbsordrers årsafslutning vises resultaterne af forespørgslen i den nederste rude. Hvis du kun vil medtage bestemte indkøbsordrer fra forespørgselsresultaterne i årsafslutningsbehandlingen, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag for hver enkelt. Hvis du vil medtage alle indkøbsordrer fra forespørgselsresultaterne, skal du vælge Medtag alle. Hvis du vil rydde markeringen af alle indkøbsordrer, skal du vælge Udelad alle. Behæftelser for de valgte indkøbsordrer tilbageføres i det regnskabsår, der afsluttes. De behæftede beløb vil derefter være tilgængelige i det nye regnskabsår.
Tip
Du kan få vist detaljerne for en indkøbsordre ved at vælge Vis indkøbsordre. Du kan også vælge Vis reskontrokladde for at få vist de ultimo- og primoposter, der vil blive genereret for de enkelte indkøbsordrer, ved årsafslutningen.
I feltet Indstilling for årsafslutning skal du vælge, hvordan behæftelser af indkøbsordrer skal behandles.
Hvis du har valgt indstillingen Udfør behandling af og overfør budget, skal du vælge en oprindelig budgetkode. Denne kode bruges til budgetreguleringer, der foretages ultimo regnskabsåret. Der må ikke vælges en arbejdsproces for den valgte kode. Ellers stopper årsafslutningen for arbejdsgangsgodkendelser.
Hvis du har valgt indstillingen Udfør behandling af og overfør budget, skal du vælge en overført budgetkode. Denne kode bruges til budgetreguleringer, der foretages i det nye regnskabsår. Der må ikke vælges en arbejdsproces for den valgte kode. Ellers stopper årsafslutningen for arbejdsgangsgodkendelser.
Gennemse standardværdierne i felterne Kalender og Regnskabsår. Du kan ændre det valgte regnskabsår direkte på denne side. Hvis du vil ændre den valgte regnskabskalender, skal du dog bruge siden Finans.
Du kan vælge kalendernavnet for at åbne siden Regnskabskalendere. Der kan du se en beskrivelse af regnskabskalenderen. Du kan også få vist de regnskabsår, der er medtaget i regnskabskalenderen.
Gennemse standardværdierne for felterne Ultimoparametre, og foretag de nødvendige ændringer.
- Feltet Regnskabsdato angiver den sidste dag i det valgte regnskabsår. Du kan ikke ændre værdien.
- Feltet Type indstilles typisk til Igangværende for en periode, der kan bruges til at registrere regnskabstransaktioner. Du kan vælge Lukker, hvis du bruger en ultimoperiode til at adskille ultimoposterne.
- Hvis du har valgt typen Lukker, skal du vælge den ultimoperiode, du vil bruge.
Gennemse værdierne i felterne Primoparametre. Disse værdier kan ikke ændres.
- Feltet Regnskabsdato angiver den første dag i primoregnskabsåret.
- Feltet Periode angiver den første periode, der bruger typen Igangværende i primoregnskabsåret. Denne periodetype bruges til at registrere regnskabstransaktioner.
Vælg Behandling, når du er klar til at køre årsafslutningsprocessen for indkøbsordrer.
Hvis du modtager meddelelser, skal du foretage de nødvendige rettelser. Kør derefter processen igen for de berørte indkøbsordrer.
Vigtigt
Kontrollér de budgetregisterposter, der blev oprettet i det forrige og aktuelle regnskabsår, for at sikre nøjagtigheden af processen til lukning af behæftelser ved årsafslutningen. Du kan se budgetregisterposterne på siden Budgetregisterposter.